Business Travel: cos’è e come si organizza un viaggio d’affari

Il Business Travel è un nuovo modo di concepire i viaggi d'affari: dalla pianificazione alla definizione delle travel policy, fino all'etiquette. Scopriamo come si organizza e quali sono gli aspetti più importanti da considerare.

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  • Il “Business Travel” è conosciuto in Italia come un viaggio d’affari che si intraprende per motivi di lavoro come la partecipazione a convegni, fiere, congressi di settore.
  • Molte aziende decidono di affidarsi a business travel management company esterne per le attività di gestione, organizzazione e prenotazione di un viaggio d’affari.
  • Nelle fasi di pianificazione è importante definire anche la travel policy, ovvero tutte quelle regole che i dipendenti devono seguire nei viaggi di lavoro.

L’organizzazione di un viaggio d’affari, il cosiddetto Business Travel nella sua nuova concezione, comporta una spesa molto importante che deve sostenere un’azienda, oltre che una grande opportunità per stipulare nuovi contratti, mantenere i contatti con i clienti e i fornitori già attivi, presenziare a corsi di aggiornamento o ad eventi del settore.

Nella pianificazione del viaggio di lavoro, soprattutto per ottimizzare i costi, entrano in gioco diverse figure professionali e ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione: il travel manager, per esempio, si occupa delle attività di prenotazione e organizzazione del viaggio. La travel policy e l’etiquette, invece, definiscono il comportamento da tenere nel corso del viaggio d’affari.

Scopriamo cosa si intende per Business Travel: come si organizza un viaggio d’affari, cosa fa il travel manager e come definire una travel policy ottimale per un viaggio di lavoro.

Cos’è il Business Travel: la definizione

Il Business Travel è una nuova concezione del viaggio d’affari e comprende tutti quei trasferimenti che un’azienda organizza per i propri lavoratori per partecipare a corsi di formazione o aggiornamento, per stipulare nuovi contratti o semplicemente per mantenere i contatti con clienti e fornitori aziendali che si trovano in un posto diverso da dove ha sede l’azienda stessa. Sono inclusi, in questo senso, anche i viaggi premio che un’azienda organizza per i propri dipendenti.

Il termine “business travel” si può tradurre in italiano come “viaggio di lavoro” o “turismo d’affari” e comprende tutte le attività di organizzazione, pianificazione e prenotazione di un viaggio che ha obiettivi lavorativi o aziendali, ma anche qualche momento di svago e relax.

Il settore internazionale di riferimento per i business travel è il Mice, acronimo di “Meetings, Incentive, Congresses and Exhibition”.

Business Travel, Bleisure e turismo d’affari

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Le ultime tendenze del Business Travel hanno fatto emergere i nuovi concetti di “Bleisure” e “turismo d’affari”, per evidenziare l’importanza di ritagliarsi dei momenti di libertà, di piacere e di tempo libero (da “leisure” appunto) anche durante i viaggi aziendali o di lavoro.

Bleisure è un termine che evidenzia la necessità di un prolungamento di un viaggio di lavoro durante un weekend proprio per concedersi un po’ di svago, visitare la città in cui ci si trova e trascorrere del tempo al di là degli impegni lavorativi.

Un concetto che si differenza dai precedenti è poi il “turismo d’affari”, termine che indica il provvisorio trasferimento del lavoratore per un periodo inferiore all’anno, dove quest’ultimo continua a svolgere il suo lavoro ma a distanza.

I viaggi di affari in questo senso possono anche essere organizzati con un’ottica di team building, ovvero di implementare la comunicazione e l’integrazione dei lavoratori dell’azienda.

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Business Travel: come si organizza un viaggio d’affari

Le grandi aziende spesso decidono di affidarsi a delle vere e proprie business travel management company per un efficace svolgimento dei viaggi d’affari: queste particolari organizzazioni si occupano dell’intero processo di pianificazione e prenotazione del viaggio (dagli spostamenti in aereo o con altri mezzi fino alla gestione degli alloggi), andando a confrontare e ottimizzare i costi e le spese per l’azienda.

Una figura importante in questo senso è il travel manager, un professionista nella gestione e prenotazione dei viaggi d’affari che ha il compito di trovare il giusto equilibrio tra riduzione dei costi e comfort per il viaggiatore, magari impostando una travel policy aziendale per facilitare i processi.

Un altro aspetto da considerare nell’organizzazione di un business travel riguarda la sicurezza dei dipendenti: a tal fine, potrebbe essere utile pianificare e prevedere un sistema di risk management e di travel security che possa essere pronto ad ogni evenienza.

Viaggio d’affari: travel policy ed etiquette

La definizione di una travel policy è fondamentale per garantire il corretto svolgimento del viaggio di lavoro: questo documento definisce le linee guida del business travel specificando quelle che sono le regole per i dipendenti per quanto riguarda la sicurezza generale del viaggio, i metodi di pagamento, le spese (che comprendono i pasti e lo svago) e la prenotazione degli spostamenti. 

La travel policy definisce quali sono le spese che si possono prenotare, quali sono incluse o esclusi e quali possono essere successivamente rimborsate al lavoratore da parte dell’azienda.

Talvolta le policy possono contenere anche le modalità per mantenere bassi i costi di viaggio o includere un elenco di compagnie aeree e hotel approvati che i dipendenti dovrebbero utilizzare.

All’interno di una travel policy, dunque, non possono mancare le seguenti voci:

  • spese ammesse e non ammesse;
  • spese rimborsabili e non rimborsabili;
  • rendicontazione delle spese e dei rimborsi;
  • politiche di sicurezza per i dipendenti durante il viaggio.
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Business Travel 2024, un settore in crescita

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Mentre nel periodo di pandemia il settore del Business Travel ha registrato una contrazione, strettamente connessa alle limitazioni sugli spostamenti nazionali e internazionali, nel 2024 è stato segnato un nuovo record per i viaggi aziendali.

A descrivere l’andamento del settore Business Travel è il Gruppo Uvet con i dati di Business Travel Trend (BTT) di Aprile 20241, indice mensile realizzato con il Centro Studi Promotor (CSP), attraverso un campione rappresentativo delle più importanti aziende che operano nei più svariati settori dell’economia italiana.

Con un valore dell’indice di riferimento record di 108 (in aumento di venti punti rispetto al mese precedente), aprile si presenta come un periodo di rinascita per il settore. Anche le transazioni mostrano un balzo di ben 15 punti rispetto al dato negativo di marzo.

L’incremento più significativo del travel value riguarda in particolare i voli (da 79 di marzo a 96 di aprile) e gli hotel (131 ad aprile rispetto a 107 di marzo). La spesa media per i viaggi d’affari, infine, resta sostanzialmente stabile. 

Business Travel – Domande frequenti

Cosa si intende per Business Travel?

Il Business Travel è una nuova concezione dei cosiddetti viaggi d’affari, che include tutto ciò che riguarda l’organizzazione di una trasferta di lavoro in tutti i suoi aspetti, da quello economico a quello organizzativo-logistico.

Cosa fa il travel manager?

Il travel manager è quella figura presente in un’azienda che si occupa dell’organizzazione dei viaggi di lavoro. Si trova principalmente nelle grandi imprese.

Cosa significa travel policy?

La travel policy è il documento aziendale che disciplina le regole che i dipendenti devono seguire per i viaggi di lavoro e i rimborsi delle spese.

  1. Business Travel Trend, aprile 2024, Centro Studi Promotor ↩︎
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Laura Pellegrini

Giornalista e content editor

Dopo la Laurea in Comunicazione e Società, ho iniziato la carriera da freelance collaborando con diverse realtà editoriali. Ho scritto alcuni e-book sui bonus e ad oggi mi occupo della redazione di articoli di economia, risparmio e lavoro.

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