Mappare i processi è essenziale per organizzare lo studio professionale

Mappare i processi di uno studio professionale è importante per ottimizzare la gestione del lavoro: ecco alcuni spunti utili.

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Mappare processi studio professionale
  • Mappare i processi è utile a definire quali sono le attività svolte dallo studio professionale e organizzarle.
  • Per mappare i processi è possibile suddividere le operazioni in categorie di appartenenza.
  • Ad oggi esistono diversi software che si possono utilizzare per la gestione dei processi di lavoro.

La mappatura dei processi di studio anticipa la fase della gestione, e crea la connessione tra organizzazione ed esecuzione delle attività operative.

L’introduzione di strumenti software per favorire il controllo della gestione e delle procedure deve essere preceduta da un’attenta analisi che non può prescindere dalle attività professionali svolte all’interno dello studio.

Anche in questo caso il primo passaggio è la segmentazione delle attività svolte e la loro classificazione in modo puntuale. La complessità e la precisione del sistema di controllo dei processi di studio dipende dal livello di approfondimento che si vuole dare alle attività, e dal tipo di controllo che si intende esercitare sulla struttura.

Come mappare i processi dello studio professionale

Un esempio potrà essere più conducente rispetto a una classificazione astratta e, pertanto, possiamo ipotizzare l’analisi di uno studio professionale in cui si svolgono attività di consulenza fiscale, consulenza del lavoro e finanza agevolata.

Ecco una mappatura dei processi di consulenza fiscale:

Ecco una mappatura dei processi di consulenza del lavoro:

  • modello 770;
  • liquidazioni Inail;
  • certificazioni uniche;
  • assunzioni, variazioni e cessazioni del personale;
  • elaborazione periodica cedolini.

Una mappatura dei processi di finanza agevolata:

  • crediti di imposta;
  • bandi Invitalia;
  • voucher Camera di Commercio.

Una mappatura dei processi amministrativi:

  • fatturazione;
  • addebito attività straordinarie;
  • gestione compliance;
  • preventivi e clienti potenziali.

Dopo aver mappato i processi, sarà più semplice decidere, in base alle caratteristiche delle risorse umane e la disponibilità degli organi decisionali, quali strumenti software utilizzare per l’implementazione delle attività.

La scelta di avvalersi di uno strumento piuttosto che di un altro potrà influire su una ridefinizione della mappatura per renderla più aderente allo strumento, senza stravolgere l’impianto di base che deve essere frutto di un’analisi condivisa con tutto il team.

Si tratta di un’attività importante, che potrà rappresentare uno degli elementi fondamentali per la certificazione di qualità dello studio, un altro passaggio che potrebbe rivelarsi vincente nella dinamica di crescita della struttura.

Mappatura studio professionale
soldo business

Obiettivi della mappatura dei processi

Mappare i processi di uno studio professionale è utile ad analizzare e controllare maggiormente tutte le operazioni svolte nello studio, e verificare che tutte le attività siano svolte correttamente. La prima fase per una mappatura corretta è la segmentazione della struttura.

La certificazione di qualità passa anche dalla mappatura dei processi, e tramite questa operazione è possibile velocizzare le operazioni dello studio, e ottimizzare i lavori.

Gli strumenti per la mappatura dei processi

La mappatura dei processi di studio è un’attività che, normalmente, negli studi professionali ha una tradizione orale di trasmissione dell’esperienza. Non vi sono dei modelli di gestione di questa fase, diversa dalla spiegazione dei singoli passaggi con dimostrazione.

L’utilizzo di cartelle di lavoro Excel è un metodo a volte utilizzato che, invece di semplificare il lavoro, complica la gestione e obbliga all’utilizzo di un software inadatto all’attività.

All’interno di molti software gestionali per commercialisti esistono dei moduli adattati che sono, di solito, molto farraginosi e piuttosto che incentivare il professionista e lo staff al loro utilizzo li fanno desistere dalla procedura. 
Ti può interessare anche la lettura dell’articolo: “Come funziona il mansionario per uno studio professionale“.

Quali software utilizzare

Lo strumento software coadiuva il professionista nell’attività di mappatura che, tuttavia, resta una procedura legata sempre alla predisposizione dello studio all’innovazione e all’introduzione nella gestione di metodi scientifici, piuttosto che empirici, nella sua conduzione.

In questa fase avere al proprio fianco degli specialisti nell’organizzazione potrebbe essere un modo per risparmiare tempo e avere un supporto sui tempi, e sulle difficoltà da affrontare nell’introduzione di strumenti di gestione del lavoro per obiettivi.

L’individuazione del software più adatto sarà semplificata, nei prossimi anni, dall’introduzione di strumenti low code e no code che incentivano lo sviluppo anche interno allo studio.

Autore
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Giovanni Emmi

Dottore Commercialista

Commercialista dal 🧗🏾‍♀️secondo millennio, innovatore professionale nel terzo millennio🏃🏾‍♂️. Il futuro della professione del commercialista nel mio ultimo libro "dalla società alla rete tra professionisti".

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