Fattura elettronica: cos’è, come funziona, quando è obbligatoria?

• La fattura elettronica è un sistema di elaborazione e invio delle fatture obbligatorio per i titolari di partita IVA con sede o residenza in Italia. 
• La trasmissione delle fatture elettroniche avviene tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio, dove si dovranno caricare dei file in formato XML. 
• I forfettari, che finora non avevano l’obbligo di fatturazione elettronica, non potranno più usufruire delle esenzioni, anche se non è ancora stato decretato da quando. 

La fattura elettronica è una nuova modalità di emissione – e successiva trasmissione e conservazione – delle fatture, che si differenzia dalla tradizionale fattura cartacea. Non sarà infatti più necessario compilare fogli a mano o utilizzare Word, inviarli via email o con la posta tradizionale, e doverli conservare per diversi anni, in caso di controlli e richieste da parte del Fisco. 

Si tratta di un sistema di semplificazione che mira a ridurre i tempi e i costi della fatturazione, rivoluzionando il concetto di archiviazione: la fattura elettronica è diventata obbligatoria dal 1° gennaio 2019, ma non per tutti. 

Analizziamo chi sono i soggetti che sono obbligati per legge a procedere con la fatturazione elettronica, come funziona nel concreto, quali sono i vantaggi e le differenze con la fatturazione classica e le novità in arrivo nel 2022, per i professionisti iscritti al regime forfettario. 

Fattura elettronica: cos’è

La fattura elettronica non è altro che un documento digitale all’interno del quale vengono indicati:

• l’importo da fatturare;
• i dati del mittente e quelli del destinatario;
• il numero progressivo che permetta di identificarla in modo univoco;
• la descrizione dell’attività svolta;
• la data;
• l’IVA (se prevista). 

Si dovrà inoltre inserire il codice per individuare il destinatario della fattura, del quale parleremo a breve. Ogni fattura elettronica dovrà essere prodotta secondo il tracciato FatturaPA, ovvero in un formato digitale scritto in linguaggio XML.

Non si dovrà diventare esperti di informatica: ci saranno, infatti, dei software che convertiranno nel formato XML richiesto dalla legge i dati relativi alla proprie fatture. Basterà solo scegliere un gestionale tra quelli attualmente disponibili (esistono anche dei servizi da usare direttamente tramite app, quindi dallo smartphone), facendo prima una comparazione tra le possibili tecnologie a cui affidarsi. 

La fatture dovranno essere inviate nel rispetto di alcune tempistiche: nell’ipotesi di invio tardivo, saranno applicate delle sanzioni, variabili a seconda della violazione commessa e che vanno da un minimo di 250 a un massimo di 2.000 euro.

Come funziona la fatturazione elettronica

Ci sono dei passaggi standardizzati da seguire per procedere con l’emissione delle fatture elettroniche: il primo consiste nella compilazione della fattura tramite un software elettronico. Si ricorda che il documento dovrà essere completo di firma digitale, sinonimo di garanzia e autenticità. Sarà sempre il software automatico a occuparsene. 

La fattura dovrà poi essere inviata al destinatario con l’utilizzo del Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, ovvero di un sistema automatico messo a punto per l’invio e la ricezione delle fatture digitali verso:

• la Pubblica Amministrazione;
• i privati. 

Il Sistema di Interscambio procede con dei controlli tecnici automatici e con il recapito del documento all’ente o alla persona a cui è indirizzato. 

Migliori software per la fatturazione elettronica

Anche se l’Agenzia delle Entrate offre un sistema completamente gratuito per la e-fattura, commercialisti e aziende preferiscono appoggiarsi a software di fatturazione elettronica più intuitivi e facili da usare.

Questi tool (a pagamento) offrono un’esperienza più semplice e completa rispetto al portale istituzionale. Inoltre, sono piattaforme web pensate anche per essere fruibili da più soggetti (dipendenti, titolari, addetti alla contabilità ecc.) senza accedere con credenziali riservate al cassetto fiscale dell’azienda.

Online esistono tantissimi programmi per compilare, inviare e conservare le proprie fatture elettroniche. Ma quali sono i migliori in Italia? Ecco alcune delle società più apprezzate.

Fattureincloud

Fattureincloud è uno dei software di fatturazione elettronica più conosciuto. La piattaforma, di proprietà di TeamSystem, conta oltre 400.000 partite IVA abbonate.

Su Fattureincloud puoi creare fatture semplici o elettroniche verso altre aziende (B2B), privati o verso la pubblica amministrazione (PA). Hai la possibilità di registrare e gestire spese ed entrate, riportare sulla prima nota i flussi di cassa aziendali e tenere sotto controllo scadenze fiscali o di fatture.

Hai anche un gestionale di magazzino a disposizione, un tool di analisi dati e report. Puoi anche dare l’accesso al tuo commercialista per un coinvolgimento diretto del professionista, e risolvere piccoli dubbi o fargli compilare pratiche come l’F24.

Il prezzo del software Fattureincloud varia da 8€ a 22€ al mese + IVA, a seconda del piano (Standrd, Premium o Premium Plus) che ti occorre. Puoi conoscere tutti i dettagli consultando la pagina ufficiale.

Aruba

Aruba è il noto provider di servizi telematici italiano che offre tantissime soluzioni, dallo Spid alla casella PEC, dai servizi di hosting alla firma digitale. E naturalmente, anche un software di fatturazione elettronica.

La piattaforma per fatture elettroniche di Aruba è pensata per essere essenziale. Si addice bene alle semplici esigenze di piccole aziende e partite IVA: l’interfaccia è molto minimal, ma dotata di strumenti utili.

Anche Aruba permette ad aziende e commercialista di collaborare sulla stessa piattaforma, sveltendo le faccende fiscali. Inoltre puoi registrare incassi e pagamenti e ricevere anche gli ordini provenienti dai sistemi del Servizio Sanitario Nazionale (SSN).

Oltre mezzo milione di professionisti e imprese usano il software per la fatturazione elettronica di Aruba, anche per il suo prezzo competitivo:

• 14,90€ all’anno + IVA, per accedere al software in sola ricezione di fatture elettroniche;
• 25,00€ l’anno + IVA per il software completo.

I nuovi clienti possono attivare il servizio pagano solo 1€ + IVA per i primi tre mesi. Confronta le offerte sul sito ufficiale Aruba.

Quali codici si inseriscono in fattura?

La tipologia di codice da inserire nel momento in cui si emette una fattura elettronica varia in relazione alla tipologia di cliente, come indicato nella tabella che segue. 

Destinatario	Tipologia di codice
Ufficio della Pubblica Amministrazione	Codice univoco di 6 caratteri che identifica ogni ufficio pubblico
Fattura B2C, ovvero verso i consumatori senza partita IVA	Codice fiscale del proprio cliente
Destinatari B2B	Indirizzo PEC oppure Codice SdI, ovvero un codice alfanumerico identificativo di 7 cifre
Clienti esteri	Indicare nel Codice destinatario la codifica XXXXXXX, specificando: – la partita IVA del cliente nel caso in cui viva in Unione europea – il codice OO 99999999999, qualora risieda in uno Stato extra Ue
Cliente estero privato senza partita IVA	Codice fiscale del destinatario

Vediamo più nel dettaglio quali sono i codici che si utilizzano di solito, conformi alle specifiche tecniche 7.1. 

Tipo di documento

I primi codici da considerare sono quelli che indicano la tipologia di documento, quindi che servono a chiarire se si tratta di una fattura standard, un acconto, un anticipo, una nota di credito, e così via. 

Eccoli elencati di seguito:

• TD01 Fattura;
• TD02 Acconto/Anticipo su fattura;
• TD03 Acconto/Anticipo su parcella;
• TD04 Nota di Credito;
• TD05 Nota di Debito;
• TD06 Parcella;
• TD16 Integrazione fattura reverse charge interno;
• TD17 Integrazione/autofattura per acquisto servizi dall’estero;
• TD18 Integrazione per acquisto di beni intracomunitari;
• TD19 Integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art.17 c.2 DPR 633/72;
• TD20 Autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (ex art.6 c.8 e 9-bis d.lgs. 471/97 o art.46 c.5 D.L. 331/93);
• TD21 Autofattura per splafonamento;
• TD22 Estrazione beni da Deposito IVA;
• TD23 Estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell’IVA;
• TD24 Fattura differita di cui all’art.21, comma 4, terzo periodo lett. a) DPR 633/72;
• TD25 Fattura differita di cui all’art.21, comma 4, terzo periodo lett. b) DPR 633/72 80;
• TD26 Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art.36 DPR 633/72);
• TD27 Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa.

Codici Natura IVA

Ci sono, poi, i codici Natura IVA, ovvero:

• N1 escluse ex art.15 del DPR 633/72;
• N2.1 non soggette ad IVA ai sensi degli artt. Da 7 a 7- septies del DPR 633/72;
• N2.2 non soggette – altri casi;
• N3.1 non imponibili – esportazioni;
• N3.2 non imponibili – cessioni intracomunitarie;
• N3.3 non imponibili – cessioni verso San Marino;
• N3.4 non imponibili – operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione;
• N3.5 non imponibili – a seguito di dichiarazioni d’intento;
• N3.6 non imponibili – altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond;
• N4 esenti;
• N5 regime del margine / IVA non esposta in fattura;
• N6.1 inversione contabile – cessione di rottami e altri materiali di recupero;
• N6.2 inversione contabile – cessione di oro e argento ai sensi della legge 7/2000 nonché di oreficeria usata ad OPO;
• N6.3 inversione contabile – subappalto nel settore edile;
• N6.4 inversione contabile – cessione di fabbricati;
• N6.5 inversione contabile – cessione di telefoni cellulari;
• N6.6 inversione contabile – cessione di prodotti elettronici;
• N6.7 inversione contabile – prestazioni comparto edile e settori connessi;
• N6.8 inversione contabile – operazioni settore energetico;
• N6.9 inversione contabile – altri casi;
• N7 IVA assolta in altro stato UE (prestazione di servizi di telecomunicazioni, tele-radiodiffusione ed elettronici ex art. 7-sexies lett. f, g, art. 74- sexies DPR 633/72).

Ritenute previdenziali

Si riportano, infine, i codici da utilizzare nel caso in cui si dovessero applicare alla fatture delle ritenute previdenziali:

• RT01 Ritenuta persone fisiche;
• RT02 Ritenuta persone giuridiche;
• RT03 Contributo INPS;
• RT04 Contributo Enasarco;
• RT05 Contributo Enpam;
• RT06 Altro contributo previdenziale.

Come si invia una fattura elettronica?

Come riportato sul sito dell’Agenzia delle Entrate, le fatture elettroniche si inviano tramite il Sistema di Interscambio, altrimenti saranno considerate non emesse. 

Le modalità disponibili sono le seguenti:

1. accedere al servizio online presente sul portale “Fatture e Corrispettivi”, attraverso il quale caricate il file XML della fattura salvato sul proprio PC;
2. utilizzare l’App Fatturae, messa a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate;
3. inviare una PEC, allegando il file XML della fattura, all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
4. optare per il canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.

La fattura può essere trasmessa in autonomia o con il supporto di un soggetto terzo, nel caso in cui fosse la prima volta e si avesse il timore di sbagliare. 

Come si scaricano le fatture elettroniche?

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate, è disponibile il servizio di consultazione delle fatture e delle ricevute, in cui vengono raccolte tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute con il Sistema di Interscambio, nella sezione titolata “Fatture e Corrispettivi”. 

Al suo interno, ci sono due link:

• Dati rilevanti ai fini IVA: pagina in cui viene riepilogato il numero di fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre (ma si potrà modificare il range di date);
• Monitoraggio dei file trasmessi: cliccando su File Fattura, sarà possibile vedere l’elenco delle ricevute di tutte le fatture o le note di variazione.

Al primo link sarà disponibile una tabella che permetterà di visualizzare ogni singolo documento, caratterizzato dalle seguenti voci:

• numero fattura/documento;
• data di emissione;
• identificativo cliente;
• imponibile/importo;
• imposta;
• trasmessa da;
• stato;
• SdI file;
• fatture consegnate. 

In merito a quest’ultima voce:

1. le fatture che sono state effettivamente consegnate, saranno indicate con un simbolo verde di spunta;
2. quelle non consegnate e da prendere in visione, saranno invece marcate da un simbolo rosso di alert. 

Per scaricare una fattura, sarà sufficiente cliccare sul simbolo della lente di ingrandimento. 

Si applica il bollo sulle fatture elettroniche?

Come da prassi, sarà necessario applicare l’imposta di bollo (di 2 euro a fattura) nel caso in cui le fatture elettroniche emesse senza addebito IVA abbiano un importo superiore a 77,47 euro. 

Il bollo non è invece previsto nel caso in cui l’importo della fattura non dovesse superare i 77,47 euro. Sono esenti, invece, dal pagamento del bollo le fatture nelle quali è prevista l’IVA.

Fattura elettronica e forfettario 2022

Fino allo scorso anno, erano esonerati dalla fatturazione elettronica i seguenti professionisti e aziende:

1. i soggetti operanti nel “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111)
2. i forfettari (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).

Il 2022 dovrebbe portare a un cambiamento importante sulle regole attualmente in vigore in quanto, sulla base di quanto prevista sulla Gazzetta Ufficiale Europea, L 454 del 17 dicembre 2021, l’obbligo di fatturazione elettronica dovrebbe estendersi anche al regime forfettario. 

Tuttavia, non è stata ancora fissata una data a partire dalla quale tale obbligo entrerà effettivamente in vigore: le ipotesi più ottimistiche ipotizzano che potrebbe accadere nel secondo trimestre del 2022. 

Differenze tra fattura elettronica e fattura cartacea 

Al fine di comprendere i vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica, evidenziamo le principali differenze che ci sono rispetto alla fattura cartacea. 

Le fatture elettroniche devono essere emesse con un PC, un tablet o uno smartphone: non è necessario stamparle e conservarle fisicamente a casa. Il fatto che la trasmissione avvenga tramite il Sistema di Interscambio permette di non perdere la fatture, che possono essere scaricate in qualsiasi momento. 

Il SdI, inoltre, verifica se i dati obbligatori ai fini fiscali – da inserire ai sensi dell’art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 – sono presenti, così come il codice destinatario. Controlla anche la partita IVA sia del prestatore sia del committente. 

In altre parole, non si potranno commettere errori di fatturazione (che sono invece molto frequenti con le fatture cartacee), e si avrà sempre modo di verificare, dal sito dell’Agenzia delle Entrate, che la fattura sia stata realmente consegnata (saranno indicati anche il giorno e l’ora di consegna). 

Fattura elettronica – Domande frequenti