Come fatturare all’estero: procedura e cosa sapere per non fare errori

Per fatturare all’estero dovrai utilizzare il Sistema di Interscambio (SDI), seguendo le direttive dell’Agenzia delle Entrate. Scopri tutto ciò che c’è da sapere e tutti gli step per non fare errori.

di Gennaro Ottaviano

Revisione a cura di Giovanni EmmiDottore CommercialistaSu PartitaIva.it ci impegniamo al massimo per garantire informazioni accurate. Gli articoli vengono costantemente revisionati da professionisti del settore.

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  • Per fatturare all’estero con o senza IVA, devi utilizzare un software di fatturazione elettronica e il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate.
  • Il codice destinatario nella fattura estera è composto da 7 X per le partita IVA, mentre per le persone fisiche è necessario inserire 7 zeri.
  • Anche le partite IVA in regime forfettario devono emettere le fatture estere in maniera elettronica.

Se svolgi un’attività di e-commerce o il tuo business prevede diversi fornitori e clienti in UE o internazionali, diventa indispensabile comprendere come fatturare all’estero.

Il dubbio può sorgere dato che il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate è adottato solo all’interno dell’Italia per ciò che riguarda le fatture elettroniche.

Tuttavia, dovrai comunque utilizzarlo per rispettare gli obblighi di fatturazione , seguendo alcune regole e compilando con attenzione i campi necessari. Inoltre, devi inviare la fattura estera in PDF o in formato cartaceo al cliente privato o con partita IVA.

Nel nostro articolo avrai accesso a tutte le informazioni sulla procedura per fatturare all’estero, con esempi pratici e tutte le modalità di invio.

Come fare fattura all’estero: normativa

Dal 1° gennaio 2019 per tutte le attività economiche che emettono fattura verso un cliente finale o un’altra società all’estero è obbligatorio utilizzare il sistema di fatturazione elettronica. Inoltre, con la Legge di Bilancio 2021, dal 1° luglio 2022 è stato esteso quest’obbligo a tutte le partite IVA, comprese quelle che hanno un sistema fiscale agevolato come il regime dei minimi o quello forfettario.

In base alla normativa più recente, è stato abolito l’Esterometro, che non dovrà essere più compilato dai soggetti che emettono fatture all’estero, ma non si escludono i modelli INTRA. Quindi dovrai tenere presente che:

  • le fatture devono essere create attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate;
  • dovrai inviare copia in PDF o cartacea al cliente estero;
  • per le fatture passive ricevute in ambito UE si applica il principio del reverse charge esterno, ai fini IVA.
fattura elettronica estero

Fatturazione all’estero e Agenzia delle Entrate

La generazione di una fattura elettronica all’estero segue delle precise regole. Il problema sussiste dato che il sistema con codice SDI dell’Agenzia delle Entrate si applica solo per gli utenti che hanno residenza stabile in Italia con partita IVA, o con riferimento a un utente finale in quanto persona fisica con codice fiscale italiano.

Quindi, da un lato hai l’obbligo di utilizzare un software di fatturazione elettronica  o direttamente quello dell’Agenzia delle Entrate, registrando la tua fattura sul Sistema di Interscambio e nel cassetto fiscale.

Dall’altro dovrai seguire alcune regole precise al fine di evitare errori nella compilazione ed eventuali sanzioni in caso di mancato invio. La fattura elettronica deve contenere tutte le informazioni corrette che riguardano il committente, il cliente, e alcuni dati identificativi.

Come fare fattura all’estero con IVA : esempio

Andiamo ad evidenziare quali sono i passi per effettuare la fatturazione all’estero nel sistema B2B, ovvero business to business, con riferimento a un soggetto che dispone di partita IVA. Il primo passo è quello di avere accesso ai dati del cliente.

Per questo è utile conoscere il codice IVA europeo del destinatario e il suo indirizzo e-mail, e quello della sede legale per l’invio del documento in formato elettronico o cartaceo. A questo punto dovrai seguire questi step e inserire:

  1. codice destinatario;
  2. IDPaese;
  3. partita IVA;
  4. cap della località.
  5. invio fattura.

1. Codice destinatario

Il codice SDI, ovvero il codice destinatario, è composto da lettere e numeri che vanno ad identificare l’intermediario che impieghi per la fatturazione elettronica. Questo codice è presente solo per gli operatori italiani. Come comportarti per un cliente o fornitore estero?

Una circolare dell’Agenzia delle Entrate ha precisato che in questo caso devi inserire nell’apposito campo una sequenza di 7 “X” (XXXXXXX). Ciò vale sia per le fatture in UE sia per quelle extra UE.

2. ID Paese

Questa sezione identifica la nazionalità del soggetto a cui stai emettendo la fattura. Devi inserire due lettere. Ad esempio, se stai inviando un documento fiscale in Francia, il codice è FR, in Germania è DE, in Spagna sarà ES.

In ogni caso, non devi preoccupati di introdurre altre informazioni come la provincia di riferimento. Se vuoi identificare qual è l’ID Paese, ti basterà controllare il codice IVA: sarà corrispondente alle prime due lettere.

3. Indica la partita IVA

Per completare in modo corretto questo campo devi distinguere tra:

  • soggetto con IVA UE;
  • fornitore o cliente che ha sede fuori dall’Europa.

Nel primo caso devi inserire il codice IVA comunitario fornito dal cliente e che prevede anche l’identificativo del Paese.

Un valido consiglio è quello di controllare che sia giusto, attraverso il registro intracomunitario VIES. Infatti, in caso di errore, ti troverai a emettere una seconda fattura e con la relativa nota di credito o di debito.

Invece, se la società a cui invii il documento non risiede in Europa, devi inserire un codice composto da due lettre “O” e da 11 volte il numero 9 (OO99999999999).

4. Cap della località

In questa sezione dovrai indicare la località di residenza del cliente. Nel caso di fattura estera, dato che non tutte le nazioni presentano un codice di avviamento postale, devi inserire  5 zeri consecutivi (00000).

Tieni in considerazione che anche questa informazione è importante nella compilazione della fattura, per cui è consigliato informarsi preventivamente su quali siano i dati del cliente specifico.

5. Invio fattura

L’ultimo step è quello di confermare le informazioni inserite. Nella tabella seguente abbiamo ricapitolato gli elementi da introdurre in una fattura elettronica estera con riferimento a un soggetto con partita IVA.

Campo da compilareSpecifica della compilazione
Codice destinatarioXXXXXXX (sette X)
ID PaesePrime due lettre del codice IVA
Codice IVA comunitarioQuello identificativo del soggetto in ambito comunitario
Codice IVA esteroDovrai inserire OO99999999999 (due O e 11 numeri 9)
CAP della località00000 (cinque 0)

Ricorda che l’invio della fattura attraverso il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate serve per determinare il reddito imponibile su cui si applicherà la relativa tassazione. Tuttavia, dal punto di vista pratico, per inviare correttamente la fattura al cliente e quindi ottenere il pagamento, devi procedere nelle seguenti modalità:

  • via posta elettronica allegandola in formato PDF;
  • utilizzando una versione cartacea con raccomodata A.R. estera.
Come fatturare all'estero a privati

Come fatturare all’estero senza IVA

Una situazione diversa è la compilazione di una fattura elettronica estera verso un soggetto che non è residente in Italia ed è senza IVA. In questa particolare circostanza devi distinguere tra:

  • fattura a un soggetto privato estero;
  • fattura a un soggetto all’estero con codice fiscale italiano.

Se devi emettere una fattura attiva a un cliente estero, come persona fisica, dovrai comunque compilare il documento in maniera elettronica e inviarlo tramite l’Agenzia delle Entrate. I campi a cui dovrai fare attenzione sono il codice destinatario e quello con riferimento al Codice IVA o Codice Fiscale:

  • codice destinatario: devi inserire 0000000 (sette 0);
  • codice iva/codice fiscale: dovrai indicare il CF del soggetto.

Dal 1° luglio, si è generata un po’ di confusione per ciò che concerne quei soggetti che hanno codice fiscale italiano, ma sono residenti all’estero. Anche in questo caso ti viene in aiuto una direttiva dell’Agenzia delle Entrate.

Il parametro da considerare non è il codice fiscale, ma la residenza. Quindi nel caso di una persona fisica con CF italiano e residente ad esempio a San Marino, si applicano le regole per quanto riguarda la fatturazione elettronica estera.

Fatturazione elettronica all’estero: tempistiche

Con l’abolizione dell’Esterometro sono state stabilite le tempistiche entro cui emettere la fattura elettronica all’estero, con una distinzione tra emissione di un documento attivo e passivo.

  • in caso di fattura attiva il tempo di trasmissione è di 12 giorni dall’emissione dei documenti che dimostrino l’avvenuta transazione, oppure entro il 15 del mese successivo in caso di fattura differita;
  • per le fatture passive si avrà tempo fino al 15° giorno del mese successivo con l’obbligo di emissione dell’autofattura.

Fatturare all’estero e l’autofattura

Quando si parla di fatture all’estero, spesso questo termine è collegato a quello dell’autofattura. Chiariamo questo concetto. L’autofattura elettronica è un documento che viene emesso dal destinatario della fattura ai fini di regolare la posizione IVA.

In questo caso particolare, il mittente e il destinatario corrispondono. Questa operazione è necessaria quando:

  • ricevi una fattura passiva da un fornitore estero, con l’applicazione del sistema reverse charge esterno;
  • è previsto se devi emettere una fattura verso un soggetto che è esentato dal pagamento d’IVA, secondo il principio di reverse charge interno.

Nel caso in esame, ci soffermiamo sulla ricezione di una fattura passiva all’estero. Se vuoi conoscere come funziona l’emissione di questo documento, ti invitiamo a leggere la nostra guida su come funziona l’autofattura elettronica. In base al principio del reverse charge esterno, il fornitore che emette fattura passiva, non applicherà l’IVA.

Ciò ti obbliga ai fini fiscali a regolarizzare l’imponibile dovuto: dal 1° luglio 2022 ciò deve avvenire  in modo elettronico con l’emissione di un’autofattura. Quindi, questo documento non influenza la base imponibile, ma è necessario per regolarizzare gli aspetti fiscali legati all’IVA a credito e a debito.

autofattura elettronica


Come fatturare all’estero con il regime forfettario

Un discorso diverso riguarda quelle partite IVA che hanno una partita Iva forfettaria e che esportano beni all’estero. In questo caso dopo il 1° luglio 2022 si applica anche a loro l’obbligo della fatturazione elettronica, ma con alcune eccezioni:

  • per le partite IVA con un fatturato superiore ai 25.000€ vi è l’obbligo di emettere fattura elettronica per le attività in UE ed extra UE;
  • le partite IVA aperte nel 2022, oppure che hanno un fatturato inferiore ai 25.000€, vi è l’opzione della fatturazione cartacea.

Quindi se hai una partitiva IVA che rientra in questo regime agevolato con un fatturato per l’anno precedente al tetto indicato, allora sei tenuto a rispettare la medesima prassi della fatturazione elettronica del regime ordinario e di quello semplificato.

Viceversa, se rientri nel secondo gruppo, avrai la possibilità di inviare il documento al cliente in formato PDF oppure in modalità cartacea, fino al 1° gennaio 2024.

Fattura all’estero: sanzioni

Inviare una fattura estera non è un procedimento difficile, grazie anche ai programmi come Fatture in Cloud, Aruba o quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate, che ti offrono un sistema guidato per evitare eventuali errori. In ogni caso, è un’operazione abbastanza tecnica che richiede una certa dimestichezza con i codici che devi inserire. 

Per questo, se emetti un numero medio-alto di fatture estere attive o ricevi quelle passive può essere vantaggioso far riferimento a un consulente esperto o a uno studio di commercialisti. Il loro contributo è utile anche per la compilazione dell’autofattura.

Infatti, eventuali errori di trasmissione o ritardo nelle tempistiche di rilascio delle fatture elettroniche estere, prevedono le applicazione di sanzioni che variano dai 2€ ai 400€.

Come fatturare all’estero – Domande frequenti

Come fare fattura elettronica all’estero?

La fatturazione all’estero deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, ponendo attenzione a compilare in modo corretto alcune sezioni che troverai nella nostra guida.

Quali informazioni vanno inserite in una fattura elettronica verso l’estero?

Vanno inserite le informazioni che riguardano: il codice destinatario, l’ID Paese, la Partita Iva, il Cap del destinatario. Ecco cosa sapere per non fare errori.

Come emettere fattura all’estero senza IVA?

Per emettere una fattura a un soggetto estero senza IVA, dovrai inserire nel campo del codice destinatario sette 0 (0000000), mentre in quello relativo al codice IVA/fiscale il CF del soggetto.

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Gennaro Ottaviano

Esperto di economia aziendale e gestionale

Laurea in Economia Aziendale presso il Politecnico di Lugano, appassionato di borse, mercati e investimenti finanziari. Ho competenze di diritto e gestione societaria, con esperienze amministrative. Scrivo di diritto, economia, finanza, marketing e gestione delle imprese.
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Giovanni Emmi
Dottore Commercialista
Revisione al 7 Novembre 2022
Commercialista dal 🧗🏾‍♀️secondo millennio, innovatore professionale nel terzo millennio🏃🏾‍♂️. Il futuro della professione del commercialista nel mio ultimo libro "dalla società alla rete tra professionisti".

22 commenti su “Come fatturare all’estero: procedura e cosa sapere per non fare errori”

  1. Fino ad oggi abbiamo ricevuto tutte le fatture dall’Italia senza IVA. Ora ci è stata emessa una fattura con IVA per la realizzazione di un Webinar. Il motivo addotto dalla parte che ha emesso la fattura è che il relatore era in Italia, perciò la fattura deve essere emmessa con IVA.
    È corretto?

    Rispondi
    • Buonasera,
      dalla domanda, come posta, purtroppo non si evincono molteplici informazioni che risultano determinanti al fine del corretto inquadramento IVA della fattispecie rappresentata (nazionalità IVA del prestatore e del committente, modalità di svolgimento del webinar, luogo fisico di fruizione del webinar, se chi compra è un fruitore o organizzatore dell’evento, etc.).

      Non potendo, pertanto, offrirle sinteticamente un riscontro a tale richiesta, la invitiamo ad analizzare la situazione concreta con quanto contenuto nella Risposta all’interpello dell’Agenzia delle Entrate n. 409/2022.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
  2. Buongiorno, devo emettere una fattura ad una società europea per plusvalenza dovuta alla vendita di una società da loro controllata. Quale iva devo esporre?

    Rispondi
    • Buongiorno,
      dal quesito non si comprende bene l’operazione, precisiamo che la cessione di partecipazioni non dovrebbe essere considerate cessione di beni ai sensi dell’art 2 del DPR 633/1972.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
  3. Buongiorno per compilare una fattura cartacea in regime forfettario a cliente estero privato cosa bisogna scrivere nel campo del codice fiscale? Questi clienti non forniscono nessu tipo di TAX ID quindi gli unici dati che hanno sono nome e cognome e indirizzo di residenza. C’è una confusione totale su questo argomento.

    Grazie mille

    Rispondi
    • Buongiorno,
      un numero identificativo pubblico per tasse o previdenza è, di solito, previsto anche in altri Stati. Se la fattura è cartacea e non vi è un codice id, semplicemente potrebbe essere omesso il campo C.F.. Le norme in materia dispongono per la sola fatturazione elettronica. Consigliamo di consultare un commercialista per maggiore certezza.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
    • Buonasera,
      dipende dalle modalità di consegna del bene e dai valori. La valutazione dovrebbe essere fatta sul caso concreto.

      Grazie per averci scritto.

      Rispondi
  4. Buongiorno,
    devo fatturare in Svizzera per la cessione di beni ad un libero professionista.
    La merce verrà ritirata dal cliente in Italia e portata in Svizzera.
    La fattura deve avere l’iva o è esente?
    A noi servirà la copia della bolla doganale?

    Grazie

    Rispondi
    • Buonasera,
      per applicare l’esenzione dell’iva serve la prova dell’avvenuto transito della merce in Svizzera, in linea di principio la bolla doganale dovrebbe essere sufficiente. Da verificare sempre con attenzione il caso concreto con un commercialista esperto in materia.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
  5. Buonasera, devo emettere fattura per vendita di attrezzature ad un cliente americano, come mi comporto con il campo partita iva? devo inserire ‘OO99999999999’ come ho letto sui vari siti? Io ho solo nome della società e indirizzo. grazie

    Rispondi
  6. Buongiorno. Sto aprendo un caffè bar a Londra e vorrei comprare le bottiglie di vino da una azienda italiana che si trova a Pordenone. Ho parlato con loro e mi hanno detto che non possono vendere a una società sè non si trova in Italia perché servono dei documenti speciali per poter fatturare. Per piacere mi può aiutare a capire la vicenda?
    Grazie.

    Rispondi
    • Buongiorno,
      di solito la vendita di vino all’estero richiede una serie di autorizzazioni e certificazioni, dipendenti principalmente dal paese dove viene importato. E’ un principio che vale in genere per l’import-export di bevande alcoliche.

      Potrebbe essere utile far intervenire un intermediario professionale (commerciante ingrosso inglese o buyer) che possa “sdoganare” il prodotto, chiedendo esattamente cosa serve. Probabilmente l’azienda vitivinicola è già a conoscenza di una trafila autorizzatoria con costi e sforzi che non intende sostenere.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
  7. Buongiorno, sono residente in Svizzera e ho acquistato un impianto audio in Italia (valore 1.000 eur). Come posso fare l’esenzione IVA?

    Rispondi
    • Buongiorno,
      dovrebbe farsi restituire l’iva in dogana, oppure doveva pensarci al momento dell’acquisto e verificare se vi erano le condizioni. In questi casi meglio sempre informarsi prima dal negoziante se è attrezzato per il caso di vendita a stranieri.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
    • Buongiorno,
      se l’azienda estera ha partita iva italiana, probabilmente, dovrebbe emettere fattura utilizzando la partita iva italiana e trasmetterla al SDI come una fattura a un’azienda italiana.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
  8. Buongiorno non mi è chiaro se io ricevo un pagamento da un cliente privato americano per un servizio che verra erogato qui, in Italia quale percentuale di IVA è corretto utilizzare? il pagamento viene effettuato dal cliente tramite link connesso a sistema di pagamento elettronico e viene eseguito prima che il servizio venga erogato (anche mesi prima)

    Rispondi
    • Buongiorno,
      se il servizio è erogato in Italia per principio l’applicazione dell’iva dovrebbe essere quella italiana. Tuttavia la situazione dovrebbe essere analizzata in funzione del servizio erogato. Per una consulenza approfondita è opportuno rivolgersi a un commercialista. Per consulenza [email protected].

      Grazie per averci scritto

      Rispondi
    • Buongiorno,
      le spese doganali di solito le paga chi riceve la merce, dipende, in ogni caso, dagli accordi commerciali.

      Per il calcolo consigliamo di rivolgersi alla Dogana.

      Grazie per averci scritto

      Rispondi

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