Conservare le fatture elettroniche: come fare, tempistiche e obblighi

• Conservare le fatture elettroniche è un procedimento obbligatorio per tutte le Partite IVA, effettuato attraverso un servizio apposito.
• Puoi valutare di utilizzare il sistema di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure quello di un soggetto terzo, a pagamento.
• La conservazione è da effettuare entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi annuale, ed è necessario mantenere le fatture nel database per almeno 10 anni.

Ti stai domandando come conservare le fatture elettroniche? Si tratta di un procedimento digitale attraverso cui vengono custoditi e salvati i file nel formato previsto per questa tipologia di documento. Non si deve confondere con il semplice salvataggio sul PC, ma prevede un processo tecnico che ha il fine di attribuire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità al documento fiscale emesso digitalmente.

Dal 1° luglio 2022 questo sistema è obbligatorio per tutti coloro che dispongono di una Partita IVA, compresi i soggetti con una sistema fiscale agevolato, salvo alcune eccezioni di transito. Se svolgi l’attività di libero professionista, hai un’impresa o appartieni alla categorie dei regimi agevolati, di seguito disporrai di tutte quelle informazioni utili per conservare le fatture digitali.

Come conservare le fatture elettroniche nel 2022

La fattura è un documento fiscale che attesta una specifica transazione tra due soggetti. In base alla art. 39 del DPR n. 633/1972, sia chi emette la fattura, sia chi la riceve, deve conservarla obbligatoriamente per un determinato periodo di tempo.

Inoltre, l’art 23 del Dlgs n. 82 del 2005, stabilisce che le copie e gli estratti informatici di un documento fiscale, sono considerati conformi all’originale, se vengono convalidati attraverso un sistema autorizzato.

Con l’arrivo della fatturazione elettronica obbligatoria prevista dalla Legge di Bilancio 2018, tutti i soggetti che dispongono di Partita IVA devono conservare le fatture elettroniche, in base ai regolamenti previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Quindi è necessario aderire al sistema di conservazione sostitutivo che prevede una tecnologia specifica per permettere il salvataggio dei documenti digitali.

Come funziona la conservazione delle fatture elettroniche

Il processo per conservare le fatture elettroniche viene effettuato in un luogo specifico, ovvero un software gestito da un soggetto abilitato e prevedendo il rispetto di alcune procedure. In questo modo si garantisce:

1. identificazione certa di chi è preposto al salvataggio;
2. l’integrità del documento;
3. presenza della firma elettronica qualificata;
4. numerazione progressiva delle fatture;
5. reperibilità dei documenti  anche a distanza di tempo;
6. creazione del pacchetto di versamento.

Il processo inizia nel momento in cui emetti una fattura elettronica.  A questo punto verrà realizzato un pacchetto di versamento, ovvero un luogo in cui saranno inserite le varie ricevute fiscali emesse. Questo spazio sarà sottoposto a verifiche del sistema.

In questo modo verrà generato il cosiddetto rapporto di versamento, un documento digitale che viene aggiornato continuamente che dimostra, ai fini di legge, l’utilizzo di un sistema di conservazione. Come specificato dalla direttiva dell’Agenzia delle Entrate 13/e del 2018, la conservazione di una fattura elettronica potrà avvenire in due modalità:

1. servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate;
2. servizi da parte di soggetti terzi.

Conservare le fatture elettroniche con l’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate prevede un sistema di conservazione gratuito. L’adesione non è automatica anche se impieghi il software di fatturazione dell’Ente. Per aderire quindi è necessario attivarlo. Ecco quali sono i passaggi:

1. accedi alla pagina dell’Agenzia delle Entrate;
2. seleziona la voce Fatture e Corrispettivi;
3. effettua l’accesso utilizzando lo SPID o un altro sistema di autenticazione;
4. seleziona la voce Fatturazione elettronica;
5. entra nel servizio Conservazione;
6. accetta i termini del contratto.

Dalla data di sottoscrizione del servizio tutte le fatture elettroniche che andrai ad emettere verranno automaticamente salvate all’interno dell’apposita sezione. Potrai accedere in ogni momento e da qualunque Pc per controllare o verificare una fattura. Ciò vale anche per quelle che hai ricevuto come quietanza di un pagamento.

Conservazione delle fatture elettroniche retroattiva

Come comportarsi se hai emesso delle fatture elettroniche prima di aderire al sistema di conservazione? In questo caso puoi attivare la procedura retroattiva e quindi inserire all’interno del sistema i file in modo manuale. L’operazione è abbastanza semplice e intuitiva. Il primo passo è quello di entrare nella sezione “Conservazione” e selezionare la voce “Nuovo invio“. Successivamente devi digitare sull’icona “Fai una nuova richiesta“.

A questo punto si apre una schermata in cui aggiungere il file che vuoi caricare dal tuo computer, dal web o da un memoria esterna. Completato il trasferimento, verifica sempre che il file selezionato sia quello giusto, dato che una volta completata l’operazione non potrà essere cancellato.

Il passo finale è quello di confermare l’inserimento cliccando sul bottone “Invia“. Devi considerare che è possibile caricare tutte le fatture che hanno una data retroattiva compresa entro il biennio fiscale precedente. Quindi se effettui questa operazioni nel 2022, potrai inserire le fatture solo entro il 1° gennaio 2020.

Come rinnovare il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate

La conservazione sostitutiva con l’Agenzia delle Entrate ti permette di disporre dei tuoi file per un periodo di 15 anni. Il servizio però non si rinnova automaticamente. Dovrai confermare l’adesione ogni 3 anni. Il procedimento richiede pochi minuti. Vediamo quali sono i passaggi:

• accedi al tuo account tramite autenticazione;
• entra nella sezione “Fatture e Corrispettivi” e seleziona il menù “Fatturazione Elettronica“;
• scegli la voce “Conservazione fatture“.

A questo punto se dovrai rinnovare l’adesione si aprirà un’apposita schermata in cui ti verrà richiesto di accettare i termini. Potrai così usufruire del servizio gratuitamente per altri 3 anni.

Conservare le fatture elettroniche con Aruba

Un’alternativa al sistema di conservazione previsto dell’Agenzia delle Entrate è quella di rivolgersi a un soggetto terzo, come il sito Aruba. Può essere utile se hai aderito al servizio di fatturazione digitale della piattaforma e vuoi integrare anche quello di conservazione. Leggi inoltre la nostra guida sui migliori software di fatturazione elettronica.

Il sistema di Aruba prende il nome di DocFly e si caratterizza per un pratico pannello a cui avrai accesso da qualunque dispositivo previo autenticazione. Il servizio è a pagamento partendo da un costo di 25€ all’anno, in base alla quantità di spazio che avrai a disposizione.

Puoi caricare i tuoi documenti se sono presenti sul web, se li hai salvati in una cartella apposita, oppure se disponi di un archivio online. Si tratta di un sistema molto vantaggioso e soprattutto intuitivo. Ecco cosa potrai fare:

1. trasferire i file nel relativo pacchetto di versamento;
2. organizzare le ricevute in fascicoli;
3. creare permessi per profili utenti al fine di consultare i file;
4. gestire tutte le fasi delle conversioni.

Per accedere, ti basterà effettuare l’iscrizione dall’apposita home page, un processo facilitato se già disponi di un account PEC oppure quello di fatturazione elettronica Aruba.

Conservazione fatture elettroniche forfettari

Come comportarti se hai aperto Partita IVA con un regime forfettario? Fino al 1° luglio 2022, avevi l’opzione di emettere fattura cartacea oppure scegliere di utilizzare il Sistema di Interscambio. Oggi, è scattato l’obbligo di passare alla versione elettronica anche per i regimi agevolati, salvo alcune eccezioni:

1. apertura Partita IVA nel 2022;
2. reddito dichiarato per l’anno precedente inferiore ai 25.000€.

In questi due casi potrai continuare a mantenere la fatturazione cartacea fino al 31 dicembre del 2023. Dal punto di vista della conservazione delle fatture dovrai quindi distinguere tra:

• conservazione digitale;
• conservazione cartacea.

Se rientri tra le Partite IVA forfettarie obbligate ad emettere la fattura elettronica, dovrai aderire a un sistema di conservazione, valutando tra quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure scegliendone uno tra quelli dei soggetti terzi come Aruba.

Invece, se sei tra i soggetti esenti, avrai la possibilità di scegliere se utilizzare la fatturazione elettronica oppure conservare i documenti in modo cartaceo. In questo caso sarà necessario seguire, comunque, una serie di accorgimenti:

• inserire la marca da bollo di due euro sulla singola fattura;
• scaricare la fattura che hai inviato;
• conservare copia in ordine cronologico.

Scadenze da ricordare per le fatture elettroniche

Entro quando si deve effettuare il processo di conservazione di una fattura? Devi considerare che è prevista una scadenza. Infatti, dovrai inserire il documento nell’apposito sistema entro 3 mesi dalla data di scadenza della dichiarazione dei redditi annuale. Ad esempio, se il periodo d’imposta coincide con l’anno solare, dovrai salvare le fatture entro il 31 dicembre.

Invece, se la dichiarazione dei redditi è posticipata, come avvenuto negli ultimi anni, dovrai prendere come riferimento la nuova data. Per quanto riguarda il tempo di conservazione delle fatture, il codice civile stabilisce una regola valida sia per quelle cartacee, sia per le elettroniche. Avrai l’obbligo di mantenerle in archivio per 10 anni.

Conservare le fatture elettroniche – Domande frequenti