Collegamento POS e registratore telematico, al via procedura web: guida operativa, FAQ e video

La legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 74-77) ha introdotto un nuovo adempimento che interessa tutti gli esercenti dotati di registratore telematico o che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line”: il collegamento logico tra il POS e gli strumenti di certificazione dei corrispettivi. La procedura web per effettuare questo collegamento è attiva dai primi giorni di marzo 2026, con un termine di 45 giorni per la prima comunicazione.

L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato la guida operativa e le FAQ dedicate, documenti che forniscono il quadro completo dell’adempimento. Ecco cosa prevede la normativa e come organizzarsi per l’adempimento.

Collegamento POS-RT: in cosa consiste

La prima cosa da chiarire è che non si tratta di un collegamento fisico (cavi, connessioni dirette) tra POS e registratore telematico. Si tratta invece di un collegamento di tipo logico, ovvero una comunicazione telematica da effettuarsi attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

In pratica, l’esercente deve associare la matricola del proprio RT ai dati identificativi di ciascun POS utilizzato per incassare i corrispettivi. Per chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line”, il collegamento avviene all’interno della medesima procedura.

I dati necessari per il collegamento di POS fisici e POS virtuali

Per ogni collegamento occorre disporre di alcune informazioni fondamentali.

Per i POS fisici (dispositivi hardware, inclusi i SoftPOS installati su smartphone o tablet), l’identificativo univoco è costituito dalla combinazione di tre elementi:

• il terminal ID (matricola del POS);
• il codice fiscale dell’acquirer;
• la denominazione dell’acquirer con cui è stato stipulato il contratto di convenzionamento.

Per i POS virtuali (piattaforme web, app per pagamenti online), l’identificativo è costituito dal solo codice fiscale e denominazione dell’acquirer. Non è richiesto il terminal ID.

Queste informazioni sono generalmente presenti nel contratto di convenzionamento, nei report mensili dell’operatore finanziario o nell’area web dedicata messa a disposizione dall’acquirer. In caso di dubbio, si consiglia di contattare il servizio clienti dell’operatore finanziario.

Come collegare il POS al registratore di cassa telematico: la guida

La procedura web “Gestione collegamenti”, disponibile nel portale “Fatture e Corrispettivi”, espone automaticamente gli elenchi delle matricole degli RT attivi e i dati dei POS risultanti dalle comunicazioni degli operatori finanziari. Per effettuare il collegamento, occorre:

• selezionare l’RT dall’elenco delle matricole attive nel mese di riferimento;
• selezionare il POS da collegare al RT appena scelto;
• indicare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale i due strumenti vengono utilizzati.

Il collegamento può essere multiplo, quindi un singolo POS può essere collegato a più RT. Viceversa, più POS possono essere collegati a un singolo RT. Per i POS fisici, se già oggetto di precedente collegamento, l’indirizzo viene acquisito automaticamente.

Esclusioni dall’obbligo e casi particolari

Non sono soggetti al nuovo obbligo di collegamento i corrispettivi certificati tramite distributori automatici, quelli relativi alla cessione di carburante e quelli per la ricarica di veicoli elettrici, anche se incassati elettronicamente. Allo stesso modo, sono esclusi i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica (tabacchi, generi di monopolio, vendite a distanza, ecc.). Tuttavia, la casistica si complica nei casi misti. Ecco alcune regole pratiche.

Per esempio, il tabaccaio che usa un unico POS sia per vendere tabacchi (operazione esonerata), sia per vendere caramelle e cartoleria (documento commerciale), è obbligato al collegamento perché il POS serve anche per incassi soggetti a certificazione.

Al contrario, il distributore di carburante che tiene un POS riservato esclusivamente ai rifornimenti non è tenuto a collegare quel POS. Può però dichiararne l’uso esclusivo per operazioni esonerate nella procedura web, così da eliminarlo dall’elenco dei POS da collegare.

Le scadenze da rispettare

La procedura web sarà disponibile dai primi giorni di marzo 2026. A partire da quella data, gli esercenti avranno 45 giorni per comunicare i collegamenti relativi ai POS attivi nel mese di gennaio 2026. Questa è la comunicazione più consistente e va mappata tutta la situazione esistente.

Per i POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, o per le variazioni intervenute, il collegamento va registrato tra il 6° giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello dell’attivazione o della variazione.

L’aggiornamento si rende necessario in caso di: spostamento di un POS già collegato a un altro RT, attivazione di un nuovo RT collegato a POS esistenti, attivazione di un nuovo POS collegato a RT esistenti, oppure dismissione di un POS o RT.

Deleghe e soggetti abilitati al collegamento conto terzi

Le operazioni di collegamento POS-RT possono essere effettuate sia dall’esercente in prima persona, sia dai soggetti delegati al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” del portale “Fatture e Corrispettivi”. Questo significa che il commercialista o altro intermediario con delega attiva può gestire l’adempimento per conto del cliente.

Per il collegamento dei POS alla procedura web “Documento Commerciale on line”, invece, l’operazione non è delegabile e può essere effettuata esclusivamente dall’esercente.

Le sanzioni per chi non collega il POS al registratore di cassa

La guida operativa dell’Agenzia ricorda che l’errata indicazione della modalità di incasso al momento dell’emissione del documento commerciale comporta la sanzione prevista dal comma 2-quinquies dell’art. 11 del D.Lgs. 471/1997. È quindi importante che l’esercente registri correttamente se il pagamento avviene in contanti, con pagamento elettronico o con ticket.

FAQ: le risposte ai dubbi più comuni

Ecco di seguito le risposte alle domande frequenti degli esercenti.

Il bonifico bancario va collegato?

No. Il bonifico bancario non rientra tra gli strumenti di pagamento elettronico da collegare. Tuttavia, se il pagamento avviene tramite bonifico, il documento commerciale deve comunque indicare che si tratta di pagamento elettronico.

Devo cambiare o adeguare il registratore telematico?

No. Il collegamento è esclusivamente logico e si effettua attraverso la procedura web. L’RT non necessita di alcun aggiornamento né di essere collegato fisicamente al POS.

Se non trovo un POS nella procedura web?

La procedura consente di inserire manualmente i dati identificativi. Sarà necessario indicare anche il numero del contratto di convenzionamento stipulato con l’operatore finanziario.

Se la procedura mostra un POS non mio?

Si può segnalare la non titolarità attraverso la funzionalità “POS non collegati”. Il POS verrà rimosso dall’elenco dei POS da collegare.

Sono un ambulante: quale indirizzo inserisco?

Nessuno. La procedura prevede la casella “Dispositivo ambulante” che esenta dalla compilazione dei campi relativi all’indirizzo.

Posso collegare più POS a un solo RT?

Sì, il collegamento può essere multiplo in entrambe le direzioni. Un POS fisico può essere collegato a più RT purché l’indirizzo sia lo stesso; un POS virtuale può essere collegato a più RT anche in punti vendita diversi.