Indice Nazionale dei Domicili Digitali: come funziona per professionisti e imprese

• Avere un domicilio digitale in Italia è obbligatorio per diversi soggetti.
• Il domicilio digitale può essere costituito da una casella PEC.
• Per professionisti e privati le regole per il domicilio digitale sono differenti.

Ad oggi la digital transformation è un passaggio obbligatorio per ogni imprenditore. È indispensabile per sfruttare le nuove tecnologie e soprattutto per l’ottimizzazione della gestione delle comunicazioni.

In questo contesto, di vitale importanza è anche il domicilio digitale, che viene definito dal Codice Amministrazione Digitale (il testo unico che organizza tutta la normativa relativa all’informatizzazione delle Pubblica Amministrazione) con la seguente definizione:

“Un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del CAD.”

Semplificando al massimo, il domicilio digitale può essere costituito da una casella pec o da un servizio di recapito certificato qualificato, così come prevede l’articolo 44 del Regolamento Ue n. 910/2014.

Domicili digitali: come funzionano

In che cosa consistono i domicili digitali? Sostanzialmente stiamo parlando di un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata, più comunemente conosciuta come Pec.

In alternativa il domicilio digitale può essere eletto presso un servizio elettronico di recapito certificato qualificato: quest’ultimo dev’essere definito come tale ai sensi del Regolamento eIDAS e deve essere valido per le comunicazioni elettroniche aventi valore legale.

Per poter far entrare la propria Pec nell’elenco dei domicili digitali è necessario essere un professionista iscritto all’ordine o un’impresa: in questo caso si viene registrati automaticamente nell’elenco INI-PEC. In alternativa, se non si è un’impresa o un professionista, i diretti interessati hanno la possibilità di entrare nell’elenco dei domicili digitali attraverso l’Inad. In questo caso è necessario essere:

• persone fisiche, che abbiano compiuto almeno diciotto anni;
• professionisti, che svolgono la propria attività e non siano iscritti in ordini, albi o collegi ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del CAD;
• enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC.

I soggetti che abbiano l’intenzione di essere iscritti nell’indice dei domicili digitali, devono necessariamente registrarsi preventivamente all’Inad, accendendo al relativo portale identificandosi con il sistema pubblico di identità digitale (SPID), la carta d’identità elettronica (CIE) o la carta nazionale dei servizi (CNS).

Arriva il nuovo Indice Nazionale dei Domicili Digitali

Il nuovo Indice Nazionale dei Domicili Digitali è un servizio tramite cui i cittadini possono procedere alla registrazione del proprio indirizzo PEC per ricevere tutte le comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione.

Dal 6 giugno 2023 le Pubbliche Amministrazioni lo utilizzano per le comunicazioni importanti che hanno una validità legale. L’elenco può essere consultato liberamente da chiunque direttamente online.

Sempre dal 6 giugno 2023 è possibile, anche per i professionisti che non sono iscritti ad un albo, inserire il proprio domicilio digitale nel nuovo elenco. Il sito di riferimento è Domiciliodigitale.gov.it, a cui accedere con una delle credenziali digitali ammesse, come lo SPID.

La registrazione dei professionisti

Nel caso in cui un professionista abbia intenzione di entrare nell’indice degli indirizzi digitali passando attraverso l’Inad, la sua registrazione è soggetta alla verifica dell’assenza dello stesso soggetto all’interno dell’INI-PEC.

Nel caso in cui il professionista risulti già iscritto in questo elenco, non potrà proseguire con la registrazione all’Inad e, quindi, non potrà eleggere tramite questo sistema il domicilio digitale in qualità di professionista. Potrà, comunque, registrarsi come persona fisica.

I professionisti hanno la possibilità di eleggere presso l’Inad il proprio domicilio digitale professionale e quello personale. La differenza tra i due domicili digitali, benché appartengano alla stessa persona, è resa evidente all’interno dell’Inad, sia al diretto interessato che agli altri utenti che dovessero consultare l’elenco.

Domicilio digitale dal 6 luglio 2023

A partire dal 6 luglio 2023 il domicilio digitale entra pienamente in vigore grazie all’Inad (Indice Nazionale dei Domicili Digitali) che di fatto diventa uno spazio web in cui i cittadini, registrati con una propria PEC, possono ricevere tutte le comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione.

Questo strumento ha l’obiettivo di andare a sostituire le raccomandate cartacee, e avere comunque una valenza legale e ufficiale. Possono iscriversi con la propria PEC al domicilio digitale le persone maggiorenni, gli enti di diritto privato non obbligati all’INI-PEC, e i professionisti che non sono iscritti ad Albi, Ordini o collegi.

A partire dal 6 luglio 2023 queste persone possono ricevere tramite domicilio digitale diverse tipologie di comunicazioni, che possono riguardare eventuali rimborsi fiscali, detrazioni delle tasse, accertamenti e verbali collegati a sanzioni amministrative.

Per registrarsi alla piattaforma è necessario accedere con una credenziale digitale, come lo SPID, e inserire il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Gli iscritti all’INI-PEC vedranno il proprio profilo direttamente importato all’interno del nuovo sistema Inad.

Domicili digitali: la dismissione

Il diretto interessato ha la piena facoltà di smettere di utilizzare il domicilio digitale, senza necessariamente sceglierne uno nuovo.

Non sempre, però, risulta possibile farlo, perché le imprese ed i professionisti, che sono iscritti nell’INI-PEC, devono necessariamente essere in possesso di un domicilio digitale, così come prevede l’articolo 6-quater, comma 2 del CAD.

Il professionista, comunque, ha piena facoltà di modificare o eliminare la propria attività professionale, che viene indicata all’interno dell’Inad.

Nel caso in cui il professionista non svolga più alcuna attività professionale e proceda all’eliminazione di tale indicazione, l’Inad provvederà alla cessazione del domicilio digitale e della posizione associata al professionista, mantenendo quella della persona fisica.

Le operazioni sul domicilio digitale

Tutte le operazioni di elezione, modifica e cessazione del domicilio digitale vengono tracciate, mediante registrazione su supporto informatico. Questo ha valore probatorio. Le registrazioni su supporto informatico riportano:

• la modalità di identificazione dell’utente per le operazioni richieste;
• data e ora di accesso all’Inad;
• data, ora e tipo di operazione effettuata (elezione, modifica, conferimento e revoca della delega, cessazione volontaria e cessazione in casi particolari) e domicilio digitale a cui è riferita l’azione;
• data e ora di validazione o annullamento della richiesta telematica al Gestore Inad.

Professionisti già iscritti nell’INI-PEC

Nel caso in cui l’indirizzo digitale di un professionista sia già iscritto nell’INI-PEC, verrà inserito anche nell’Inad come domicilio digitale in qualità di persona fisica. Il diretto interessato avrà diritto ad eleggerne uno diverso come persona fisica.

Il Ministero per lo Sviluppo Economico, avvalendosi del Gestore di INI-PEC, renderà disponibili al Gestore dell’INAD gli indirizzi e i nominativi dei professionisti presenti nell’INI-PEC, tramite servizi informatici le cui specifiche tecniche sono definite in fase di sviluppo dell’Inad.

Indice dei domicili digitali – Domande frequenti