Fattura anticipata: come funziona, quando si usa e come gestire la contabilità

• La fattura anticipata si può emettere solamente in due particolari casistiche: per l’incasso di acconti e per il pagamento anticipato, prima della spedizione, di beni o servizi.
• Per essere considerate fatture anticipate, queste devono contenere tutte le informazioni delle fatture tradizionali, ed essere iscritte nell’apposito registro.
• Anche se emessa prima del pagamento, la fattura anticipata rappresenta a tutti gli effetti una fattura ufficiale, perché rispetta tutti i requisiti di legge.

La normativa stabilisce che è possibile emettere fattura al momento della consegna di un bene nel caso di beni mobili o al pagamento del corrispettivo per i servizi. Ma in alcuni casi è possibile emettere la fattura anticipata.

Come suggerisce il termine stesso, questo tipo di fattura viene emessa prima dell’effettuazione dell’operazione di pagamento. La fattura anticipata viene considerata una fattura vera e propria perché rispetta tutti i requisiti stabiliti dalla legge. Vediamo, quindi, in quali casi è possibile emettere la fattura anticipata, quali requisiti deve rispettare e come bisogna gestire la contabilità.

Cos’è la fattura anticipata

Il Decreto Iva, o D.p.r. 633/1972, stabilisce all’art. 21 che bisogna emettere la fattura “nel momento di effettuazione dell’operazione”. Si evince, quindi, che bisognerà emettere la fattura al momento del pagamento del bene o alla fine della prestazione del servizio.

Vi sono, però, delle casistiche specifiche in cui è possibile emettere una fattura anticipata. La fattura anticipata è un documento contabile con valenza fiscale che viene redatto dall’azienda prima dell’effettuazione dell’operazione.

Poiché rispetta tutti i requisiti imposti dalla legge per l’emissione della fattura tradizionale, rappresenta a tutti gli effetti una vera e propria fattura. Infatti, la fattura anticipata è un documento fiscale che attesta la compravendita di un bene o di un servizio da chi la emette al destinatario, ossia il cliente.

Quali informazioni contiene una fattura

Le fatture sono dei documenti fiscali utilizzati dai titolari di Partita Iva, dai professionisti e dalle grandi imprese. Questo documento obbligatorio viene redatto dal titolare di Partita Iva per provare la cessione di beni o di servizi e rappresenta il diritto a riscuotere il pagamento dovuto dal cliente.

Gli elementi essenziali che devono essere presenti all’interno della fattura sono i seguenti:

• data di emissione;
• numero progressivo;
• dati identificativi dell’emittente (nominativo o ragione sociale, indirizzo, Partita Iva);
• dati identificativi del cliente (nominativo o ragione sociale, indirizzo);
• tipo di pagamento;
• estremi del documento di trasporto, o DDT;
• natura, quantità e qualità dei beni;
• prezzo unitario e prezzo complessivo;
• aliquota e ammontare dell’Iva;
• marca da bollo se non vi è l’addebito dell’Iva e per importi superiori ai €77,47.

L’addebito dell’Iva non è previsto per le fatture emesse da titolari di Partita Iva in regime forfettario. In questo caso la fattura deve riportare la seguente dicitura: “Operazione in franchigia da IVA e compenso non soggetto a ritenuta di acconto ai sensi della L. 190/2014, art. 1, cc. 54-89 – REGIME FORFETTARIO”.

Come funziona la fattura anticipata

La regola generale, stabilita dal cosiddetto Decreto Iva, stabilisce che l’emissione della fattura deve avvenire:

• al momento della consegna o spedizione per beni mobili, o entro il giorno 15 del mese successivo;
• alla stipula dell’atto per i beni immobili;
• entro un anno dalla consegna o dalla spedizione per beni mobili con effetti traslativi o costitutivi postergati;
• nel momento in cui si verificano gli effetti per i beni immobili con effetti traslativi o costitutivi postergati.

Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che quando viene emessa una fattura in via anticipata rispetto al momento “naturale” di effettuazione stabilita dal Decreto Iva, il soggetto passivo ha a disposizione 12 giorni per la trasmissione del documento al Sistema di Interscambio a partire dalla data indicata all’interno della fattura.

Di conseguenza, quando si decide di anticipare l’emissione della fattura, la data a partire dalla quale decorrono i dodici giorni per la trasmissione è quella riportata all’interno del corrispondente campo “Data”, che stabilisce il giorno dell’effettuazione dell’operazione.

Quando si può emettere una fattura in anticipo

Per stabilire quando è possibile emettere la fattura anticipata, bisogna ancora una volta fare riferimento all’articolo 6 del Decreto Iva. La normativa di riferimento stabilisce per ogni tipologia di operazione delle regole diverse. Le tipologie principali di operazioni a cui fa riferimento la normativa sono la cessione di beni mobili e immobili e la prestazione di servizi.

Per quanto riguarda la cessione di beni immobili bisogna considerare il momento in cui il contratto è stato firmato dalle parti interessate. Invece, per la cessione di beni mobili si fa riferimento al momento della spedizione o della consegna del bene.

Nel caso di fatturazione differita, invece, la fattura deve essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo all’atto di compravendita. Ma in quest’ultimo caso, affinché la fattura sia ritenuta valida, la cessione dei beni deve essere accompagnata da un documento di trasporto, anche noto come DDT.

Ma è anche necessario indicare sulla fattura la data e il numero dei documenti riguardanti il trasporto, ma senza dover riportare la data della spedizione. Con la fattura anticipata, l’operazione viene considerata portata a compimento alla data della fattura o del pagamento.

Ma non è sempre possibile emettere la fattura anticipata. Infatti, questa possibilità è prevista solamente in casi particolari, che sono:

• incasso di acconti: solamente per le cessioni di beni;
• emissione anticipata della fattura: la fattura viene emessa prima della spedizione nel caso della vendita di beni o prima del pagamento nel caso dei servizi.

Inoltre, per essere considerate delle fatture anticipate, queste devono rispettare i seguenti requisiti:

• contenere le informazioni obbligatorie delle fatture tradizionali;
• essere iscritte nell’apposito registro, con scrittura contabile del debito IVA.

Ad esempio, per i liberi professionisti che permettono la dilazione del pagamento o il versamento di acconti, questi dovranno contabilizzare le diciture contabili sotto il nome di fattura anticipata.

Per emettere una fattura elettronica per acconto o pagamento anticipato bisogna usare un programma per compilazione ed emissione di fatture elettroniche. Poi è sufficiente compilare una fattura di acconto semplicemente selezionando l’apposita voce.

Fattura anticipata senza pagamento: cosa fare?

La fattura anticipata è considerata al pari di una normale fattura, e nel caso in cui questa non viene pagata dal cliente è possibile agire come per qualsiasi fattura insoluta. Il mancato pagamento di una fattura anticipata rappresenta una prova sufficiente per dimostrare il diritto a recuperare il credito.

Si procede, quindi, con la richiesta di pagamento al debitore indicando con precisione l’importo dovuto che non è stato ancora pagato, procedendo con l’invio di una richiesta formale di pagamento. Tale richiesta può essere effettuata attraverso atti stragiudiziali, ossia attraverso posta elettronica certificata (PEC), solleciti di pagamento e atti di costituzione in mora.

La lettera di sollecito deve contenere i seguenti dati:

• dati del creditore;
• data, numero e importo della fattura non pagata;
• numero delle eventuali precedenti lettere di sollecito inviate.

Il primo sollecito in genere è di carattere bonario. Invece, il secondo sollecito deve essere più incisivo con l’invito a saldare quanto prima il pagamento.

Fattura anticipata per liberi professionisti

I liberi professionisti usano spesso emettere le fatture in anticipo oppure, in alternativa, documenti contabili che sono noti anche come fattura proforma, avviso di parcella, notula. Pur avendo diversi nomi, questo tipo di fatturazione segue i medesimi criteri di compilazione di una fattura tradizionale.

Non si tratta, però, di una pratica del tutto corretta dal punto di vista legale. Infatti, i professionisti che compilano questo tipo di fatture aggiungono semplicemente la dicitura “fattura proforma” per distinguerle dalle fatture vere e proprie.

Non avendo il medesimo fine legale di una fattura tradizionale a tutti gli effetti, queste fatture non dovrebbero essere compilate in tal modo. Queste fatture proforma vengono utilizzate per esigere il pagamento di una prestazione senza dover pagare l’imponibile IVA, dato che il servizio offerto non è ancora concluso. La fattura proforma, per procedere correttamente, deve rispettare i seguenti requisiti:

• deve riportare la dicitura “fattura proforma”, nella parte iniziale prima della sezione descrittiva della fattura;
• la numerazione deve avere essere la stessa utilizzata per le fatture fiscali;
• deve presentare la dicitura: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del D.p.r. 663 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, D.p.r. 633/72)”.

Fattura anticipata per la cessione di beni

Secondo la normativa di riferimento, ossia il Decreto Iva, la fattura viene redatta e contabilizzata quando il prodotto è stato recapitato al cliente o al destinatario finale, ovvero attraverso un vettore, con l’accompagnamento del DDT, il documento di trasporto.

Tuttavia, come abbiamo visto si può emettere una fatturazione anticipata prima che si effettui l’operazione di compravendita. In tal caso è necessario precisare che per la cessione dei beni è concessa la fatturazione anticipata prima della consegna di quest’ultimi e dell’emissione del documento di trasporto.

Inoltre, l’articolo 6, quarto comma, del D.P.R. 633/1972 stabilisce anche che se la fattura anticipata riguarda l’importo totale dell’operazione, i beni o i servizi inclusi nella fattura anticipata possono essere recapitati anche senza il DDT.

Fattura anticipata – Domande frequenti