Rimborso spese dipendenti: cos’è, come funziona e tassazione

• Il rimborso spese ai dipendenti prevede un contributo economico che può essere aggiunto in busta paga dal datore di lavoro per una trasferta o altre spese sostenute del lavoratore.
• Sono presenti tre diverse tipologie di rimborso spese: analitico, forfettario e misto, che verranno scelte a discrezione dell’azienda.
• La tassazione e la deducibilità dei costi varia in base alla tipologia di rimborso spese che viene applicato.

Per gestire in maniera attenta il bilancio di una attività d’impresa, diventa fondamentale conoscere come funziona il rimborso spese ai dipendenti e quali sono le tipologie previste dalla legge.

Va considerato che il rimborso spese ai dipendenti comporta un costo che andrà a incidere sul bilancio mensile e annuale della tua azienda, tuttavia è necessario erogarlo in determinate circostanze, specialmente se i lavori si svolgono al di fuori della sede aziendale tradizionale.

In questa guida hai a disposizione tutte le informazioni necessarie per apprendere quali sono le forme di rimborso spesa previste. Inoltre, andremo ad esaminare quali sono le deduzioni fiscali, a cui puoi accedere come datore di lavoro.

Come funziona il rimborso spese per dipendenti pubblici e privati

Il rimborso spese legato ad un lavoro svolto fuori dalla sede aziendale, si eroga:

• ai lavoratori dipendenti pubblici e privati, a un amministratore o a un collaboratore dell’azienda;
• se è presente una trasferta.

Cos’è esattamente? Il rimborso fa riferimento ai costi che un dipendente pubblico o privato possono affrontare quando svolgono un lavoro in trasferta. La definizione di questa parola è stata inserita nel C.M n° 207/E del 2000.

Si considera trasferta ogni volta che un lavoratore viene chiamato a svolgere la sua attività professionale al di fuori delle sede naturale. Individuare quando ciò avviene in teoria è abbastanza semplice. Infatti, al momento della sottoscrizione del contratto di lavoro, troverai la sede indicata al suo interno.

Nell’eventualità in cui ciò non è stato specificato, ad esempio per quelle attività che richiedono di recarsi in diverse sedi, come nel caso del ruolo di amministratore, allora devi prendere come riferimento il domicilio fiscale dell’azienda.

Quali sono le spese da rimborsare

Le spese che vengono rimborsate sono quelle effettuate dal lavoratore durante la trasferta e che non riguardano il salario. Quindi, il sistema del rimborso spese prevede una compensazione economica al dipendente. Ecco quali sono le spese previste:

• carburante;
• alloggio;
• vitto;
• pedaggi autostradali;
• noleggio di veicoli;
• spese di telefonia;
• altre tipologie di spese legate all’utilizzo di un veicolo;
• acquisti effettuati in trasferta inerenti all’attività di lavoro.

Le situazioni di lavoro fuori sede sono diverse, per questo non è stato previsto per legge un tetto massimo di spesa per la trasferta. Inoltre, l’ammontare di quanto ricevuto varia in base alla tipologia di spostamento.

Ovviamente questo deve essere calcolato con attenzione da un imprenditore, al fine di rientrare nel budget aziendale. Il pagamento del rimborso deve avvenire solo attraverso la busta paga, come nota spese in cui devi indicare l’importo complessivo ottenuto dal dipendente.

Trasferimento e trasferta di lavoro: differenze

Prima di andare a evidenziare quali sono le tipologie di rimborso spese è importante definire bene il concetto di trasferta e la differenza con il trasferimento.

Infatti, spesso si genera confusione, dato che ambedue le attività fanno riferimento a uno spostamento lavorativo del dipendente dalla sede aziendale. Tuttavia, i due concetti sono molto diversi soprattutto dal punto di vista temporale. Infatti, si parlerà di:

• trasferta: quando l’operazione avviene in maniera temporanea;
• trasferimento: lo spostamento è duraturo come conseguenza di una riorganizzazione aziendale o una necessità lavorativa.

Quali sono le tipologie di rimborso spese

Il rimborso spese è un’aggiunta allo stipendio. A fine mese, come dipendente, avrai un surplus economico in busta paga. Questa somma deve essere considerata ai fini fiscali, ovvero per il calcolo dell’aliquota fiscale IRPEF? Per rispondere a questo quesito dobbiamo distinguere tra:

• rimborso per trasferte nel territorio comunale: sono quelle che avvengono entro i confini del comune in cui ha sede l’attività d’impresa;
• trasferte fuori dalla zona comunale: in questo caso si fa riferimento alle indennità che vengono percepite per gli spostamenti al di fuori del Comune, nel territorio italiano o all’estero.

Ai fini fiscali, le prime andranno a fare cumulo sul reddito imponibile che dovrai dichiarare per le tasse. Invece, le trasferte fuori dal territorio comunale sono soggette a esenzione fiscale entro specifici limiti, in base alle tipologie di rimborso spese applicato. Infatti, come impresa, puoi scegliere tra tre diverse soluzioni:

• rimborso spese analitico;
• forfettario;
• sistema misto.

 È importante precisare che puoi adottare qualunque tipologia di rimborso spese in base alle trasferte che il dipendente dovrà affrontare. Inoltre, la somma spettante sarà maggiore per quelle attività svolte al di fuori del territorio comunale o di quello italiano.

In ogni caso se una trasferta prevede più giorni fuori sede, non puoi cambiare le tipologie di rimborso in corso d’opera, ma sarà necessario stabilire un unico metodo iniziale.

Rimborso spese analitico

Nel rimborso spese analitico, il pagamento dei costi sostenuti dal lavoratore avviene in base alla somma effettivamente spesa e dimostrabile in base ai documenti fiscali. Ciò implica che il dipendente dovrà riportare i giustificativi e compilare la cosiddetta nota spese.

Oggi questo procedimento è stato semplificato. Infatti, grazie a conti aziendali online come Qonto o Soldo, potrai ricevere i giustificativi in tempo reale nel momento in cui viene eseguita una transazione in trasferta. In questo modo potrai subito contabilizzare le spese di trasferta e calcolare il rimborso da applicare.

Una volta concluso il viaggio di lavoro, dovrai richiedere al dipendente la nota spese. Infatti, in base al CM n° 188/E/1998, è necessario che la documentazione dell’attività di lavoro fuori sede sia riportata all’interno della documentazione aziendale. Ecco quali sono i documenti che devono essere allegati come giustificativi:

• fatture elettroniche intestate al lavoratore o all’azienda;
• ricevute per vitto e alloggio;
• biglietti per viaggi e trasporti;
• scontrini;
• ricevute per il carburante;
• pedaggi autostradali;
• altre tipologie di ricevute collegate a spese inerenti al lavoro.

Il vantaggio di utilizzare il sistema di spese analitico riguarda l’aspetto della non imponibilità degli importi. Infatti, i rimborsi che fanno riferimento al vitto, al viaggio e all’alloggio per le trasferte fuori dal territorio comunale e a quelle transnazionali non concorrono alla creazione del reddito imponibile.

Quindi, non dovrai preoccuparti di un’eventuale tetto di spesa. Ciò vale solo se l’importo presente nella nota spese è dimostrabile.

Invece, per le trasferte nel territorio comunale, la situazione è differente. In questo caso tutte le spese documentate andranno comunque a concorrere al reddito imponibile del dipendente a fine anno. Si avrà come eccezione solo i costi collegati al trasporto che potranno essere esentasse al 100%.

Rimborso spese non documentate

È previsto il rimborso spese anche per altre tipologie di costi, che non prevedono ricevute dimostrabili in modo documentale.

In questo caso è stato impostato un limite giornaliero di deduzione fiscale che è pari a 15,49€ per le trasferte in Italia e 25,82€ per quelle transnazionali. Le somme superiore faranno cumulo sulla dichiarazione dei redditi a fine anno.

Un discorso a parte riguarda le spese che puoi dedurre per la tua azienda. La deducibilità è strettamente connessa alla tipologia di spesa effettuata dal dipendente:

• per le spese di viaggio la deducibilità è illimitata;
• vitto e alloggio in trasferte in Italia: si considera il tetto massimo di 180,76€ al giorno;
• vitto e alloggio per trasferte transazionali: si considera il tetto massimo di 258,23€ al giorno.

Rimborso spese forfettario

Il rimborso forfettario, come puoi intuire dal termine, prevede il pagamento da parte del datore di lavoro di una somma a forfait e pattuita prima della trasferta. Quindi l’ammontare sarà generico, e il calcolo viene fatto quasi sempre dal punto di vista giornaliero.

È tra i sistemi più utilizzati dalle aziende, dato che ti permette di preventivare nel bilancio mensile i costi necessari per le attività fuori sede.

La normativa che regola questa tipologia di rimborso è l’art 51 del TUIR. In base ad esso sono stabilite anche quali sono le azioni che devono essere compiute da parte del dipendente per ciò che riguarda:

• la compilazione della nota spese;
• la documentazione attestante la trasferta.

Infatti, nel sistema forfettario la somma è stabilita ex ante, quindi non verrà richiesta la compilazione della nota spesa. Inoltre, dal punto di vista documentale il dipendente non deve dimostrare i costi attraverso le relative fatture elettroniche o cartacee.

Verrà richiesta come prova documentale solo quella relativa alle spese di viaggio e di trasporto che verranno aggiunte all’indennità. Nell’eventualità in cui il dipendente superi la spesa forfettaria, per la differenza rispetto a quella pattuita, non riceverà alcun rimborso.

 
Rimborso spese e deducibilità nel sistema forfettario

Dal punto di vista fiscale, l’importo esentasse ai fini fiscali per il lavoratore è pari alla somma di:

• 46,48€ al giorno, per le trasferte fuori dal territorio comunale e sul territorio italiano;
• 77,46€ per le trasferte all’estero.

Ciò significa che queste somme non andranno a cumularsi sul reddito. Invece, i rimborsi eccedenti saranno calcolati sull’imponibile a fine anno e quindi tassati. Chiariamo questo concetto. Come datore di lavoro sarai libero di stabilire con il tuo dipendente qualunque somma per la trasferta.

Tuttavia, se rientra nei limiti giornalieri che abbiamo indicato, allora l’intero importo è deducibile sempre per l’azienda e esentasse per il lavoratore. Invece, la somma eccedente, sarà sempre deducibile per l’azienda, ma non per il dipendente, che dovrà versare la relativa aliquota in base allo scaglione di reddito IRPEF.

Ad esempio, se viene pattuito un rimborso spese di 100€ al giorno per una trasferta fuori dall’Italia, l’importo verrà così diviso:

• 77,46€: esentasse e deducibili al 100% per il dipendente e per l’azienda;
• 22,46€ (100-77,46): importo eccedente soggetto a tassazione per il lavoratore;
• spese di viaggio: deducibili ed esentasse al 100%.

Un discorso diverso riguarda le trasferte che avvengono sul territorio comunale. In questo caso gli importi pattuiti vanno a concorrere integralmente sul reddito imponibile del dipendente. L’eccezione è presente solo per le spese di trasporto che dovranno essere dimostrate con relative fatture e che saranno esenti al 100%. Nella tabella, un rapido riassunto delle agevolazioni.

Tipologia	Agevolazioni per il dipendente	Agevolazioni per l’azienda
Trasferta fuori dal comune in Italia	Fino a un massimo di 46,48€ al giorno	Illimitata
Trasferta fuori dall’Italia	Fino a 77,46€ al giorno	Al 100%
Rimborso per spostamenti nel comune	Non deducibili	Al 100%
Spese di trasporto avvenute nel territorio comunale	Detraibile al 100%	Sempre deducibili

Rimborso spese misto

Questo sistema di rimborso spese prevede la combinazione dei due precedenti. Infatti, è presente un’indennità di trasferta a forfait a cui si aggiunge un sistema di rimborso analitico per le spese di vitto e alloggio.

Puoi applicare questo sistema se comunque vuoi mantenere una soglia di costi e al contempo permettere al dipendente di affrontare delle spese aggiuntive in trasferta. In questo caso per alcune di esse sarà necessario dimostrare l’avvenuto pagamento con una prova documentale, mentre per quelle a forfait ciò non è richiesto.

Regime fiscale nel sistema misto

Si tratta di una via di mezzo tra il rimborso forfettario e il rimborso analitico. Prevede il riconoscimento di:

• un rimborso spese a piè di lista (analitico) per spese di vitto e alloggio;
• un’indennità di trasferta: in questa ipotesi, le franchigie di 46,48 e 77,46 euro sono ridotte rispettivamente di 1/3 in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto , nonché nei casi di alloggio o di vitto fornito gratuitamente; di 2/3 (in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto o di vitto e alloggio forniti gratuitamente).

Per ciò che riguarda le aziende, con il sistema misto si potrà comunque avere una deduzione ai fini fiscali senza limitazioni. Infine, per le trasferte comunali vale la medesima regola del sistema forfettario e di quello analitico: l’importo sarà aggiunto al reddito imponibile.

Rimborso spese per dipendenti in smart working

Come comportarsi per il rimborso spese del dipendente che lavora in smart working? È un quesito frequente soprattutto negli ultimi anni, dato che come conseguenza del Covid-19 sempre più aziende hanno adottato il sistema di lavoro da casa.

Per rispondere a questa domanda puoi prendere come riferimento le direttive dell’Agenzia delle Entrate n° 314/2021, e 371/2021. Dal punto di vista dei dipendenti:

• i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro, individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, non concorrono alla determinazione del reddito di lavoro dipendente;
• gli importi ricevuti con il sistema di rimborso spese analitico, documentati, sono completamente esenti.

Per le aziende gli importi che vengono pagati come rimborso spese per lo smart working saranno sempre deducibili al 100%.

Rimborso spese chilometrico

Il rimborso chilometrico si applica per le trasferte che avvengono con l’utilizzo di un veicolo. In questo caso il dipendente può valutare di impiegare la propria auto per gli spostamenti e richiedere un contributo spese da parte dell’azienda. Dal punto di vista fiscale devi distinguere tra:

• tassazione dei rimborsi per il dipendente;
• eventuali deduzioni per il datore di lavoro.

Per le trasferte del dipendente all’interno del territorio comunale, anche i rimborsi chilometrici vengono considerati alla stregua degli altri contributi spese e pertanto andranno a generare reddito imponibile. Invece, per le trasferte al di fuori del comune in Italia e all’estero, il rimborso chilometrico determinato prendendo a riferimento le tabelle ACI sarà esente al 100%.

Dal punto di vista dell’azienda devi prendere come riferimento l’articolo 95 del DPR 917/86. In base ad esso l’azienda può ottenere la deducibilità dei costi se il dipendente utilizza una vettura pari a 17 cavalli fiscali e non superiore ai 20 per i motori diesel, oppure se decide di noleggiare un’auto che abbia la medesima cilindrata.

Infine, per il calcolo chilometrico, verranno prese come riferimento le tabelle ACI che vengono aggiornate due volte all’anno.

Rimborso spese dipendenti – Domande frequenti