Come emettere fattura elettronica a un privato con partita IVA: tutti i casi

• Per emettere la fattura elettronica ad un privato con partita IVA, devi individuare se l’acquisto del cliente di un prodotto o di un servizio è avvenuto come consumatore o come professionista o ditta individuale.
• L’emissione della fattura elettronica a un cliente con partita IVA richiede obbligatoriamente il codice IVA, mentre sono opzionali il codice destinatario e la PEC.
• Se il privato con partita IVA acquista in qualità di consumatore e non di professionista, devi inserire obbligatoriamente il codice fiscale, lasciando vuoto il campo IVA.

Quando emetti fattura a un privato con partita IVA, sorge il problema di indentificare se la persona fisica sta operando come cliente consumatore, oppure in quanto lavoratore autonomo.

Infatti, chi ha la partita IVA professionale o come ditta individuale dal punto di vista giuridico è comunque identificato come persona fisica privata: la differenza tuttavia implica diverse modalità di emissione della fattura elettronica.

Infatti, se l’acquisto avviene come professionista, per rilasciare la fattura dovrai conoscere il numero di  partita IVA. Invece, come consumatore privato sei obbligato a indicare il codice fiscale. In ambedue i casi la procedura è ulteriormente diversa se conosci il codice destinatario (codice SDI), oppure no.

Come emettere fattura a un privato: codice fiscale o partita IVA?

L’emissione della fattura a un privato è obbligatoria dal 1° gennaio 2019. Devi però distinguere se il cliente, come persona fisica, acquista come:

• consumatore diretto senza partita IVA;
• professionista o ditta individuale con partita IVA.

Questa distinzione comporta una diversa modalità di compilazione della fattura elettronica. Infatti, in base all’articolo 21 comma 2 del DPR 633/1972, l’emissione della fattura richiede:

• il codice fiscale del cliente se ti rivolgi a un soggetto in qualità di consumatore;
• la partita IVA se l’acquisto avviene da una ditta individuale o un professionista.

Nel primo caso, se la persona fisica compra un prodotto o servizio sul tuo e-commerce o in negozio, ciò avviene per scopi personali, in quanto consumatore diretto. Invece, nel secondo, l’acquisto è finalizzato all’attività professionale e imprenditoriale.

Come tale, in base alla tipologia di regime fiscale, il privato potrà detrarre i costi ai fini del calcolo finale del reddito imponibile (non vale per il regime forfettario). Inoltre, può valutare anche di effettuare un acquisto all’ingrosso, ottenendo così dei vantaggi sul prezzo medio di un articolo. Vediamo nella pratica cosa cambia nel momento in cui compili la fattura elettronica.

Fattura a un privato con la partita IVA

Immaginiamo che il privato effettui un acquisto presso il tuo e-commerce, inserendo tra i dati di fatturazione  la partita IVA. Ciò ti permette di identificare l’acquisto come professionista o ditta individuale. Puoi emettere la fattura utilizzando il sistema dell’Agenzia delle Entrate, oppure scegliendo di abbonarti a un software di fatturazione elettronica. In teoria ti servirà:

• partita IVA;
• codice destinatario;
• PEC.

Precisiamo subito che tra i dati indicati, quello indispensabile è la partita IVA del cliente. Infatti, per emettere la fattura ti basterà inserire questo campo aggiungendo il nome e cognome del privato: il sistema SDI accetterà il documento digitale andandolo a depositare nel cassetto fiscale del cliente.

Quest’ultimo potrà visionare la fattura elettronica in ogni momento accedendo con SPID sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nell’apposita sezione. Quindi a cosa servono la PEC e il codice destinatario? Questi due elementi sono necessari al fine di recapitare direttamente la fattura al privato.

Infatti, il codice destinatario fa riferimento al servizio di fatturazione elettronica a cui l’utente si è abbonato: la fattura comparirà nella sezione pagamenti, ricordando a quest’ultimo di adempiere a quanto dovuto entro la scadenza indicata. La PEC svolge un ruolo simile.

Ecco quali sono i campi da compilare se utilizzare un software di fatturazione elettronica e possiedi solo la partita IVA:

• inserire nome e cognome del cliente;
• aggiungere partita IVA;
• inserire 7 zeri nel codice destinatario;
• specificare l’oggetto della fattura;
• definire le quantità oggetto della fattura;
• indicare l’importo totale;
• segnalare eventuali franchigie d’IVA, ad esempio se rientri in un regime agevolato.

Fattura elettronica a privato senza partita IVA

Nel caso in cui il privato decide di acquistare in qualità di consumatore, nei dati della fatturazione non si indica il codice IVA. Quindi, nel momento in cui emetti il documento fiscale, per identificare il soggetto devi inserire il codice fiscale.

Prendendo sempre il caso di un acquisto su un e-commerce, puoi ricavare questa informazione all’interno dell’anagrafica del cliente al momento della registrazione o della compilazione del modulo per la spedizione. Tuttavia, le modalità di compilazione e di emissione della fattura sono diverse in base ai dati che ti ha fornito il cliente:

1. l’utente inserisce solo il codice fiscale;
2. il cliente indica il codice destinatario in quanto è in possesso di un servizio di fatturazione elettronica.

1. Cosa fare se l’utente inserisce solo il codice fiscale

In questo caso non hai:

• codice destinatario;
• partita IVA;

Quindi per inviare in modo corretto la fattura al sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate dovrai inserire il codice fiscale del cliente e il suo nome e cognome. Il sistema effettuerà subito un controllo, ed in caso di incongruità tra il CF e i dati del destinatario, comparirà il codice errore 00417.

È importante compilare anche la sezione codice destinatario inserendo però sette zeri. La fattura sarà così recapitata nel cassetto fiscale. Al fine di comunicare che è stato emesso un documento fiscale, puoi inviare un’e-mail al cliente, oppure spendere la fattura via posta.

Nell’eventualità in cui l’e-mail è una PEC, potrai utilizzarla per effettuare la consegna tramite posta certificata. La procedura è la seguente:

• inserisci nome e cognome del privato;
• aggiungi il codice fiscale;
• non compilare la sezione IVA;
• inserisci i 7 zeri nel campo del codice destinatario;
• nella casella “PEC destinatario” immetti l’indirizzo fornito dal cliente.

In questo caso il sistema SDI invierà copia della fattura alla PEC del cliente privato, con una che verrà comunque recapitata nel cassetto fiscale.

2. Cliente privato con codice destinatario

Prendiamo invece, il caso in cui il cliente privato indica il suo codice destinatario in quanto lavoratore autonomo con partita IVA, in possesso di un servizio di fatturazione elettronica. Ecco come compilare la fattura:

• inserisci nome e cognome del cliente;
• indica il codice fiscale;
• lascia libero il campo dell’IVA;
• inserisci eventuale PEC se è stata indicata.

Grazie al codice destinatario la fattura verrà consegnata direttamente al sistema di fatturazione a cui si è registrato il cliente con partita IVA.

Emissione fattura a cliente privato estero con o senza partita IVA

Il sistema SDI permette la consegna delle fatture elettroniche solo in Italia. Quindi, nel caso in cui il cliente è un soggetto estero, dovrai comunque emetterla per regolarizzare la tua posizione fiscale, consegnandola in modo digitale oppure inviando una copia cartacea al cliente.

In questo caso la procedura è identica se il privato ha inserito il codice fiscale o la partita IVA. Ecco in breve come compilare la fattura estera e quali sono i campi a cui fare attenzione:

• Codice destinatario: devi inserire 7 “X” in modo da permettere al sistema SDI di identificare l’invio di una fattura verso un Paese UE;
• ID Paese: devi compilare la sigla del Paese in cui è residente il cliente;
• Cap: aggiungi cinque 00000;
• Codice fiscale o partita IVA: indica il codice fiscale per il privato consumatore e la partita IVA se l’acquisto avviene in qualità di professionista.

Come emettere la fattura a un cliente privato – Domande frequenti