PEC: cos’è e cosa significa
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di comunicazione digitale che garantisce la sicurezza, l’autenticità e la tracciabilità delle e-mail inviate e ricevute. Essa funziona come una normale casella di posta elettronica, ma con l’aggiunta di specifiche funzionalità che ne certificano l’affidabilità.
La PEC è utilizzata principalmente per lo scambio di documenti e comunicazioni ufficiali tra aziende, enti pubblici e privati cittadini. Grazie alla sua natura certificata, la PEC ha valore legale e può essere utilizzata come prova in caso di controversie o contestazioni.
Le principali caratteristiche della PEC includono:
- La certificazione dell’identità del mittente e del destinatario, garantendo che le e-mail siano inviate e ricevute dalle parti corrette;
- La generazione di una ricevuta di accettazione e di una ricevuta di avvenuta consegna, che attestano l’invio e la ricezione delle e-mail e ne certificano la data e l’ora esatta;
- La protezione delle e-mail attraverso la crittografia, che assicura la riservatezza dei dati e impedisce l’accesso a terzi non autorizzati.
Per utilizzare la PEC, è necessario aprirla da un apposito provider e avere una firma digitale. In Italia, la PEC è obbligatoria per le imprese, i professionisti e gli enti pubblici, mentre è facoltativa per i privati cittadini.
Quando la PEC è obbligatoria
In alcuni casi aprire una PEC potrebbe essere obbligatorio. Sono obbligati all’apertura ad esempio tutti i professionisti iscritti ad un apposito Albo, ed è obbligatoria per tutte le imprese. Riassumendo, la PEC è obbligatoria per i seguenti soggetti:
- le Pubbliche Amministrazioni a partire dal 2009;
- i professionisti iscritti all’Albo di appartenenza a partire dal 2009;
- le nuove società di persone a partire dal 2009;
- le società di persone già costituite a partire dal 2011;
- le Partite IVA e le ditte individuali, compresi gli artigiani a partire dal 2013.
In tutti gli altri casi, incluse le Partite Iva con regime fiscale forfettario, la PEC non è obbligatoria, tuttavia può essere uno strumento molto utile per il lavoro.