Trasparenza salariale, l’Italia recepisce la direttiva UE: cosa devono fare le aziende per adeguarsi

Con la scadenza del recepimento nazionale della direttiva UE 2023/970 sulla trasparenza salariale, fissata per il 7 giugno 2026, l’ordinamento italiano entra in una nuova era per quanto riguarda la gestione delle risorse umane e le politiche retributive. La norma comunitaria introduce l’obbligo di parità retributiva tra uomini e donne a parità di mansioni attraverso una serie di adempimenti stringenti. Per le piccole e medie imprese (PMI), i datori di lavoro e i consulenti del lavoro non si tratta di una semplice formalità burocratica. Cambiano infatti i processi di selezione, l’inquadramento e la comunicazione pre e post assunzione.

Le nuove regole europee, però, non scatteranno per tutti nello stesso momento, ma c’è una tabella di marcia ben precisa da seguire, pensata per dare alle imprese il tempo di organizzarsi in base alla loro dimensione.

Quando entra in vigore la direttiva UE sulla trasparenza salariale

Mentre alcuni obblighi sono validi fin da subito e per chiunque, la parte che riguarda l’invio dei rapporti scritti sui compensi seguirà scadenze diverse a seconda del numero di dipendenti in organico.

Nel dettaglio, il 7 giugno 2026 è la scadenza entro cui l’Italia e gli altri Stati membri devono approvare le proprie leggi nazionali per recepire la direttiva europea. A partire da questa data entrano in vigore i divieti e i diritti generali (come lo stop alle domande sullo stipendio passato nei colloqui o l’obbligo di trasparenza negli annunci). Il 7 giugno 2027: è la scadenza per il primo adempimento pratico di rendicontazione (l’invio del report scritto sui dati salariali del 2026) che riguarda le aziende più grandi, nello specifico quelle con almeno 150 dipendenti.

Le realtà più piccole (da 100 a 149 dipendenti) hanno invece a disposizione un margine di tempo molto più ampio. Per questa fascia il primo report triennale andrà consegnato entro il 7 giugno 2031.

Mentre le attività minori e le microimprese che non raggiungono la soglia dei 100 dipendenti non avranno l’obbligo di inviare queste comunicazioni periodiche. Questo non significa però che ne siano del tutto escluse: anche per loro restano validi i diritti di informazione dei lavoratori e le nuove regole generali sulla trasparenza dei compensi.

Come funziona la rendicontazione

La rendicontazione è un report periodico che le aziende devono redigere per calcolare la differenza media tra gli stipendi degli uomini e quelli delle donne che svolgono le stesse mansioni. Questo controllo serve a far emergere eventuali differenze ingiustificate. La normativa stabilisce un limite ben preciso da non superare, una sorta di soglia di tolleranza fissata al 5%.

Se dai calcoli emerge che tra colleghi con lo stesso ruolo c’è un distacco medio superiore a questa percentuale, l’azienda deve essere in grado di spiegarne il motivo basandosi su fatti concreti e dimostrabili, come ad esempio una maggiore anzianità di servizio o il possesso di particolari competenze certificate.

Nel caso in cui questa differenza superiore al 5% non sia giustificata da motivi oggettivi, l’azienda non può ignorare il problema. In questa situazione scatta l’obbligo di avviare un confronto e una valutazione insieme ai rappresentanti dei lavoratori, con l’obiettivo di analizzare la situazione e trovare soluzioni per correggere l’anomalia e riequilibrare i compensi.

Cosa cambia per le imprese italiane

Con la direttiva cambiano anche le regole d’ingaggio nella fase di ricerca del personale. Oltre al divieto di domandare ai candidati, sia in fase di colloquio che tramite questionari, l’attuale retribuzione o i compensi percepiti nei passati rapporti di lavoro, i bandi di concorso o gli annunci di lavoro devono indicare la retribuzione iniziale o il livello contrattuale di inquadramento (es. facendo riferimento ai minimi tabellari del CCNL applicato o a un range retributivo interno predefinito).

Ogni lavoratore acquisisce un vero e proprio diritto alla trasparenza. Le aziende devono rendere accessibili ai dipendenti (attuali e futuri):

• i criteri utilizzati per determinare la progressione economica, i bonus e i passaggi di qualifica devono essere oggettivi e neutrali rispetto al genere.
• i dati sul livello retributivo medio della propria categoria di mansione, disaggregati per sesso.

Rischi sanzionatori e inversione dell’onere della prova

Il mancato adempimento dei requisiti di trasparenza espone le imprese a conseguenze legali e finanziarie. Il decreto di recepimento definisce sanzioni pecuniarie proporzionate e dissuasive per le aziende inadempienti.

In caso di controversia legale, non spetterà più al lavoratore dimostrare l’esistenza di una discriminazione salariale. Al contrario, sarà l’azienda a dover provare, con dati oggettivi e criteri neutri rispetto al genere, che le differenze retributive rilevate sono giustificate e non discriminatorie.

Sono poi previste sanzioni economiche graduate in base alla gravità della violazione, alla dimensione dell’azienda e alla reiterazione del comportamento inadempiente. Inoltre, le aziende che non rispettano i parametri di parità o che non provvedono a sanare i divari ingiustificati possono andare incontro all’esclusione da appalti pubblici e da agevolazioni finanziarie o creditizie già concesse o in fase di erogazione.

Inoltre, i lavoratori che dimostreranno di aver subito una discriminazione avranno diritto al recupero integrale delle retribuzioni arretrate, inclusi i trattamenti accessori e i bonus non corrisposti.

Checklist di adeguamento per datori di lavoro e consulenti

Per ridurre il rischio di contenzioso e farsi trovare pronti davanti ai controlli dell’Ispettorato del Lavoro, la gestione aziendale deve implementare una serie di verifiche preventive, ovvero:

• aggiornare i modelli di annuncio di lavoro ed eliminare dai form di candidatura i campi relativi alla retribuzione attuale ed inserire i range di RAL previsti per la posizione;
• mappare le mansioni interne e verificare l’equiparazione delle mansioni (lavoro di pari valore) all’interno dell’organigramma aziendale, indipendentemente dal sesso dei lavoratori occupati;
• formalizzare i criteri di aumento salariale e redigere un documento interno aziendale che specifichi in modo chiaro e oggettivo le modalità di assegnazione di premi di produzione, superminimi e passaggi di livello.