Compilare la Prima Nota contabile: la guida

• La Prima Nota contabile è un documento non obbligatorio in cui le aziende annotano tutti i movimenti contabili che si registrano quotidianamente.
• Con la Prima Nota è possibile tenere traccia delle movimentazioni degli eventi esterni e tenere in ordine le entrate e le uscite economiche dell’azienda.
• Esistono numerosi software dedicati alla Prima Nota contabile che facilitano la registrazione dei movimenti.

Tra le scritture contabili non obbligatorie, ma utili alla gestione dei flussi economici c’è la Prima Nota contabile, ma come si compilano nel modo corretto le operazioni effettuate?

Le aziende e i professionisti devono tenere traccia delle entrate e delle uscite economiche per poter avere sempre un quadro preciso della situazione economica dell’attività. Per farlo possono utilizzare la Prima Nota contabile, un documento contabile non obbligatorio in cui vengono annotati tutti i movimenti economici che vengono effettuati quotidianamente.

All’interno di questo registro si annotano le entrate e le uscite di cassa. Pur non essendo prevista dalla legge, è uno strumento molto utile e basta inserire la data, il movimento e le operazioni finanziarie.

Compilare la Prima Nota contabile consente all’attività commerciale di tenere traccia di tutti gli eventi esterni all’attività che riguardano il denaro contante. Ma vediamo nel dettaglio cos’è la Prima Nota contabile e, soprattutto, come si compila.

Cos’è la Pima Nota contabile

La Prima Nota è un metodo di registrazione delle scritture contabili utile per tenere la contabilità aziendale sempre aggiornata.

In questo documento contabile si annotano tutte le operazioni contabili in modo ordinato, indicando i dati occorrenti per lo sviluppo del successivo processo di rilevazione aziendale e la compilazione del Libro Giornale che, al contrario della Prima Nota, è obbligatorio per legge.

È nella Prima Nota contabile che si annotano per prime tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari effettuate quotidianamente dai soggetti IVA.

Pur non essendo obbligatoria, il suo utilizzo è fortemente consigliato per tenere traccia delle operazioni compiute. Le scritture contabili da registrare sono tutti i movimenti contabili, come ad esempio:

• le fatture in entrata e in uscita;
• i corrispettivi giornalieri;
• gli incassi e i pagamenti;
• le retribuzioni;
• le spese sostenute per affitto, condominio, bolli e così via;
• i prelievi e i versamenti di denaro contante;
• le operazioni bancarie;
• i bonifici e i pagamenti;
• il pagamento di imposte e tasse.

Mentre in passato la Prima Nota si gestiva mediante moduli cartacei, successivamente sostituiti da file Excel, oggi la Prima Nota si gestisce con appositi software di contabilità.

Tenere una corretta Prima Nota, consente all’azienda di prepararsi all’elaborazione delle successive scritture contabili più complesse, che sono obbligatorie per legge come nel caso del libro giornale, del Libro Mastro e del Bilancio. In più, con la risoluzione del MEF n. 9/101 del 9.08.79, la Prima Nota contabile:

“Diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa”.

In più, l’articolo 24 del DPR n. 633/1972 stabilisce che il registro Prima Nota è obbligatorio nei casi in cui i commercianti al minuto sono esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi, ovvero quando hanno il registro dei corrispettivi in un luogo diverso rispetto a quello in cui si svolge l’attività. 

A cosa serve la Prima Nota contabile

Come abbiamo anticipato, pur non essendo obbligatoria per legge, la Prima Nota contabile è molto utile perché svolge diverse funzioni.

Prima di tutto è uno strumento utile per la tracciabilità delle transazioni in quanto consente di registrare e tracciare in modo accurato tutte le transazioni in contanti. Offrendo un quadro completo e dettagliato di entrate e uscite, consente di individuare più facilmente errori e discrepanze.

Inoltre, mantenere in ordine la Prima Nota contabile aiuta a mantenere un controllo finanziario efficace monitorando il flusso di denaro e identificando anomalie o discrepanze, in modo da agire tempestivamente per risolvere tali problematiche.

È anche uno strumento utile per la riconciliazione delle transazioni di cassa, in quanto permette di confrontare le registrazioni nel registro con le ricevute, le fatture o altri documenti di supporto.

Infine, è indispensabile per preparare gli altri report finanziari oltre ad essere utile anche per la conformità fiscale.

Come tutti gli altri documenti contabili, anche la Prima Nota deve essere conservata per un certo periodo di tempo. Infatti, questo documento rispetta le normative fiscali e contabili, di conseguenza il periodo di tempo di conservazione è di almeno 10 anni, in modo tale da garantire la disponibilità dei dati e la conformità legale.

Come compilare la Prima Nota contabile

La registrazione dei movimenti in prima nota rispetta le stesse regole della partita doppia. Nella compilazione della Prima Nota contabile vanno annotate tutte le informazioni relative al movimento contabile, necessarie a rilevarne natura e manifestazione. Quindi, andranno inseriti i seguenti dati:

• la data del movimento (quando è stato effettuato o ricevuto il pagamento);
• la descrizione del movimento;
• il riferimento specifico (ad esempio ricevute e fatture);
• l’importo dell’operazione;
• le informazioni sul conto corrente sul quale è avvenuto il movimento;
• le eventuali note;
• il saldo progressivo.

All’interno della Prima Nova vanno inserite tutte le operazioni economiche aziendali: sia quelle effettuate in contanti, sia i movimenti bancari. Per questo è possibile decidere se fare una sola Prima Nota o due:

• Prima Nota cassa, in cui annotare tutte le operazioni di pagamento o incasso in contanti;
• Prima Nota banca, in cui inserire tutti i movimenti economici documentati, tra cui assegni, fatture, bonifici, SDD e così via.

Dopo aver compilato la Prima Nota, è necessario consegnare periodicamente la documentazione al commercialista. In tal modo potrà integrarla a tutte le altre operazioni di gestione effettuate nel durante il periodo di rendicontazione.

In più, occorre predisporre i seguenti documenti:

• elenco delle fatture emesse, ordinate secondo la data della loro emissione;
• elenco delle fatture di acquisto ricevute, in ordine di data;
• altri documenti (buste paga, ricevute, quietanze di pagamento, estratti conto, etc.).

Per poter compilare la Prima Nota nel modo corretto è indispensabile essere quanto più precisi possibili e, secondariamente, inserire tutte le informazioni necessarie per individuare il movimento e le eventuali discrepanze.

Compilare la Prima Nota IVA e note di credito

In genere, la maggior parte dei software gestionali dedicati alla gestione della contabilità offrono anche la possibilità di tenere diversi registri contabili. 

Tuttavia, molti software utilizzano funzioni come la Prima Nota Iva per rilevare i movimenti Iva o ancora Prima Nota Diversi a Diversi per registrare altre tipologie di movimenti. Ma vediamo alcuni esempi.

1. Prima Nota Iva

La Prima Nota Iva è una funzione presente in molti software contabili e permette di inserire i movimenti derivanti da fatture clienti e forniti, tra cui anche le note di credito e di debito.

La Prima Nota Iva gestisce automaticamente il Dare e l’Avere, nel rispetto delle regole della partita doppia.

Nel caricare i dati della fattura andranno inseriti i dati identificativi del documento come: la causale, il tipo di fattura, i riferimenti al documento (numero fattura, data, intestazione, partita Iva del fornitore) e il tipo di pagamento.

Abbiamo riportato come esempio un movimento contabile generato in partita doppia, contenuto nella seguente tabella.

Conto	Dare	Avere
Fornitore – Fattura n° XX Partita n° XXXXXXXXXX		€ 1.200
Conto acquisti da fornitore	€ 1.000
Erario c/to IVA acquisti	€ 200

2. Registrazione di una nota di credito

Nella Prima Nota è anche possibile registrare le note di credito e di debito. In tal caso bisognerà semplicemente selezionare la causale per cui si carica la nota di credito/debito.

Invece, il movimento contabile generato in partita doppia può essere come delineato nel caso seguente.

Conto	Dare	Avere
Cliente		€ 500
Conto vendite a clienti	€ 416,67
Erario c/to iva vendite	€ 83,33

Compilare la Prima Nota contabile – Domande frequenti