Come fare un preventivo, la guida: tutte le informazioni da inserire e facsimile

• Il preventivo è un documento con cui si stimano i costi per l’acquisto di un bene o di un servizio ed è vincolante entro la data di scadenza.
• Tra gli elementi fondamentali che devono essere inseriti all’interno del preventivo ci sono i costi, i servizi inclusi, la data del preventivo e quella di scadenza.
• Il preventivo è un’offerta commerciale che un professionista o un’azienda fa ad un potenziale cliente in cui si mostrano i costi e i tempi necessari per completare un progetto o consegnare un prodotto.

Per un professionista o un’azienda, uno degli elementi fondamentali per proporsi ai potenziali clienti è il preventivo, ma a cosa serve e, soprattutto, come fare un preventivo?

Il preventivo non è altro che un documento in cui si stimano i costi del servizio o del prodotto richiesto dal potenziale cliente. Con questo documento si fa, quindi, un’offerta commerciale al cliente, che è vincolante fino alla scadenza riportata sul preventivo. Ciò significa che i prezzi e le condizioni stabilite sul documento saranno valide fino alla scadenza dello stesso.

In questa guida vedremo quali sono gli elementi indispensabili da inserire e alla fine troverai anche un fac simile del documento da compilare.

Cos’è un preventivo e a cosa serve

Il preventivo è documento redatto in forma scritta che contiene le caratteristiche principali che regolano il rapporto con il cliente. Si tratta, quindi, di un certificato in cui il professionista o l’azienda raccoglie le voci essenziali in modo da stabilire:

• il valore della prestazione richiesta dal cliente;
• le modalità di pagamento;
• la descrizione delle attività da svolgere;
• la durata del rapporto contrattuale;
• le clausole per interrompere in modo anticipato il rapporto contrattuale;
• l’indicazione di eventuali iscrizioni ad albi o elenchi professionali o l’assicurazione professionale.

La redazione di un preventivo determina, quindi, l’accettazione e l’inizio di un rapporto lavorativo con il cliente, se deciderà se accettare la proposta. Questo documento scritto funge, inoltre, da tutela, in modo tale che le due parti non possano modificare le condizioni pattuite una volta redatto il contratto.

Ma è un documento obbligatorio? In alcuni casi sì. Infatti, l’articolo 9, co. 4, del D.L. n. 1/12 stabilisce che il protagonista è tenuto a rendere noto, in forma scritta o digitale, al cliente il grado di complessità dell’incarico, fornendo tutte le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del conferimento fino alla conclusione dell’incarico.

All’interno del prospetto devono essere inseriti anche i dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell’esercizio dell’attività professionale. Tuttavia, la normativa non stabilisce delle specifiche sanzioni in caso di mancato preventivo scritto.

Come fare un preventivo: gli elementi da inserire

Per essere corretto e completo, il preventivo deve contenere alcuni elementi essenziali. Stiamo parlando di:

• intestazione e oggetto del preventivo;
• data del preventivo;
• data di scadenza del preventivo;
• prezzi e modalità di pagamento;
• tempi di consegna e firma.

È, poi, importante porre la giusta attenzione alla formattazione del preventivo, inserendo anche grassetti ed elenchi puntati e numerati per facilitare la comprensione del preventivo e renderlo più chiaro possibile.

Infatti, il preventivo deve essere chiaro, serio, intuitivo e professionale. Ma vediamo nel dettaglio cosa deve contenere un preventivo e quali sono gli elementi indispensabili che non possono mancare.

1. Intestazione e oggetto del preventivo

L’intestazione è la prima parte del preventivo. Questa è la parte in cui il professionista o l’azienda deve indicare i dati anagrafici ed identificativi, inserendo anche il numero di Partita IVA e l’eventuale iscrizione al Registro Imprese.

È anche importante indicare l’indirizzo PEC, utile per eventuali comunicazioni importanti (es. la comunicazione di un eventuale recesso anticipato).

Non possono mancare anche le stesse informazioni che riguardano il cliente e, se si tratta di un’azienda, è importante inserire anche il suo indirizzo PEC, per il medesimo motivo per cui viene inserito quello del professionista.

Quindi, i dati da inserire sono:

• nome e cognome o ragione sociale;
• qualifiche;
• Partita IVA;
• indirizzo;
• PEC;
• recapiti telefonici.

Dopo l’intestazione è anche fondamentale scrivere nella maniera più dettagliata possibile l’oggetto del preventivo, indicando:

• il luogo di esecuzione dei lavori o della consegna, se diversa dalla sede legale;
• i costi di installazione e posa, o vanno inseriti gli estremi della fattura in cui sono indicati tali costi.

2. Data del preventivo

Anche se sembra scontata, la data del preventivo rappresenta un elemento molto importante del documento. Infatti, la data rappresenta il momento di presentazione della proposta al cliente.

In questo modo non solo si dimostra al cliente la tempestività con cui è stato fornito il preventivo dopo la richiesta, ma rappresenta anche un importante riferimento temporale per ricevere una risposta dal cliente. Passiamo poi ad un altro tipo di data che non può mancare nel preventivo.

3. Data di scadenza

Un preventivo non può avere una durata illimitata. Infatti, i prezzi e le condizioni di un determinato momento potrebbero variare nel corso dei mesi. Per tale motivo è importante includere all’interno del documento la data di scadenza, ovvero la data entro il quale è valida l’offerta commerciale presentata.

Stabilire una data di scadenza è importante anche per dare il senso di urgenza al cliente, che ha un determinato tempo per decidere se accettare o meno la proposta fatta.

L’elemento temporale è utile anche per rendere il preventivo qualcosa di unico, valido solamente per un limitato lasso di tempo.

La data di scadenza è stabilita dallo stesso professionista o dalla stessa azienda, e generalmente il preventivo ha una durata di 60 giorni entro cui il cliente può decidere se accettare o meno le condizioni proposte.

4. Prezzi e modalità di pagamento

Per evitare fraintendimenti, è opportuno stabilire in modo chiaro le modalità di fatturazione e i termini di pagamento. Infatti, spesso il preventivo stabilisce che il cliente paghi una parte come acconto all’inizio dei lavori e il saldo alla consegna.

Il preventivo scritto funge anche da tutela per i professionisti e i clienti in caso di mancata o parziale esecuzione della prestazione professionale o del mancato o insufficiente pagamento del corrispettivo.

Di conseguenza, il preventivo scritto è un documento fondamentale nel caso in cui il professionista deve avviare le pratiche per il recupero del credito. Infatti, questo documento è fondamentale per ottenere più facilmente un decreto ingiuntivo da parte del Giudice, per il recupero del proprio credito.

È anche importante includere i costi extra alla prestazione e, inoltre, stabilire quali sono le spese ammissibili e le spese non ammissibili.

5. Tempi di consegna e firma

Un elemento fondamentale è quello dei tempi di consegna e della firma del preventivo. Infatti, è indispensabile stabilire una durata e un’organizzazione del progetto da realizzare.

Si tratta di un elemento fondamentale che può determinare una buona o una cattiva proposta, perché non è solo il prezzo a stabilire se un’offerta è conveniente o meno, ma anche le tempistiche.

Nel documento è importante essere quanto più dettagliati, stabilendo in modo non prolisso le fasi della progettazione e della realizzazione dell’opera.

Naturalmente, è fondamentale indicare delle tempistiche che si è in grado di rispettare e non essere ambiziosi senza avere le giuste risorse a disposizione. È anche necessario definire anche cosa fare in caso di ritardi da imputare al cliente stabilendo, ad esempio, che in questo caso si è esonerati dal pagamento di penali.

È importante rendere il preventivo quanto più chiaro possibile, indicando con estrema precisione il tipo di progetto da realizzare, nel modo più dettagliato. Infatti, per alcuni progetti è importante stabilire cosa può fare il professionista, o l’azienda, ma soprattutto cosa non è di sua competenza e che, quindi, rimane fuori dal preventivo. Questo elemento è fondamentale anche per limitare le responsabilità.

La firma, infine, è un elemento che determina l’accettazione del preventivo. Infatti, una volta ottenuta la firma del cliente, l’accordo si considera automaticamente accettato. Una volta firmato da entrambe le parti, una copia del preventivo deve essere consegnata al cliente. Scarica qui il fac simile di un preventivo da compilare.

Come fare un preventivo su Excel

Ad oggi è possibile utilizzare diversi strumenti per fare un preventivo: da un semplice foglio Word da convertire a PDF, fino ad un programma specifico. Per chi è solito fare molti preventivi (pensiamo ad esempio ad un’azienda strutturata) è consigliato utilizzare Excel per la compilazione con tutti i dati specifici.

In questo modo è possibile inserire diverse colonne e righe che contengono le informazioni salienti per il cliente, a partire dai servizi offerti fino ai costi e alla data di scadenza. Utilizzare Excel per fare un preventivo è piuttosto semplice, e velocizza l’emissione se si parte da un format unico.

Per fare un preventivo su Excel è necessario avere una conoscenza almeno di base di questo programma, oppure disporre di una risorsa in azienda che si occupa di questa mansione.

Come fare un preventivo – Domande frequenti