Nota di debito: cos’è, quando si emette ed esempi pratici

• Una nota di debito è un documento di variazione di una fattura, attraverso cui si andrà a correggere l’imponibile e l’IVA aumentandoli.
• Viene emessa per rettificare un errore di una fattura, senza necessità di annullarla.
• La sua compilazione è obbligatoria e permette di determinare il giusto calcolo del reddito imponibile e della relativa tassazione. Prevede l’inserimento di informazioni simili a quelle della fattura.

Per modificare una fattura già emessa, in cui hai evidenziato la presenza di un errore, ad esempio dell’imponibile o dell’IVA, puoi utilizzare un documento fiscale che prende il nome di nota di debito.

In questo modo non dovrai annullare la fattura elettronica o quella cartacea, un procedimento non sempre facile e che sottrae tempo e risorse aziendali.

Invece, potrai eseguire, in breve tempo, una rettifica del documento fiscale già emesso. Si tratta di un sistema che permette di mantenere la contabilità della tua Partita IVA in ordine, evitando eventuali sanzioni per difetto di conformità ai fini fiscali, tra quanto incassato e il documento emesso. Scopri nella nostra guida cos’è la nota di debito, come crearla e quando dovrai emetterla.

Cos’è la nota di debito

In questa tabella abbiamo elencato le principali caratteristiche da conoscere di una nota di debito, sulla base della sua utilità e funzionamento.

La nota di debito rientra tra quegli strumenti di variazione contabile previsti dalla legge al fine di effettuare delle modifiche a una fattura già emessa. Infatti, nel momento in cui compili e invii una fattura elettronica attraverso il sistema SDL dell’Agenzia delle Entrate, non potrai più modificarla. In questo contesto potrai utilizzare le note di variazioni.

Cos’è esattamente la nota di debito? Può essere definita come un documento fiscale emesso dal venditore nei confronti dell’acquirente, in base al quale potrai notificargli la presenza di un eventuale debito a tuo favore. Quindi devi utilizzare la nota di debito per correggere l’importo emesso in una fattura nel caso in cui vi è una variazione in aumento.

Ciò significa che avrai inviato all’acquirente una fattura con un importo inferiore rispetto a quello previsto dal contratto. Questa eventualità richiede necessariamente una rettifica con un incremento dell’importo finale e dell’IVA, indispensabile per il calcolo del reddito imponibile ai fini delle tasse.

Nota di debito e fatturazione

La nota di debito non sostituisce la fattura, ma è un documento che la integra. Infatti, anche se ambedue fanno riferimento alla vendita di un prodotto o di un servizio, presentano enormi differenze sia per ciò che riguarda:

• la funzione;
• le tempistiche di utilizzo.

La fattura è un documento fiscale la cui funzione è quella di attestare l’avvenuta conclusione di una transazione e il pagamento della stessa. Ad esempio, se hai un Partita IVA come e-commerce, la dovrai emettere per ogni vendita effettuata. Nel caso delle nota di debito, ha lo scopo di creare delle modifiche ai dati inseriti in fattura.

Quindi, non andrà ad annullare quest’ultima, ma solo a rettificarla. Inoltre, anche le tempistiche di emissione sono diverse. La fattura deve essere rilasciata contestualmente al pagamento effettuato o in alcuni casi, come nella fattura anticipata, prima. Nel caso della nota di debito questa viene emessa solo in una fase successiva.

Nota di debito e nota di credito

Un altro aspetto da considerare è quando utilizzare una nota di debito o una di credito. Ecco a cosa servono:

• nota di debito: è una variazione in aumento utilizzata per integrare l’importo che hai fatturato come venditore, modificandolo a tua favore;
• nota di credito: la impiegherai nella situazione inversa, quando la variazione è in negativo e quindi hai ottenuto più denaro rispetto a quello previsto in fattura o in caso di reso.

Leggi anche la nostra guida su come emettere una nota di credito.

Immagina di aver effettuato una vendita per un importo pari a 2.000€. Se emetti una fattura di 1.900€ (con valore minore) e devi rettificarla, dovrai emettere una nota di debito (variazione in aumento). Viceversa, se hai consegnato un documento fiscale di 2050€, in questo caso sarà necessaria una nota di credito (variazione in negativo).

Infine, devi considerare che dal punto di vista fiscale una nota di credito è facoltativa. In caso in cui non effettui la correzione dovrai pagare solo un imponibile maggiore. Viceversa, l’emissione di una variazione di debito è obbligatoria. Infatti, ti troverai a incassare una somma maggiore rispetto a quella dichiarata, sia per quanto riguarda l’imponibile, sia per l’IVA e non sottoposta a tassazione.

Quando si emette la nota di debito

I casi in cui emettere una nota di debito sono regolati dall’art 26 del D.P.R 633/1972. In linea di massima, non è prevista una scadenza temporale, salvo quella per la dichiarazione dei redditi dell’anno in corso. Quindi potrai emetterla entro poche ore, giorni o settimane.  Inoltre, per emettere una nota di credito è necessaria la presenza di un errore. Questo potrà essere di diverso genere: formale o sostanziale.

Ad esempio, con questo documento fiscale potrai correggere uno sbaglio sull’importo del fatturato, che si verifica se hai inserito un prezzo diverso rispetto a quello concordato con il cliente.

Puoi utilizzarla anche per modificare errori di tipo logistico, spedendo un numero di merci inferiore rispetto a quello effettivamente pagato, o se hai sbagliato l’intestazione o la Partita IVA dell’acquirente. Infine, potrai impiegarla per annullare l’emissione di una nota di credito.

Come creare una nota di debito

L’aspetto formale di una nota di debito è molto simile a quella di una fattura. Inoltre, oggi hai la possibilità di emetterla in due modalità:

• cartacea: facoltativa per le Partite IVA che rientrano nei regimi agevolati;
• nota di debito elettronica: obbligatoria, dal 1°luglio 2022, per tutte le Partite IVA.

In ambedue le versioni devi porre attenzione a inserire le seguenti informazioni:

• specifica che stai emettendo una nota di debito;
• inserisci i tuoi dati e quelli dell’acquirente;
• indica data, Partita IVA, numerazione;
• inserisci il riferimento alla fattura originaria;
• specifica la motivazione dell’emissione della nota;
• inserisci l’importo da integrare;
• indica dove effettuare il pagamento.

Esempio di variazione di debito

Un esempio può essere utile per comprendere quali sono le differenze con una fattura e i campi da compilare in una variazione in aumento con la nota di credito, come in tabella.

Immagina una fattura concordata con un cliente per un pagamento pari a 1.200€ a cui devi aggiungere l’IVA. La fattura emessa è invece di 1.000€ con un debito nei tuoi confronti di 200€. Quindi per rettificare l’importo, puoi emettere una nota di debito pari a 200€. In questo modo otterrai  il totale corretto da pagare, ma al contempo anche una ricalcolo dell’imponibile e dell’IVA.

Nota di debito elettronica: come funziona

Dal 1° luglio 2022 è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le Partite IVA. Ciò comporta che se vuoi effettuare una modifica a una fattura inviata dovrai creare una  nota di debito digitale.

Come compilarla? Puoi utilizzare il sistema gratuito SDL previsto dall’Agenzia delle Entrate oppure uno dei migliori software di fatturazione elettronica disponibili. Nel caso in cui devi correggere un errore sostanziale, come l’importo e la percentuale IVA, allora dovrai compilare i rispettivi campi e fare attenzione a inserire:

• la motivazione per cui emettere questo documento;
• il codice TD05 specifico per le note di debito.

Invece, se la modifica riguarda l’IVA, ovvero devi rettificare solo l’importo dell’imposta sul valore aggiunto, allora devi inserire la voce TD09 per la nota di debito semplificata per sola IVA.

Infine, se il cliente a cui invii la fattura non dispone di un codice SDI, software come Aruba e Fatture in Cloud ti permettono di creare una versione in PDF, da inviare via PEC o e-mail, da integrare a quella che verrà archiviata nel cassetto fiscale dell’utente, disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Nota di debito senza IVA

Vi sono dei casi in cui l’IVA nelle note di debito può non essere inserita. Si parla in questi casi di note anomale. Questa evenienza si verifica:

• se la correzione riguarda solo l’importo e non l’imponibile;
• in presenza di sconti o di buoni;
• quando sono emesse fatture da regimi fiscali agevolati.

Oggi, grazie ai nuovi software digitali, commettere un errore nella compilazione di una fattura è più difficile dato che sei guidato passo dopo passo. Tuttavia, soprattutto nel caso delle fatture cartacee, può avvenire l’inserimento di un importo sbagliato mentre il calcolo d’IVA è corretto. In questo caso, nella nota di debito dovrai inserire solo la modifica del totale imponibile.

Altra evenienza è quando si devono applicare gli sconti o dei buoni spesa. In questo particolare esempio non è prevista l’indicazione dell’imponibile. Infine, devi considerare i casi in cui la fattura stessa non prevede l’inserimento dell’imposta sul valore aggiunto, come nel regime forfettario: la nota di debito sarà senza IVA.

Nota di debito cartacea: quando è prevista

Puoi utilizzare ancora una nota di debito cartacea se disponi di un regime agevolato come quello forfettario. Ciò è previsto se sono presenti i seguenti requisiti:

• Partita IVA con fatturato inferiore ai 25.000€ annui;
• nuove Partite IVA aperte nel 2022.

In ambedue i casi, se devi effettuare una rettifica alla fattura avrai due opzioni:

• utilizzare il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate;
• effettuarla in maniera cartacea.

La compilazione quest’ultima è simile, dato che sono previsti gli stessi campi dei software elettronici. Devi però indicare il numero di fattura a cui farai riferimento, e soprattutto allegare eventuale marca da bollo da 2 € cartacea nel momento in cui l’importo è superiore ai 77,44€.

Nota di debito per annullare una nota di credito

Puoi emettere una nota di debito come storno di una nota di credito, rettificando una modifica alla fattura già effettuata. Immagina di avere invaiato la fattura a un cliente con un importo maggiore.

A questo punto puoi creare una nota di credito per correggerla. Se effettui un errore nel calcolare l’importo o l’IVA, potrai annullarla a sua volta emettendo l’altro documento di variazione: la nota di debito.

In questo modo dal punto di vista contabile non dovrai annullare la fattura originale, ma avrai registrato in modo corretto l’imponibile e l’IVA prevista.

Nota di debito – Domande frequenti