Digitalizzazione aziendale: cos’è, costi, agevolazioni e vantaggi

• La digitalizzazione aziendale consiste nell’adozione di tecnologie digitali con l’obiettivo di rendere più efficienti i processi aziendali.
• Oggi il Mise, Ministero dello Sviluppo Economico, ha messo in campo agevolazioni e fondi dedicati alla digitalizzazione delle Piccole e Medie Imprese, come i voucher digitalizzazione imprese.
• I vantaggi della digitalizzazione sono molteplici, come un ridotto utilizzo della carta, oltre al risparmio economico.

I progressi tecnologici per molti versi hanno migliorato il nostro stile di vita, e questo vale sia per le persone che per le aziende. L’adozione di nuove tecnologie ha la capacità di rendere l’azienda ancora più efficiente, ma in cosa consiste la digitalizzazione aziendale?

Oggi il tema della digitalizzazione aziendale è sempre più urgente, una sfida che punta a migliorare i processi aziendali e a offrire servizi sempre migliori.

Tuttavia, molte sono le aziende che faticano ad inserire le nuove tecnologie nei processi aziendali. Per tale motivo in Italia il Ministero dello Sviluppo Economico, o Mise, ha messo a disposizione agevolazioni destinate alla digitalizzazione delle imprese.

In questa guida vedremo cosa si intende per digitalizzazione aziendale, quali sono le tecnologie che oggi adottano le aziende per migliorare i processi aziendali, le agevolazioni che possono richiedere le imprese, ma soprattutto un’analisi dei vantaggi apportati dal processo di digitalizzazione nelle aziende.

Digitalizzazione aziendale: cos’è

La digitalizzazione aziendale è un processo volto ad adattare i processi aziendali alle esigenze imposte dall’era digitale odierna, caratterizzata da due fattori principali:

• velocità
• efficienza.

Per rendere, quindi, i processi aziendali più veloci ed efficienti, le aziende hanno la necessità di adottare nuove tecnologie e modificare i processi di lavoro.

Uno dei principali obiettivi della digitalizzazione è la dematerializzazione, vale a dire la trasformazione dei documenti cartacei in digitali. Questo processo rende non solo più semplice la circolazione e l’utilizzo dei documenti, ma permette anche di ridurre gli sprechi.

Oggi in Italia le aziende più in difficoltà nella trasformazione digitale sono le piccole e medie imprese che, con le loro risorse, fanno fatica a mantenersi in un mercato sempre più competitivo. L’esigenza di una trasformazione digitale è dettata anche dalle nuove abitudini dei consumatori che chiedono risultati in tempi brevi.

Nonostante alcuni imprenditori vedano il processo di digitalizzazione come una spesa superflua, questo in realtà è un investimento ad alto rendimento. Infatti, attraverso l’utilizzo della tecnologia si migliorano le performance aziendali attraverso:

• lo snellimento dei flussi di lavoro;
• l’automatizzazione di attività e procedure;
• la dematerializzazione dei luoghi fisici.

Mappare e digitalizzare i processi aziendali può essere fondamentale per un’azienda per rimanere al passo con il mercato di riferimento, e risparmiare in molti casi sui costi delle procedure.

Digitalizzazione aziendale: la dematerializzazione

La dematerializzazione non consiste semplicemente nella trasformazione di un file cartaceo in un file in formato pdf. La digitalizzazione, infatti, è un processo che punta a dematerializzare i luoghi fisici al fine di comunicare e condividere informazioni in tempo reale. Ciò è possibile con la creazione di spazi di lavoro aperti e digitali che consentono di:

• condividere file a distanza e in tempo reale;
• organizzare riunioni in videoconferenza;
• offrire assistenza ai clienti online;
• interagire con clienti, dipendenti e collaboratori esterni su piattaforme di comunicazione online.

Inoltre, la dematerializzazione è un processo che consente di mantenere il valore giuridico di un documento cartaceo trasformato in file digitale. Attraverso questo processo si eliminano i passaggi cartacei per favorire una gestione informatizzata dell’azienda.

Digitalizzazione aziendale: come funziona

La digitalizzazione aziendale si concretizza con l’adozione di tecnologie e strumenti digitali che permettono di:

• automatizzare la gestione aziendale;
• creare nuovi canali di condivisione e vendita;
• raccogliere, elaborare e sincronizzare dati per la gestione dei processi aziendali.

Per fare ciò, ecco riportati alcuni esempi di tecnologie necessarie per la digitalizzazione delle imprese:

• software per la gestione documentale: creano archivi centralizzati digitali per l’organizzazione di documenti e informazioni accessibili da remoto;
• cloud computing: servizi accessibili da remoto tramite browser via internet, come i data center in cloud;
• conservazione digitale: un processo che consente di conservare documenti in formato digitale in modo sicuro e privo di rischi;
• e-commerce: il negozio virtuale consente alle aziende di vendere prodotti ed erogare servizi in ogni momento attraverso una vetrina digitale disponibile in tutto il mondo, con costi di gestione molto più contenuti rispetto ad uno store fisico;
• connessione ultraveloce: la banda larga o ultralarga garantisce una connessione veloce che consente di semplificare il lavoro.

Il processo di trasformazione può essere guidato da una figura competente, l’innovation manager, che analizzando la situazione aziendale, gestisce il processo di trasformazione adottando le tecnologie di cui l’azienda necessita.

Strumenti per la digitalizzazione aziendale

Il primo strumento necessario per il processo di digitalizzazione aziendale è il sito web. Questo è uno strumento di digital marketing fondamentale per l’impresa, che punta a farsi conoscere ed entrare in relazione con i clienti attuali e potenziali. Il sito web ha la capacità di migliorare la Brand Identity consente di promuovere i propri prodotti e servizi.

A seguire, fondamentale è anche il Document Management System (DMS), anche detto “Sistema di gestione dei documenti”. Si tratta di software che consentono alle aziende di gestire, organizzare, condividere e archiviare file in modo più facile e veloce.

In più, prevedono l’accessibilità ai documenti da qualsiasi dispositivo, oltre a migliorare la produttività e la competitività di un’impresa. Il vantaggio principale di questo strumento è quello di rendere più fluido il passaggio di informazioni grazie alla condivisione immediata dei documenti.

Altrettanto importante è la PEC aziendale, o Posta Elettronica Certificata. Si tratta di uno strumento di comunicazione sicuro che consente alle aziende di inviare email con lo stesso valore legale di una raccomandata A/R.

Nel processo di digitalizzazione delle aziende è anche necessario dotarsi di firma digitale e marca temporale. La prima consente di firmare i documenti direttamente da pc o smartphone, garantendone l’autenticità e l’integrità del messaggio. Invece, la marca temporale, è un servizio offerto da un Certificatore accreditato, chiamato Time Stamp Authority (TSA), che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento digitale.

Passiamo, infine, agli strumenti di Cyber Security. Per le aziende è di primaria importanza mettere in sicurezza il patrimonio informativo, e gli strumenti di Cyber Security servono proprio a difendere le imprese da attacchi informatici.

Digitalizzazione aziendale: le agevolazioni

Per avviare il processo di digitalizzazione è richiesto un investimento di risorse affrontando costi anche piuttosto elevati. Per tale motivo enti e apparati amministrativi hanno previsto agevolazioni per favorire la digitalizzazione.

Il Ministero dello Sviluppo Economico, o Mise, ha varato diverse iniziative di natura economica per aiutare le piccole e le medie imprese. Di seguito alcuni esempi di agevolazioni messi a disposizione dal Mise per piccole e medie imprese.

Il voucher per la digitalizzazione

Il Ministero dello Sviluppo Economico eroga a favore delle piccole e medie imprese italiane un contributo destinato a: “l’adozione di interventi di digitalizzazione dei processi aziendali e di ammodernamento tecnologico”. Si tratta del voucher per la digitalizzazione, un finanziamento che oggi ciclicamente viene messo a disposizione dai PID, o “Punti Impresa Digitale”, presenti nelle Camere di Commercio.

Il voucher digitalizzazione per le imprese, erogato attraverso appositi Bandi, è un contributo a fondo perduto destinato al processo di digitalizzazione aziendale.

L’azienda che desidera partecipare al bando deve, tuttavia, verificare di essere in possesso dei requisiti previsti e le spese ammissibili. In particolare è necessario essere iscritti al Registro delle Imprese, ed essere in regola con tutti gli adempimenti obbligatori come quelli fiscali e contributivi.

Questi voucher sono utilizzabili per acquistare beni e servizi strumentali, inclusi i servizi di connessione e di consulenza. Si tratta di una lista di possibili acquisti molto ampia per la digitalizzazione.

Voucher per consulenza in innovazione

In passato, il Mise ha anche erogato il Voucher per consulenza in innovazione che consisteva il un supporto finanziario per le imprese che richiedevano l’aiuto di un Innovation Manager per rivoluzionare l’organizzazione e la struttura dell’azienda.

Il Ministero dello Sviluppo Economico ha istituito l’albo degli Innovation Manager che le PMI possono consultare per individuare il consulente che meglio risponda alle necessità dell’azienda. L’iniziativa prevedeva che l’Innovation Manager doveva lavorare con l’azienda per un periodo di almeno nove mesi.

Inoltre, tra le misure previste dal Mise vi sono anche fondi destinati all’acquisto di macchinari intelligenti (la Nuova Sabatini). Anche le singole Regioni hanno avviato programmi di accompagnamento con fondi destinati alle aziende per supportarne il processo di digitalizzazione.

Digitalizzazione aziendale: i vantaggi

La digitalizzazione aziendale è un processo oggi necessario sia per le piccole che per le medie imprese. Tuttavia, si tratta di un processo che punta ad apportare numerosi vantaggi in un’azienda.

I vantaggi della digitalizzazione aziendale sono:

• l’eliminazione della carta che rappresenta una scelta sostenibile oltre ad un notevole risparmio in termini di spazio e di costi;
• risparmio di spazio, tempo e risorse: attraverso la dematerializzazione, l’informatizzazione e il Cloud Computing si riduce non solo l’utilizzo di carta e inchiostro per stampanti, ma si ridimensionano anche i costi riducendo anche l’inquinamento ambientale. Ciò favorisce anche l’ottimizzazione dell’organizzazione produttiva;
• maggiore sicurezza: le tecnologie digitali consentono di archiviare i dati garantendo un’elevata sicurezza attraverso la creazione di backup in cloud che scongiurano il rischio di smarrimento delle informazioni;
• comunicazione più efficace: la digitalizzazione punta alla semplificazione dei passaggi di informazioni tra i membri del team, attraverso l’utilizzo di strumenti digitali sicuri e veloci;
• migliore Customer Experience: le nuove tecnologie rendono la customer experience sempre più personalizzata e immediata, offrendo supporto diretto al cliente online e in tempo reale.

Digitalizzazione aziendale – Domande frequenti