Fleet Management: come ottimizzare la gestione della flotta aziendale

• La gestione di una flotta aziendale è essenziale per ridurre i costi e ottimizzarne le risorse aziendali. 
• Per rendere efficienti i veicoli aziendali è necessario monitorare la manutenzione, le distanze percorse, la logistica e le polizze assicurative.
• La gestione economica del parco auto è altrettanto essenziale. Può essere utile una piattaforma come Wallester che offre un numero illimitato di carte aziendali a costo zero da collegare ad ogni veicolo.

Manutenzione, rifornimento, pedaggi e assicurazione sono i principali costi operativi che le PMI e le imprese devono affrontare per ogni veicolo aziendale. È indifferente se si è in possesso di un parco macchine ridotto o di diversi veicoli di trasporto. 

Ridurrei i costi e avere un parco veicoli efficiente è ciò che tutte le imprese cercano di ottenere. Ma come fare? La soluzione è con un’attenta gestione della flotta aziendale o fleet management.

Grazie ad essa è possibile organizzare i vari aspetti legati a parco macchine, da quelli tecnici alla gestione. Oggi la gestione delle flotte è digitalizzata, con software che registrano in tempo reale ogni movimento delle auto e piattaforme che semplificano la contabilità.

Scopriamo di seguito cos’è il fleet management, come fare ad organizzare una flotta aziendale e come ridurre i costi operativi.

Cos’è il fleet management

Il fleet management include tutte quelle operazioni necessarie per l’acquisto o il noleggio di un veicolo, la manutenzione, la gestione dei costi e gli interventi di natura ordinaria e straordinaria. L’obiettivo è quello di contenere le spese del parco auto, senza andare a limitare le necessità dell’impresa e la logistica. 

Il fleet management non è solo un’attività gestionale, ma ha anche la funzione di preservare il valore economico dei mezzi, un elemento patrimoniale importante e consistente per qualunque azienda.

Si rivolge alle PMI (piccole e medie imprese) e alle imprese con veicoli aziendali da affidare ai dipendenti, alle aziende di logistica e trasporti.

Come funziona

Le gestione del parco veicoli è un’operazione che include una serie di attività di gestione:

• tipologie dei veicoli della flotta aziendale;
• attività di manutenzione e monitoraggio dei veicoli;
• costi e rifornimenti;
• incidenti e riparazioni straordinarie.

Oggi esiste una nuova figura professionale specializzata nella gestione delle flotta aziendale: il fleet manager. Non solo gestisce i veicoli esistenti, ma tra le sue competenze c’è l’aggiornamento del parco auto, con veicoli nuovi o usati. Ha anche il compito di acquistarli valutando eventuali incentivi statali  o prendendoli a noleggio. 

Qualunque sia la grandezza del parco auto di una PMI o di un’azienda è utile nominare questa figura al fine di ottenere una gestione efficiente con un netto risparmio economico. 

La scelta del veicolo

Un fleet manager può acquistare un veicolo nuovo o usato utilizzando un finanziamento strumentale. Tuttavia, per le aziende che hanno necessità di avere diversi veicoli, affrontare un acquisto può essere un investimento importante, soprattutto nelle fasi iniziali.

L’alternativa è effettuare un leasing, con un pagamento rateizzato del veicolo e la possibilità di riscattarlo o di cambiarlo dopo un certo numero di rate versate. Altra opzione è anche un noleggio a lungo termine. Questo sistema è utile per avere veicoli di ultima generazione come quelli ibridi o elettrici, con un costo fisso mensile per il loro utilizzo.

Gestione attività di manutenzione

Per ottenere una gestione della flotta aziendale efficiente è necessario mettere da parte l’idea che sia possibile farlo con le vecchie metodologie: un foglio Excel e l’immissione manuale di dati. 

Oggi per la gestione degli aspetti tecnici come manutenzione, monitoraggio, logistica e distanza da percorrere  si utilizzano diversi hardware con sistemi GPS e sensori. 

Questi strumenti sono utili per dare al gestore della flotta un posizionamento in tempo reale del veicolo ed il controllo dei consumi.

Gli hardware sono collegati a specifici programmi gestionali (software) che elaborano dati. Il fleet manager saprà così quali veicoli sono operativi, le distanze percorse, se ci sono state deviazioni e quali mezzi devono andare in manutenzione o hanno completato le revisioni.

Costi e rifornimenti

Le trasferte dei veicoli hanno delle spese fisse: rifornimenti, pedaggi, parcheggi, alloggi ed eventuali pranzi e cene dei collaboratori. Gestire un singolo dipendente o più collaboratori richiede un’attenta programmazione. È necessario calcolare il budget da affidare, fornire una carta aziendale e registrare le ricevute di ogni trasferta in contabilità. Tutte operazioni che richiedono del tempo.

Una soluzione può essere scegliere Wallester. È una piattaforma di pagamento innovativa che aiuta i fleet manager e le aziende a ridurre e organizzare i costi di gestione di un parco auto. Non è necessario aggiungere software gestionali e aprire più conti aziendali.

 Con Wallester, organizzare il budget e affrontare le singole spese è possibile in un’unica app, grazie a un numero illimitato di carte aziendali.

Il pacchetto di base include 300 carte virtuali a costo zero. Per chi avesse necessità di un numero maggiore, è possibile fare l’upgrade ai due piani successivi: il Premium e il Platinum, rispettivamente con 3.000 e 18.000 carte (vedi il sito per i costi).

Ogni tessera è personalizzabile per importo e tipologia di spesa e monitorata dalla piattaforma Wallester su cui ogni dipendente può inviare i giustificativi di spesa. In questo modo si ottiene una contabilità ordinata e pronta da inviare al commercialista senza errori o mancanze.

Incidenti e riparazioni straordinarie

In caso di incidenti o di riparazione straordinaria, un’attenta gestione della flotta aiuta a ridurre i costi. Prima di tutto il fleet manager sarà abilitato a gestire i sinistri e richiedere l’attivazione delle relative polizze. 

Inoltre, interverrà al fine di fornire un veicolo sostitutivo senza che il dipendente debba affrontare dei costi aggiuntivi per completare una spedizione o ritornare in sede.

Anche in questo caso può essere molto utile una piattaforma come Wallester con cui emettere delle carte con un plafond di spesa personalizzato da utilizzare proprio per affrontare una spesa imprevista.

Perché è utile un sistema di fleet management

I vantaggi di organizzare la flotta aziendale sono diversi. L’ottimizzazione della logistica dei veicoli permette di gestire i percorsi riducendo nettamente i consumi di carburante, con un impatto economico mensile importante. 

La manutenzione programmata riduce eventuali danni gravi, con un risparmio negli interventi, oltre a fornire all’azienda mezzi sempre disponibili per le attività di routine. 

Diminuiscono anche i costi legati alle assicurazioni, dato che i veicoli sono più efficienti e sicuri. Grazie a piattaforme come Wallester la gestione delle spese si riduce ogni dipendente ha una carta virtuale con un preciso budget da spendere.

La registrazione in tempo reale delle ricevute aiuta a gestire la contabilità, senza dover verificare ogni singola transazione che sarà automaticamente disponibile al commercialista. In questo modo si rispettano le normative per quanto riguarda la deducibilità dei veicoli aziendali e si avrà una contabilità sempre in ordine in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate.

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