Come conservare i documenti elettronici: le direttive AgID

• Le procedure per conservare i documenti elettronici sono state rese obbligatorie con una direttiva dell’AgID di gennaio 2022, prorogata al 28 settembre.
• I documenti che devono essere conservati digitalmente comprendono tutti quelli che sono indispensabili per il corretto funzionamento dell’attività d’impresa o di uno studio di professionisti.
• Le direttive dell’AgID prevedono la nomina di un responsabile alla conservazione e la compilazione del manuale di conservazione e archiviazione.

Per le aziende, i professionisti e gli studi associati, l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha messo a disposizione delle le linee guida su come conservare i documenti elettronici, utili al fine di tutelare le informazioni e i dati evitando eventuali sanzioni o multe.

Oggi il numero di documenti in formato digitale si è incrementato in maniera esponenziale, con la necessità di adottare appositi sistemi per la conservazione. Basta considerare l’obbligo della fatturazione elettronica, con la necessità di archiviare nel modo adatto le fatture emesse.

Nella guida siamo andati a esaminare quali sono le tipologie di documenti sottoposti alle direttive dell’AgID e le indicazioni che l’Agenzia ha emanato, per una conservazione dei documenti elettronici in modo corretto e a norma di legge, evitando eventuali sanzioni o multe.

Conservazione documenti elettronici: direttive AgID

A gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove direttive dell’AgID per la conservazione dei documenti elettronici da parte di:

• aziende;
• professionisti;
• studi professionali.

L’esigenza è nata dall’incremento del numero di documenti che vengono inviati e spediti in modo digitale e contenenti informazioni necessarie alla corretta gestione di un’azienda o ai fini fiscali. Per permettere agli utenti di adeguarsi alle direttive, è stata emanata una proroga al 28 settembre 2022.

Quindi oggi, se sei un professionista o disponi di un’attività imprenditoriale, sei tenuto a rispettare le linee guida presentate dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Si tratta di qualcosa da non sottovalutare, per tutelate i tuoi documenti nel modo corretto.

Infatti, negli ultimi mesi, come riportato da una statistica del Sole 24 ore, il numero di sottrazioni dei dati sui sistemi aziendali è aumentato del 6% rispetto all’anno precedente. In questa circostanza si collocano le direttive dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Quali sono i documenti elettronici da conservare

Quali sono i documenti digitali che richiedono uno specifico procedimento di conservazione? Il numero presente all’interno delle direttive AgID è davvero ampio. Li abbiamo raggruppati per semplicità nella seguente tabella.

Tra i documenti che dovrai fare attenzione a come conservare vi sono quelli che contengono una serie di comunicazioni, avvenute con PEC ed e-mail. Le prime possono prevedere al loro interno comunicazioni da parte della Pubblica Amministrazione, oppure specifiche richieste ufficiali di un soggetto terzo o un fornitore. Invece, le e-mail possono contenere informazioni inviate dai clienti.

Un altro esempio di comunicazione rilevante per la gestione di uno studio professionale o di un’azienda sono i documenti bancari: dagli estratti conti agli affidamenti, dai mutui ai prestiti, fino a un’eventuale richiesta di una carta di credito

Anche i documenti fiscali dovranno essere conservati adeguatamente. In particolare, dopo il 1° luglio 2022 per l’invio elettronico delle fatture, ti devi munire di uno specifico software di fatturazione elettronica che preveda anche la possibilità di conservare i documenti digitali, oppure affidarti al sistema di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.

Per approfondire questo argomento, puoi leggere anche la nostra guida su come conservare le fatture elettroniche. Infine, devi considerare, documenti come i pagamenti degli F24 online ai fini fiscali, quelli delle utenze e gli atti legali che oggi sono quasi tutti  effettuati in modo digitale.

Come conservare i documenti elettronici correttamente

Le direttive da parte dell’AgID posso essere suddivise in 3 punti:

1. verifica dei documenti da conservare;
2. nomina di un responsabile della conservazione;
3. creazione del Manuale di conservazione.

Come titolare di uno studio o amministratore di un’attività d’impresa, il primo passo da affrontare è quello di individuare quali sono i documenti elettronici che devono essere conservati, come indicato nella tabella precedente. A questo punto devi passare alla fase successiva: la nomina di un responsabile della conservazione.

Questo soggetto può essere interno all’azienda, oppure hai la possibilità di nominarne anche uno esterno che operi come libero professionista, oppure una impresa specializzata nella creazione e protezione dei dati informatici.

In ambedue i casi è richiesta un’idonea competenza nel settore giuridico e informatico, oltre a una conoscenza di come funziona l’archiviazione in ambito digitale. Ecco quali sono i principali compiti di questa figura:

• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione e archiviazione delle informazioni;
• gestisce il processo di conservazione;
• definisce quali possono essere i soggetti che hanno accesso alle informazioni sensibili;
• effettua il costante monitoraggio del sistema di archiviazione;
• interviene in caso di necessità nel modernizzare il sistema  di archiviazione digitale;
• permette la verifica da parte degli organi competenti in caso di controlli;
• redige il Manuale di conservazione.

Manuale di conservazione

Soffermiamoci su questo specifico documento digitale. Infatti, nel Manuale di conservazione devi inserire tutte quelle informazioni necessarie a indicare come è stato organizzato il sistema di conservazione dei documenti elettronici. Per questo dovranno essere identificati:

• i soggetti coinvolti nella conservazione e quelli che sono stati delegati;
• la tipologia di modello di archiviazione che viene utilizzato;
• la descrizione del processo di immagazzinamento e archiviazione;
• le misure di sicurezza adottate;
• le verifiche che vengono effettuate per il corretto funzionamento;
•  il sistema procedurale per la richiesta di eventuali duplicati e copie;
• le normative in vigore nei luoghi in cui sono tenuti i documenti.

Quali sono le sanzioni in caso di mancata o scorretta conservazione

Per il mancato rispetto delle linee guida non sono previste delle sanzioni specifiche, ma si applicheranno in modo indiretto, dato che si farà riferimento all’eventuale violazione di una norma fiscale o procedurale.

Ad esempio, se non hai messo in sicurezza i dati sensibili di clienti e fornitori, si determina la violazione delle normative previste dal Gdpr (il regolamento generale sulla protezione dei dati online) con sanzioni che posso arrivare fino a 10 milioni di euro e al 2% del fatturato dell’anno precedente.

Invece, se non hai archiviato in modo corretto un documento, come nel caso di una fattura, andrai incontro a una violazione di una norma tributaria con una sanzione che può andare dai 1.032,91€ fino ai 7.746,85€.  

In ogni caso tra le direttive AgID viene ribadita la necessità di un continuo adeguamento del sistema di conservazione. Questa raccomandazione è fondamentale al fine di ottenere una corretta archiviazione e un’elevata sicurezza.

Infatti, l’aggiornamento può essere necessario sia se si verifica la necessità di archiviare nuove tipologie di dati, sia nel caso in cui un’attività d’impresa o professionale adotti un nuovo sistema elettronico predisposto alla gestione e alla conservazione delle informazioni.

Conservazione documenti elettronici – Domande frequenti