Spese di rappresentanza: linee guida per la gestione fiscale

• Le spese di rappresentanza, essenziali per promuovere l’immagine aziendale e mantenere relazioni commerciali, sono soggette a specifici criteri di detraibilità e deducibilità.
• Per ditte individuali e società, queste spese sono deducibili fino a una certa percentuale dei ricavi, con condizioni particolari per le spese superiori a 50 euro, quelle alberghiere e di ristorazione.
• I professionisti hanno un limite forfettario di deducibilità pari all’1% dei compensi, mentre per i contribuenti in regimi agevolati vigono regole specifiche per ciascun regime.

Nell’ambito aziendale e professionale, la cura delle relazioni esterne attraverso l’organizzazione di incontri, eventi e attività promozionali è un aspetto fondamentale per il successo e per l’immagine di un’impresa.

Tuttavia, tali attività comportano dei costi, noti come spese di rappresentanza, che incidono sul bilancio e, di conseguenza, sulla gestione fiscale, soggetta a una normativa specifica. Precise regole stabiliscono i limiti e le condizioni per la loro deducibilità dalle imposte sul reddito e la detraibilità dell’IVA.

Conoscere come funziona la disciplina delle spese di rappresentanza è utile a imprese e professionisti per la loro corretta gestione fiscale, a seconda della tipologia di contribuente, sia esso ditta individuale, società o professionista, in regime ordinario o forfettario.

Quali sono le spese di rappresentanza

Queste spese si configurano come quelle uscite sostenute per promuovere l’immagine di un’azienda o di un professionista, finalizzate a creare o mantenere rapporti commerciali.

Sono quindi comprese diverse attività, come:

• eventi;
• pranzi di lavoro;
• regali aziendali;
• qualsiasi altra iniziativa che possa servire a presentare positivamente l’entità lavorativa di fronte a clienti, fornitori o potenziali partner.

Tali spese rappresentano un investimento strategico nella reputazione e nel posizionamento sul mercato. Nonostante la loro natura promozionale, non tutte le uscite possono essere considerate spese di rappresentanza: la loro qualificazione a tale scopo dipende dalla diretta connessione con l’attività di business e dall’effettiva capacità di generare ritorni in termini di immagine e contatti.

Spese di rappresentanza per ditte individuali e società

La legge prevede che queste specifiche spese siano deducibili per una ditta individuale o una società solo se strettamente connesse all’attività svolta. La deducibilità è soggetta a dei tetti massimi che variano in proporzione ai ricavi annui dell’impresa. Per spese di rappresentanza superiori a 50 euro, la deducibilità sulle imposte sui redditi cambia in relazione alle entrate dell’azienda, come indicato in tabella.

Per quelle che includono l’utilizzo di alberghi e ristoranti, si applica una doppia deducibilità: inizialmente, queste spese sono deducibili al 75% e successivamente l’importo dovrà rientrare nei limiti percentuali sopra menzionati.

È da notare che le spese per l’acquisto di beni di valore unitario non superiore a 50 euro, come i regali aziendali di piccolo valore, sono interamente deducibili, senza applicazione dei limiti percentuali. Le imprese che sostengono quindi costi minimi e sporadici possono applicare una deduzione per intero.

Spese di rappresentanza per professionisti

Analogamente alle imprese, anche i professionisti possono dedurre le spese di rappresentanza dal proprio reddito di lavoro autonomo, ma con un limite forfettario definito: sono deducibili fino all’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.

Inoltre, per quanto riguarda specificamente le spese alberghiere e quelle per la somministrazione di alimenti e bevande, vi è il limite applicato alle ditte individuali e alle società: queste sono deducibili al 75%, ma sempre nel rispetto del tetto massimo dell’1% dei compensi.

La definizione di spese di rappresentanza per i professionisti segue la stessa logica di quelle per le imprese: devono essere spese inerenti all’attività svolta e idonee a promuovere l’attività professionale.

Regimi fiscali agevolati e spese di rappresentanza

Nel contesto del regime dei minimi che, pur essendo stato sostituito dal regime forfettario, continua ad essere applicabile per chi vi era già iscritto prima del 2016, le spese di rappresentanza assumono una gestione fiscale particolare.

Ai contribuenti in questo regime non si applicano le ordinarie regole dettate dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi in materia di deducibilità e detraibilità. In questo caso, l’IVA sostenuta non è detraibile, il che significa che non può essere recuperata tramite la dichiarazione periodica.

Tuttavia, come contropartita, il costo integrale sostenuto per le spese di rappresentanza è interamente deducibile dal reddito. Questo approccio non richiede che il contribuente calcoli e riferisca il costo in funzione dei ricavi conseguiti, semplificando così la gestione fiscale e consentendo una deduzione piena del costo sostenuto.

Per i contribuenti che aderiscono al regime forfettario, il trattamento delle spese di rappresentanza è ancora più stringente. Le regole specifiche del regime forfettario precludono la deducibilità delle spese di rappresentanza dal reddito imponibile.

In altre parole, nonostante tali spese possano essere sostenute nell’esercizio dell’attività professionale o d’impresa, esse non influenzano il calcolo dell’imposta sul reddito dovuta. L’IVA pagata su queste spese non è detraibile.

Spese di rappresentanza e IVA 2023

Per quanto riguarda l’acquisto di beni o servizi che costituiscono spese di rappresentanza, l’IVA è completamente detraibile solo quando il costo unitario non supera i 50 euro. Questo permette una piena detrazione dell’IVA per oggetti promozionali di piccolo valore, come ad esempio i gadget aziendali dati in omaggio durante le fiere o gli eventi.

Tuttavia, se il costo supera la soglia dei 50 euro, l’IVA diventa indetraibile. Ciò significa che l’IVA pagata per le spese di rappresentanza più sostanziose non può essere recuperata.

Invece, tale IVA indetraibile deve essere trattata come un costo aggiuntivo dell’acquisto, il quale, a sua volta, può essere dedotto dal reddito d’impresa ai fini delle imposte sul reddito, a condizione che la spesa di rappresentanza stessa sia deducibile.

Per i contribuenti forfettari e minimi, come già menzionato, l’IVA non è detraibile, indipendentemente dall’entità della spesa. Per questi soggetti, l’IVA pagata è sempre un costo definitivo, che tuttavia non incide sul calcolo dell’imposta sul reddito dovuta grazie al regime fiscale agevolato di cui godono.

Spese di rappresentanza – Domande frequenti