Registratori di cassa e POS, la scadenza per l’abbinamento è il 20 aprile

I commercianti e i titolari di attività artigianali devono completare l’abbinamento tra i propri registratori telematici e i Pos entro lunedì 20 aprile. La scadenza riguarda tutti i dispositivi che erano già operativi nel mese di gennaio e fa parte delle nuove regole fiscali stabilite dalla legge di Bilancio del 2025, con cui il governo ha reso obbligatorio il collegamento tra gli strumenti di pagamento elettronico e i sistemi di certificazione dei corrispettivi.

Il funzionamento del portale

Il nuovo sistema è diventato operativo lo scorso 5 marzo attraverso un servizio dedicato sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Gli esercenti possono associare i dispositivi attraverso un collegamento “logico” che avviene via software, cosa che esclude l’obbligo di installare cavi o connessioni fisiche tra il registratore di cassa e il terminale dei pagamenti (qui la guida per effettuare il collegamento).

Questa procedura serve a semplificare la comunicazione dei dati, perché l’integrazione automatica riduce la necessità di interventi manuali a fine giornata. Secondo le indicazioni del governo, la misura non dovrebbe comportare costi aggiuntivi per l’adeguamento dei vecchi macchinari, ma questo dipenderà dai software già installati sui dispositivi in uso.

Il calendario delle registrazioni

Il termine del 20 aprile è il risultato di un periodo transitorio di 45 giorni che è iniziato con l’attivazione del servizio online. Per chi ha iniziato a utilizzare un Pos dopo il mese di gennaio il calendario è differente, perché in questi casi l’abbinamento deve essere effettuato tra il sesto giorno e la fine del secondo mese successivo a quello della prima attivazione.

Si tratta di un adempimento che va eseguito una sola volta per ogni dispositivo, a meno che non intervengano variazioni tecniche o la sostituzione dei macchinari. L’integrazione dei dati dovrebbe rendere più fluida la gestione della contabilità per le imprese, ma il mancato rispetto di queste date potrebbe esporre i contribuenti a sanzioni amministrative e controlli più approfonditi sulla corrispondenza tra incassi reali e dichiarati.

Modalità di collegamento

Il processo di collegamento tra i dispositivi non richiede l’intervento di un tecnico specializzato né l’utilizzo di cavi per unire fisicamente i due apparecchi. Si tratta, infatti, di un abbinamento esclusivamente virtuale che si gestisce online attraverso il portale “fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Per procedere, l’esercente o il suo consulente fiscale devono utilizzare il servizio denominato “gestione collegamenti”. L’operazione consiste nell’associare il numero di matricola del registratore telematico, già registrato in Anagrafe tributaria, con il codice identificativo del POS.

Per rendere il compito più fluido, il sistema mostra automaticamente un elenco dei terminali di pagamento intestati all’attività, basandosi sui dati che le banche e gli istituti finanziari hanno già trasmesso all’Agenzia.

Una soluzione specifica è prevista anche per chi non possiede una cassa fisica: chi emette gli scontrini tramite il servizio “documento commerciale on line” può completare l’associazione dei dati direttamente all’interno della medesima procedura web.

Sanzioni previste in caso di inadempimento

Il mancato collegamento tecnico tra terminale di pagamento (POS/SoftPOS) e RT è punito con una sanzione che varia da 1.000 a 4.000 euro. Per ogni operazione di pagamento elettronico non correttamente memorizzata o trasmessa, invece, la sanzione è di 100 euro, con un tetto massimo di 1.000 euro per trimestre, a condizione che la violazione non incida sulla corretta liquidazione dell’imposta. Infine, se il disallineamento tra incasso POS e scontrino nasconde un’omissione fiscale, la sanzione è pari al 70% dell’IVA dovuta (precedentemente 90% prima della riforma fiscale), con un importo minimo di 300 euro per singola operazione.

Sanzioni accessorie

In presenza di violazioni ripetute o di particolare entità, qualora vengano accertate 4 violazioni distinte in giorni diversi nell’arco di un quinquennio, scatta la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo compreso tra 15 giorni e 2 mesi. Se il totale dei corrispettivi non documentati correttamente supera la soglia di 50.000 euro tale sospensione può essere estesa fino a 6 mesi.

Chi è escluso

L’Agenzia delle Entrate, attraverso le FAQ pubblicate il 5 marzo 2026, ha chiarito quali sono i casi di esenzione, specificando che non sono soggetti al nuovo obbligo di collegamento i corrispettivi certificati tramite distributori automatici, quelli relativi alla cessione di carburante e quelli per la ricarica di veicoli elettrici, anche se incassati elettronicamente. Allo stesso modo, sono esclusi i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica (tabacchi, generi di monopolio, vendite a distanza, ecc.). Tuttavia, la casistica si complica nei casi misti. Ecco alcune regole pratiche.

Per esempio, il tabaccaio che usa un unico POS sia per vendere tabacchi (operazione esonerata), sia per vendere caramelle e cartoleria (documento commerciale), è obbligato al collegamento perché il POS serve anche per incassi soggetti a certificazione.

Al contrario, il distributore di carburante che tiene un POS riservato esclusivamente ai rifornimenti non è tenuto a collegare quel POS. Può però dichiararne l’uso esclusivo per operazioni esonerate nella procedura web, così da eliminarlo dall’elenco dei POS da collegare.

In ogni caso, per facilitare l’adempimento, è stata pubblicata sul sito istituzionale una guida operativa corredata da tabelle e immagini.