Buoni pasto garantiti anche in ferie, ma resta il nodo IVA: quando scattano i controlli e le sanzioni per le aziende

Sebbene le recenti modifiche normative sulla gestione dei buoni pasto offrano opportunità interessanti, il rischio di commettere passi falsi – con conseguenti sanzioni e contenziosi – non è mai stato così alto. Mentre da un lato, infatti, la legge di bilancio ha dato una forte spinta ai buoni elettronici, elevando la soglia di esenzione fiscale a 10 euro al giorno, dall’altro lato le imprese si trovano oggi davanti un vuoto normativo riguardante le aliquote IVA applicabili. Inoltre, una recente pronuncia della Cassazione sulla spettanza di tali benefit durante i periodi di assenza per ferie ha stabilito un principio che di fatto ribalta la prassi di molte aziende.

Buoni pasto: cosa sono

I buoni pasto sono un sistema sostitutivo di pagamento per l’acquisto di un pasto o di un prodotto alimentare. Conosciuti comunemente come “ticket restaurant”, sono definiti dall’art 2 del D.M 122/2017 come:

documenti di legittimazione che attribuiscono al titolare il diritto ad ottenere il servizio sostitutivo di mensa, per un importo facciale del buono.

Rientrano tra le iniziative di welfare aziendale, attraverso cui il datore di lavoro fornisce ai dipendenti una serie di benefit finalizzati a migliorare la qualità di vita in azienda e quella del lavoratore. Infatti, per ciò che riguarda l’erogazione del servizio dei pasti, sono previste queste tre forme di fringe benefit:

• erogazione del pasto tramite mensa interna o tramite terzi;
• riconoscimento di un’indennità in busta paga;
• erogazione dei buoni pasto.

Chi può utilizzare i buoni pasto

I buoni pasto possono essere erogati dal datore di lavoro ai propri dipendenti, sia con contratto part-time, sia full-time. Inoltre, potranno essere rilasciati a favore di un soggetto che ha un rapporto di collaborazione.

Oltre ai lavoratori subordinati, i buoni pasto potranno essere acquistati da:

• professionisti;
• ditte individuali senza dipendenti;
• imprenditori individuali con soggetti subordinati.

Possono quindi essere utilizzati anche da parte di autonomi in possesso di una partita IVA.

Cosa cambia dopo la sentenza della Cassazione

Con l’ordinanza n. 5051, la sezione lavoro della Corte di Cassazione ha stabilito che il lavoratore ha diritto a percepire i buoni pasto anche durante i giorni di ferie. In questo modo, i giudici hanno allineato l’orientamento italiano alla direttiva europea 2003/88/CE, ricordando che la retribuzione versata durante le ferie deve essere piena. Questo significa che deve comprendere non solo la paga base, ma anche tutte le indennità e i benefit ordinari legati allo status del lavoratore, inclusi i servizi sostitutivi di mensa.

Cosa rischiano le aziende

I sindacati si sono già attivati per interrompere i termini di prescrizione e richiedere gli arretrati per i ticket non erogati negli anni passati. Questa iniziativa può di fatto esporre adesso le piccole e medie imprese alla necessità di coprire i pagamenti arretrati può comportare un esborso economico non pianificato nei bilanci aziendali.

Quindi, per gestire correttamente questa fase, diventa importante analizzare la regolarità delle erogazioni passate e valutare l’esposizione al rischio di rimborsi pregressi.

Come funziona la tassazione dei buoni pasto

La tassazione dei buoni pasto in Italia è regolata dal principio del fringe benefit, ma con un trattamento di assoluto favore che li rende uno degli strumenti di welfare più convenienti in assoluto. Con l’entrata in vigore della legge di bilancio 2026, le regole sono diventate ancora più vantaggiose, soprattutto per chi utilizza il formato digitale. Il funzionamento varia a seconda che si guardi la busta paga del dipendente o il bilancio dell’azienda (o della Partita IVA).

Per il lavoratore dipendente (o collaboratore/amministratore), il buono pasto entro certi limiti non costituisce reddito da lavoro. Significa che l’importo è totalmente netto: zero IRPEF e zero contributi INPS. Le soglie giornaliere di esenzione dipendono esclusivamente dal formato del buono:

• buoni pasto elettonici/digitali (card o app): esenti fino a 10 euro al giorno (la soglia è stata innalzata proprio dal 1° gennaio 2026, prima era di 8 euro);
• buoni pasto cartacei: esenti fino a 4 euro al giorno (la soglia è rimasta invariata).

Per i datori di lavoro che acquistano buoni pasto per il proprio personale, invece:

• il costo d’acquisto dei buoni pasto è deducibile al 100% come costo del personale (art. 95 del TUIR);
• l’IVA applicata sulle fatture d’acquisto dei buoni pasto elettronici è pari al 4% ed è interamente detraibile per l’azienda.

Infine, per un lavoratore autonomo, un professionista iscritto all’albo o una ditta individuale senza dipendenti, in caso di acquisto di buoni pasto (per sè), le regole cambiano e:

• l’IVA è detraibile al 100%, a patto che l’acquisto sia inerente all’attività professionale;
• il costo dei buoni pasto è deducibile nella misura del 75%;
• la spesa complessiva annua deducibile non può superare il 2% del tuo fatturato o dei compensi percepiti.

I vincoli di utilizzo fondamentali da ricordare per mantenere l’esenzione sono: non possono essere convertiti in denaro, sono personali (non cedibili a terzi) e sono cumulabili fino a un massimo di 8 buoni per singola transazione (ad esempio quando fai la spesa al supermercato). Se l’azienda decide di erogare un buono pasto di valore superiore, non si tassa l’intero importo, ma solo la quota eccedente.

Il nodo dell’IVA tra il 4% e il 10%

Mentre sul fronte giuslavoristico si ampliano i diritti, su quello fiscale regna l’incertezza. L’Italia infatti non ha ancora sciolto il nodo del recepimento della direttiva UE 2022/542, volta a razionalizzare le aliquote ridotte per evitare distorsioni della concorrenza.

Attualmente, il sistema italiano si regge su un doppio binario che prevede:

• IVA al 4%, applicata quando la società che emette i buoni pasto li vende all’azienda cliente;
• IVA al 10% applicata – come previsto dalla normativa europea – quando l’esercente (come un bar o un ristorante) chiede il rimborso dei buoni alla società emittente.

Il nuovo testo unico IVA non ha ancora integrato una norma di coordinamento definitiva. Non esiste cioè una regola definitiva che metta ordine tra queste diverse percentuali. Per questo motivo, molti osservatori ritengono che l’applicazione dell’aliquota ridotta al 4% per le imprese si trovi oggi in una sorta di zona grigia, in attesa di chiarimenti ufficiali che ne confermino definitivamente la validità.

Per anni si è discusso se l’acquisto di buoni pasto da parte di un’azienda sia una somministrazione di alimenti (che giustificherebbe l’IVA agevolata) o una semplice prestazione di servizi finanziari o amministrativi. Se venisse confermata quest’ultima interpretazione, l’aliquota al 4% perderebbe il suo fondamento legale.

Controlli e sanzioni

In un contesto presidiato dai controlli automatizzati del Fisco, l’incertezza normativa si traduce direttamente in rischi finanziari per le imprese che erogano i buoni pasto. Poiché i flussi della fatturazione elettronica sono monitorati costantemente, eventuali anomalie sull’applicazione dell’IVA possono essere individuate in modo automatico e tempestivo dagli algoritmi dell’amministrazione finanziaria.

I rischi principali riguardano innanzitutto la possibilità che l’Agenzia delle Entrate contesti l‘applicazione dell’IVA al 4%. Se questa venisse considerata una detrazione non dovuta, l’azienda potrebbe essere costretta a restituire la differenza d’imposta (Fonte: Agenzia delle Entrate, prassi sui servizi sostitutivi di mensa).

A questo esborso si aggiungerebbero poi le sanzioni amministrative legate agli errori nella fatturazione o alle dichiarazioni IVA non conformi. Infine, non va sottovalutato il rischio di tensioni commerciali con le società che emettono i buoni pasto, in particolare per quanto riguarda la rinegoziazione delle commissioni e dei costi di gestione dei ticket.

È importante sottolineare che queste non sono ipotesi teoriche: la digitalizzazione ha reso ogni discrepanza immediatamente visibile, rendendo la precisione dei documenti contabili una tutela indispensabile per la stabilità economica dell’impresa.