Noleggio auto per aziende e partite IVA: come funziona, guida completa

Come funziona il noleggio auto aziendale? Quali sono i documenti necessari? Converrà nel 2024? Scopri quello che c’è da sapere nella nostra guida, con i pro e i contro.

di Gennaro Ottaviano

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Noleggio auto per partite IVA
  • Il noleggio auto per partite IVA e aziende può essere a breve, medio e lungo termine.
  • In base alla tipologia di noleggio auto aziendale vengono richiesti specifici requisiti societari e reddituali, oltre a una serie di garanzie.
  • I costi del noleggio auto sono deducibili ai fini tassativi sia nel caso di utilizzo strumentale del veicolo, sia per quello promiscuo.

Il noleggio auto per partite IVA e aziende è oggi una possibile alternativa all’acquisto di un veicolo. Secondo i dati del Sole 24 Ore1, in Italia nel 2022, sono stati noleggiati circa 1,2 milioni di veicoli, 1 auto su 3.

La maggioranza delle vetture è stata noleggiata ad uso privato, ma c’è una crescente percentuale di imprese e professionisti che si avvicinano a questo sistema, grazie ai diversi vantaggi.

Infatti, potrai utilizzare un’auto con il pagamento di un canone giornaliero o mensile, e con l’unico costo legato al carburante (o all’elettricità per le macchine elettriche). Inoltre, hai la possibilità di detrarre e dedurre una serie di costi (qui la guida su detrazioni e deduzioni sull’auto aziendale).

Spesso quando si noleggia un’auto aziendale sono tanti i dubbi. Quale tipologia di noleggio è più adatto? Quali sono i documenti richiesti? È possibile noleggiare un’auto per una start-up? Di seguito troverai la risposta a questi quesiti e tutte quelle informazioni utili, con i pro e contro del noleggio auto aziendale.

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Come funziona il noleggio auto per partite IVA

Il noleggio auto aziendale (rental business car) è una tipologia di contratto in base al quale affitti un veicolo da utilizzare per attività inerenti alla tua impresa.

Per certi aspetti prevede un meccanismo simile al sistema per privati. Infatti, dovrai versare un canone giornaliero o mensile, nel quale è già compreso tutto ciò che è necessario per utilizzare il veicolo:

  • assicurazione;
  • tassazione;
  • assistenza.

A tuo carico vi saranno solo i costi del carburante e, in caso di impiego di veicoli elettrici, quelli di ricarica.

Un sistema chiavi in mano sempre più diffuso, dato che noleggiando un’auto potrai dotare la tua attività d’impresa di un veicolo, senza un investimento iniziale come nel caso dell’acquisto.

Inoltre, otterrai una serie di benefici fiscali.

Noleggio auto aziendale come funziona

Il primo step per rental business car è quello di valutare quale tipologia di noleggio può essere adatto alla tua impresa, tra quello a breve termine e a lungo termine. In base a questa scelta, sono previsti una serie di requisiti e precisi documenti. Vediamo nel dettaglio come funziona.

Noleggio auto a breve termine o a lungo termine?

Oggi esistono tre forme di noleggio:

  1. breve termine: da 1 a 30 giorni;
  2. medio termine: da 1 mese a 11 mesi;
  3. lungo termine: superiore ai 12 mesi.

La prima differenza è strettamente connessa alla tempistica. Nel noleggio a breve termine potrai affittare un’auto per un periodo di tempo che rientra nei 30 giorno lavorativi.

Può essere molto utile in caso di trasferta di un dipendente per attività fuori sede, oppure se hai necessità di un veicolo aziendale per una tempistica limitata (si pensi al caso di particolari eventi di marketing, meeting aziendali ecc.). Tuttavia, data la brevità dei tempi di utilizzo, spesso i costi sono alti.

Invece, nel noleggio a medio termine e lungo termine hai l’utilizzo dell’auto per una tempistica che va da 1 a 11, nel primo caso, e superiore a un anno, nel secondo, con un periodo di tempo predefinito in base all’accordo con la società di noleggio.

Verserai un canone mensile, il quale include al suo interno oltre al costo dell’utilizzo del veicolo, anche una serie di servizi come: manutenzione ordinaria, straordinaria, assistenza e sostituzione del veicolo. Il noleggio a lungo termine è oggi tra le soluzioni alternative all’acquisto di un’auto aziendale in leasing o con un finanziamento, dato che avrai una serie di vantaggi sia dal punto di vista pratico, sia ai fini tassativi. Una volta scaduto il contratto puoi:

  • restituire l’auto ed effettuare un nuovo noleggio di un veicolo diverso;
  • rinnovare il contratto di noleggio.

Nella tabella seguente abbiamo comparato le due forme di noleggio più utilizzate.

 Noleggio a breve termineNoleggio a lungo termine
DurataDa 1 a 30 giorniMinimo 12 mesi
CostiSpesa media superioreRate di importo basso
Modalità di sottoscrizioneCarta di creditoRichiesta di garanzie
Perché sceglierloTrasferte dipendenti saltuarieAccesso a un parco macchine aziendale senza l’acquisto

Cosa serve per noleggiare un’auto per aziende e partite IVA?

Per qualunque forma di noleggio è necessario:

  • versare una caparra o un deposito cauzionale (in alcuni casi);
  • possedere una serie di requisiti.

In quanto contratto che prevede l’utilizzo di un bene fornito da un terzo, saranno richieste delle garanzie. Infatti, come azienda o professionista devi dimostrate la tua capacità di affrontare il pagamento del canone giornaliero o mensile. Precisiamo questo aspetto: non è possibile ottenere un contratto di noleggio senza rientrare in precisi requisiti.

Tuttavia, hai la possibilità di noleggiare un’auto aziendale senza anticipo. Spesso sono diverse le offerte delle compagnie di rental car che prevedono, sia per quello a breve termine, sia nella forma a lungo termine, la sottoscrizione del contratto senza il versamento di un anticipo a titolo di caparra.

Come noleggiare un’auto a breve termine

Nel noleggio a breve termine, data la durata del contratto limitata, sono previste delle garanzie meno rigide. In questo caso verrà richiesta:

  • carta di credito;
  • presenza di una patente valida;
  • età del guidatore dai 21 anni in su;
  • documento del dipendente o con riferimento alla società.

Ai fini aziendali, l’auto può essere noleggiata anche direttamente dal dipendente. Ciò è possibile se hai affidato a quest’ultimo una carta di credito aziendale, la quale fungerà come forma di garanzia reale.

Inoltre, alcune versioni di carte business, prendi il caso di quelle American Express Oro e Platino Business, prevedono anche sconti per il noleggio auto a breve termine con specifiche compagnie.

Ovviamente il dipendente deve possedere un’età superiore ai 21 anni, una patente di guida valida, oltre a fornire i dati fiscali dell’azienda, per la fatturazione.

In caso di mancata presenza di una carta di credito aziendale, sarà possibile utilizzare un conto corrente bancario o una carta di debito. Tuttavia, questa formula non sempre è accettata da tutte le società di noleggio. Inoltre, richiede delle tempistiche più lunghe, dato che la compagnia di noleggio dovrà prima verificare la tua solvibilità con la banca, una procedura che richiede spesso dai 2 ai 5 giorni.

Quali sono i requisiti per il noleggio auto a lungo termine

Per il noleggio auto a lungo termine, dovrai dimostrare la capacità della tua attività d’impresa di far fronte a un pagamento continuato, per tutto l’arco del contratto. Per ciò che riguarda i requisiti, devi dimostrare la capacità reddituale dell’azienda, fornendo la dichiarazione dei redditi di almeno due anni precedenti.

Requisito noleggio a lungo termine

 Inoltre, la tua società deve possedere un IBAN bancario su cui verrà addebitato l’importo mensile. A questo devi aggiungere che, la compagnia di rental car potrà effettuare anche una verifica al CRIF, per controllare la presenza di segnalazioni come cattivo pagatore.

Nel caso in cui vi siano delle irregolarità, potrà richiedere delle garanzie aggiuntive, come un deposito cauzionale: dovrai versare in anticipo dai 2 ai 6 mesi di rate che ti verranno restituite alla fine del noleggio. I documenti richiesti variano in base alla forma societaria tra:

  • società di capitali;
  • società di persone e ditte individuali;
  • liberi professionisti e lavoratori autonomi;
  • associazioni ed Onlus.

Di seguito abbiamo riassunto le documentazioni necessarie per categoria di impresa.

Società di capitaliSocietà di personePartite IVA professionaliAssociazioni
Bilancio ultimo annoModello UnicoModello UnicoUltimo Bilancio depositato
Documento dell’amministratoreDocumento dell’amministratoreDocumento del professionistaDocumento del presidente o di chi ne fa le veci
Visura CameraleVisura CameraleAttribuzione di Partita IVAStatuto e Codice Fiscale
IBAN bancarioIBAN bancarioIBAN bancarioIBAN bancario
   Bilancio previsionale

Le copie dei bilanci delle società di capitale e quelle delle società di persona devono essere affiancate dalla ricevuta di registrazione. Inoltre, alcune società di noleggio potrebbero richiederti una documentazione reddituale fino a 24/36 mesi prima, per dimostrare l’anzianità della tua attività d’impresa.

Noleggio auto per partite IVA neocostituite: è possibile?

L’anzianità della tua azienda è uno dei requisiti necessari per il noleggio a lungo termine. Le società che hanno una cronistoria al di sotto del 24/36 mesi vengono identificate, dalle compagnie di noleggio, come neocostituite. Tuttavia, puoi comunque effettuare il noleggio di un veicolo, anche se è sempre a discrezione della compagnia di rental car concederlo oppure no.

Infatti, nel caso di approvazione del noleggio come attività neocostituita, ti verrà richiesta una garanzia aggiuntiva al fine di limitare eventuali rischi di insolvenza. In particolare, dovrai versare una cauzione di importo variabile in base alla durata del contratto.

Detrazione e deducibilità sul noleggio auto per partite IVA

La detrazione e la deducibilità del noleggio auto per partite IVA  sono tra i principali vantaggi che ti possono spingere a valutare questa tipologia di servizio. Quindi ai fini dei pagamenti dell’IRPEF, puoi detrarre una percentuale variabile dei costi legati al noleggio, oltre a dedurre gli importi dell’IVA.

Il valore deducibile e detraibile varia in base a due fattori:

  1. forma societaria: impresa, partite IVA professionali, agenti di commercio;
  2. se il noleggio auto è a uso promiscuo oppure strumentale: quindi se è utilizzato solo dall’azienda, oppure anche per utilizzo personale del dipendente.

L’importo detraibile per un’impresa è pari a:

  • 100% se il veicolo è utilizzato ad uso strumentale e quindi esclusivamente ai fini aziendali;
  • 70% in caso di impiego promiscuo, ma solo se l’auto è utilizzata in modo continuativo dal dipendente, deve essere assegnata a quest’ultimo dall’azienda e deve essere presente un contratto di assegnazione o di comodato d’uso.

Nel caso in cui hai una partita IVA come professionista puoi dedurre fino al 20% dei costi del noleggio, mentre come agente di commercio, la percentuale è dell’80%. L’importo massimo deducibile è pari a 3.615€ per le imprese e le partite IVA, mentre per gli agenti di commercio il limite è di 5.164€

Dal punto di vista della detrazione IVA, questa è pari al 100% per i veicoli strumentali delle imprese, mentre il professionista può detrarre fino al 40%. Infine, l’agente di commercio ha la possibilità di scaricare l’IVA del noleggio al 100%.

Noleggio auto partite IVA forfettaria: cosa sapere

Le partite IVA che aderiscono al regime forfettario possono sottoscrivere un contratto di noleggio a breve, medio e lungo termine.

Tuttavia, è necessario precisare alcuni aspetti tassativi. Infatti, in quanto attività rientranti in un regime fiscale agevolato, non prevedono la tassazione in base agli scaglioni IRPEF, con il reddito imponibile calcolato in base alla differenza tra incassi e spese, ma in modo forfettario, stabilendo un’aliquota fissa.

Questa sarà pari al 5% del fatturato annuo generato, per i primi 5 anni e del 15% per quelli successivi. Inoltre, è presente una franchigia IVA, sia per l’emissione di fattura, sia per gli acquisti. Ciò implica che non potrai dedurre e detrarre i costi del noleggio auto.

Noleggio auto per partite IVA: Vantaggi e svantaggi

Le due forme di noleggio auto hanno costi e finalità diverse. Quale può essere quello più conveniente? Per stabilirlo abbiamo messo a confronto i pro e i contro di ambedue le tipologie di contratto. Iniziamo dal noleggio a breve termine.

Pro (breve termine):

  • Basta una carta di credito aziendale o di debito per effettuarlo;
  • Il procedimento richiede pochissimo tempo;
  • Può essere utile per le trasferte dei dipendenti;
  • Hai una vasta scelta di auto.

Contro (breve termine):

  • È presente un limite di età per il guidatore;
  • Per semplificare la procedura è necessaria una carta di credito;
  • I costi sono leggermente superiori ad altre forme di noleggio.

Invece, ecco quali sono i pro e i contro del noleggio auto a lungo termine.

Pro (lungo termine):

  • Hai un costo medio più basso rispetto alle versioni a lungo termine;
  • puoi accedere a diverse agevolazioni fiscali;
  • non è previsto un controllo delle capacità creditizie della tua azienda.

Contro (lungo termine):

  • Il parco macchine è limitato;
  • prevede un contratto di minimo 12 mesi;
  • si prevedono costi variabili in base al chilometraggio.

Quando conviene il noleggio auto per partite IVA e aziende?

Il noleggio auto per aziende e partite IVA a breve termine può essere utile nel caso in cui la tua attività non richiede l’utilizzo costante di un veicolo, ma solo in casi particolari come nelle trasferte fuori sede o nei viaggi.

Invece, con quello a lungo termine puoi dotare la tua impresa di un parco macchine senza affrontare un investimento importante come nell’acquisto. Non dovrai preoccuparti di manutenzione, costi di bollo auto e spese di assistenza, comprese all’interno del contratto di noleggio.

In particolare, è una valida scelta se hai già attivi altri finanziamenti, che non ti permettono di affrontare un prestito per comprare un’auto aziendale, oppure fare un leasing.

Infatti, non sempre le società di noleggio effettuano verifiche al CRIF e anche nel caso in cui dovessero esserci delle irregolarità, potrai comunque concludere il contratto di noleggio aziendale versando una caparra.

Vantaggi fiscali per chi noleggia l’auto aziendale

Infine, un altro aspetto da considerare è quello fiscale. I costi dei veicoli presi a noleggio ai fini fiscali sono deducibili con una percentuale variabile dal 40% al 100%, oltre a prevedere la detrazione dell’IVA fino al 100%.

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Noleggio auto per partite IVA: domande frequenti

Come funziona il noleggio auto con partita IVA?

Il noleggio auto per partite IVA e aziende permette di affittare un’auto previo pagamento di un canone mensile, comprensivo di bollo, assicurazione, manutenzione e assistenza. L’unico costo è quello del carburante e dell’elettricità per i veicoli elettrici.

Posso scaricare i costi del noleggio auto aziendale?

Sì, è possibile dedurre i costi del noleggio auto dal 40% al 100%, oltre ad ottenere una detrazione IVA fino al 100%. Scopri come funziona nella nostra guida.

Cosa serve per fare un noleggio auto a lungo termine per partite IVA?

Per il noleggio a lungo termine per partite IVA sono richiesti diversi documenti in base alla tipologia d’impresa. Scopri quali sono nella nostra guida.

Qual è la differenza tra leasing e noleggio a lungo termine?

Il leasing ti offre l’opzione di poter acquistare la vettura alla fine del contratto, dopo aver fatto una sorta di finanziamento lungo tutta il periodo dell’utilizzo. Con il noleggio a lungo termine darai indietro l’auto alla fine del contratto.

  1. Auto, nel 2022 in Italia una su tre è a noleggio. Corrono elettriche e ibride, pubblicato il 10/05/23 su IlSole24Ore ↩︎

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Gennaro Ottaviano

Esperto di economia aziendale e gestionale

Laurea in Economia Aziendale presso il Politecnico di Lugano, appassionato di borse, mercati e investimenti finanziari. Ho competenze di diritto e gestione societaria, con esperienze amministrative. Scrivo di diritto, economia, finanza, marketing e gestione delle imprese.

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