Gestionali per liberi professionisti a confronto: funzioni, strumenti e caratteristiche delle principali soluzioni

La gestione quotidiana di una partita IVA comprende numerose attività: documenti, preventivi, fatture elettroniche, anagrafiche dei clienti, scadenze da rispettare, ecc. Un buon gestionale per liberi professionisti unisce molte di queste funzioni in un’unica piattaforma per dimezzare i tempi da dedicare alle attività amministrative e concentrarsi solo sul proprio lavoro. Le soluzioni disponibili sul mercato cercano di rispondere proprio a questa esigenza, ma non tutte offrono le stesse funzioni né si rivolgono allo stesso tipo di utente.

Per scegliere il gestionale migliore per la propria attività è necessario partire dalle proprie esigenze e dalle funzionalità essenziali per il proprio lavoro, per poi confrontare le soluzioni del mercato.

Gestionale per liberi professionisti: cos’è e a cosa serve

I gestionali per liberi professionisti si pongono l’obiettivo di unire diversi processi (fatture, preventivi, dati di clienti e fornitori, ecc) in un unico ambiente, automatizzando le operazioni più ripetitive. Per questo il confronto non dovrebbe partire dalla domanda “qual è il gestionale migliore?”, ma piuttosto analizzare le esigenze che il software deve aiutare a risolvere.

Come sottolinea a Partitaiva.it Alberto Bigoni, consulente aziendale nei sistemi informativi, uno degli errori più comuni è “scegliere il gestionale partendo dal software anziché dalla propria attività”. Prezzo e numero di funzionalità, secondo l’esperto, rischiano di diventare criteri fuorvianti se non vengono prima individuati i processi che il professionista vuole semplificare.

Le soluzioni disponibili sul mercato non sono tutte uguali: alcune puntano sulla semplicità della fatturazione elettronica, altre offrono funzioni amministrative più ampie, altre ancora arrivano a comprendere strumenti di controllo di gestione o di collaborazione con il commercialista.

Cosa deve fare un gestionale per professionisti?

La prima distinzione da fare riguarda la funzione principale del software. La fatturazione elettronica rimane naturalmente uno degli strumenti centrali: un gestionale permette di predisporre, inviare e conservare le fatture, ma le soluzioni più complete consentono di collegare questa attività alla gestione dei clienti, degli incassi e delle spese.

Un secondo elemento importante è la possibilità di seguire il ciclo amministrativo della propria attività. Preventivi, fatture, pagamenti e scadenze possono essere gestiti all’interno dello stesso sistema, riducendo il ricorso a fogli di calcolo o strumenti separati.

Alcuni software aggiungono poi funzioni di analisi, prima nota, riconciliazione bancaria, gestione documentale e integrazione con il commercialista. Possono essere utili nel caso di attività più strutturate.

Quali funzioni non possono mancare

Secondo Bigoni non tutte le funzionalità hanno lo stesso peso. La priorità dovrebbe essere la gestione completa del ciclo cliente: anagrafica, preventivo, attività, fatturazione, incassi e scadenze dovrebbero essere collegati tra loro, così da evitare che le informazioni vengano disperse tra software diversi, fogli Excel, email e agenda.

Il secondo elemento è il controllo economico e finanziario. Non basta sapere quanto si è fatturato: per gestire un’attività è altrettanto importante sapere quanto è stato incassato, cosa deve ancora essere riscosso, quali sono i costi e, quando possibile, quale marginalità produce il proprio lavoro.

Il terzo riguarda automazioni e integrazioni. Un gestionale efficace dovrebbe ridurre le attività ripetitive, evitando per esempio di inserire più volte le stesse informazioni. È proprio su questo punto che Bigoni individua uno dei criteri più semplici per capire se un processo può essere migliorato: “Ogni volta che una persona deve copiare manualmente un’informazione da un software all’altro, probabilmente c’è un processo che può essere migliorato”.

Gestionali per liberi professionisti a confronto

*da verificare nella configurazione/piano specifico.

(Il confronto tra le soluzioni presentate è stato realizzato in autonomia dalla redazione. L’esperto intervistato non è affiliato ad alcuno dei prodotti citati né esprime valutazioni sui singoli strumenti).

Fatture in Cloud

Fatture in Cloud è una delle soluzioni più adatte a liberi professionisti, freelance e imprese individuali. Oltre alla fatturazione elettronica, la piattaforma comprende strumenti per la gestione dei preventivi, degli acquisti, dei pagamenti, delle scadenze e della prima nota. Sono inoltre disponibili funzioni di analisi e reportistica, applicazioni per dispositivi mobili e strumenti per il rapporto con il commercialista.

Un aspetto interessante è la gestione delle fatture passive: il sistema può registrare automaticamente le fatture elettroniche ricevute tramite il Sistema di Interscambio. Il software permette inoltre di organizzare le spese per categoria e allegare documenti alle singole voci.

Fattura24

Fattura24 parte dalla fatturazione elettronica, ma amplia il proprio perimetro alla gestione amministrativa dell’attività. Il software permette di creare anche preventivi, ordini, DDT e documenti pro-forma. La piattaforma è disponibile in più piani, con una differenza significativa nella profondità delle funzioni disponibili.

Il piano Professional è rivolto anche a liberi professionisti e piccole aziende, mentre i livelli superiori aggiungono funzioni come utenti multipli, magazzino, API, integrazioni con e-commerce. Il piano Complete arriva inoltre a comprendere strumenti come piano dei conti e controllo di gestione, con analisi Budget vs Actual.

Danea Easyfatt

Danea Easyfatt ha un’impostazione più vicina a quella di un gestionale completo. La soluzione è rivolta anche a professionisti e freelance e comprende: fatturazione elettronica, preventivi, pagamenti e gestione delle scadenze. Per i professionisti sono inoltre disponibili strumenti specifici per la gestione di parcelle, ritenute e contributi previdenziali.

Con i piani più strutturati, Easyfatt amplia ulteriormente le proprie funzionalità: tra queste ci sono registri e liquidazione IVA, analisi di vendite e acquisti, gestione del magazzino, documenti, agenda e promemoria. Un elemento distintivo è la possibilità di scegliere tra una versione tradizionale e soluzioni cloud. Easyfatt Cloud consente di accedere online a fatture, preventivi, vendite, acquisti, incassi e pagamenti.

Zucchetti Tieni il Conto

Zucchetti Tieni il Conto si concentra sulla gestione della partita IVA e delle attività amministrative quotidiane. La soluzione comprende la gestione della fatturazione elettronica, delle fatture emesse e ricevute, delle entrate e delle uscite, degli incassi e dei pagamenti. Un altro elemento centrale è il rapporto con il commercialista, attraverso gli strumenti dell’ecosistema Zucchetti.

In questo caso è importante distinguere Tieni il Conto da Tieni il Conto PRO. Quest’ultimo amplia il perimetro alle funzioni contabili e gestionali più avanzate.

Un solo gestionale o più strumenti?

Avere tutto nello stesso software può essere comodo, ma non significa necessariamente che la soluzione migliore sia quella che offre il maggior numero di funzioni. Secondo Bigoni, infatti, l’obiettivo non dovrebbe essere utilizzare il minor numero possibile di software, ma ridurre complessità, duplicazioni e lavoro manuale.

Un unico gestionale è conveniente quando riesce a coprire bene i processi principali senza costringere il professionista a modificare il proprio modo di lavorare. Al contrario, può avere senso affiancare strumenti specializzati quando esistono esigenze particolari, purché siano realmente integrati.

Il problema nasce quando le stesse informazioni devono essere trasferite manualmente da un sistema all’altro. L’esempio del cliente è significativo: i dati inseriti al momento dell’acquisizione dovrebbero poter essere utilizzati anche per preventivi, gestione delle attività, documenti e fatturazione. Da questo punto di vista, il numero di software utilizzati conta meno della qualità con cui riescono a dialogare tra loro.

Professionista individuale e studio associato: esigenze diverse

La dimensione dell’attività cambia anche il modo in cui dovrebbe essere valutato un gestionale. Per chi lavora da solo, secondo Bigoni, il criterio principale dovrebbe essere il tempo restituito dal software. Automazioni, promemoria, scadenze, fatturazione ricorrente e solleciti possono ridurre il peso delle attività amministrative e lasciare più tempo al lavoro per i clienti.

In uno studio associato, invece, il problema diventa anche quello di coordinare persone e responsabilità. “Qui acquistano importanza i workflow, cioè processi strutturati nei quali sia chiaro cosa deve essere fatto, da chi e con quali tempi”, chiarisce l’esperto. L’esempio può essere quello di un preventivo accettato: l’evento potrebbe attivare automaticamente le attività successive, assegnarle ai collaboratori, impostare le scadenze e generare le comunicazioni necessarie.

La differenza, quindi, è sostanziale: per il professionista individuale il gestionale deve soprattutto far risparmiare tempo; in uno studio deve anche organizzare il lavoro condiviso.

TeamSystem Studio

TeamSystem Studio è un caso completamente a parte. Si tratta di una piattaforma pensata principalmente per commercialisti e consulenti del lavoro. Comprende infatti contabilità e bilanci, dichiarazioni fiscali, gestione dello studio, antiriciclaggio, gestione del personale e servizi digitali.

Il modulo dedicato alla gestione dello studio comprende, tra le altre cose, CRM, gestione dei clienti e dei mandati, pianificazione delle risorse, rilevazione dei tempi, fatturazione, note spese e rimborsi. Anche il rapporto con i clienti è parte integrante della piattaforma: TeamSystem mette a disposizione strumenti per la collaborazione da remoto, la condivisione delle informazioni e l’acquisizione automatica dei dati.

Per questo TeamSystem Studio non dovrebbe essere considerato semplicemente come un quinto concorrente dei software precedenti. Rappresenta piuttosto un livello diverso di gestione, pensato per uno studio professionale strutturato.

Qual è il miglior gestionale per professionisti?

“Non esiste necessariamente un gestionale migliore in assoluto”, chiarisce Bigoni, che invita a diffidare delle classifiche basate solo su prezzo e funzionalità. La scelta dovrebbe partire dai processi fondamentali dell’attività: come vengono acquisiti e gestiti i clienti, come vengono organizzate le attività, come vengono gestiti documenti e scadenze, come si fattura e si incassa e quanto controllo si vuole avere sull’andamento economico.

Un software può offrire decine di funzioni, ma non significa che tutte siano indispensabili per ogni professionista. Anche il livello di digitalizzazione desiderato può fare la differenza: per chi lavora spesso fuori dall’ufficio, per esempio, l’accesso via browser o tramite app può avere un peso maggiore rispetto a chi utilizza il gestionale esclusivamente da una postazione fissa. Infine, bisogna considerare la possibilità che le esigenze cambino nel tempo.

“In definitiva, quindi, il gestionale giusto è quello che riduce il lavoro a basso valore aggiunto, evita di duplicare le informazioni e permette di avere un maggiore controllo sulla propria attività”, conclude l’esperto.