Acquisti online intestati ai dipendenti: linee guida per gestire correttamente le fatture

Acquisti online e fatture intestate ai dipendenti: la guida completa per gestire gli adempimenti relativi all'IVA.

di Francesca Di Feo

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Fatture intestate ai dipendenti acquisti online
  • Dietro alla semplicità di un acquisto online si nascondono complessità fiscali che devono essere prese in considerazione, in particolare per quanto riguarda l’IVA.
  • Gli acquisti online possono essere suddivisi in quattro categorie principali dal punto di vista dell’IVA: acquisti di servizi elettronici, acquisti intracomunitari, acquisti di beni già presenti in Italia e importazioni.
  • La questione dell’intestazione della fattura è un aspetto importante da valutare negli acquisti online. Diverse situazioni possono comportare obblighi fiscali differenti.

Negli ultimi anni, gli acquisti online hanno conosciuto una crescente popolarità, offrendo alle aziende e ai consumatori una comoda e ampia gamma di prodotti e servizi accessibili con pochi clic.

Tuttavia, dietro a questa semplicità apparente si celano complessità fiscali che devono essere prese in considerazione, in particolare dal punto di vista dell’IVA.

La questione dell’intestazione della fattura, se sia a nome dell’azienda o del dipendente, è un aspetto importante da valutare negli acquisti online. Diverse situazioni possono comportare obblighi fiscali differenti. In questo articolo, esamineremo le diverse categorie di acquisti online e le implicazioni fiscali ad esse associate.

Acquisti online: come categorizzarli

Dal punto di vista dell’IVA, gli acquisti online possono essere suddivisi in quattro categorie principali:

  • acquisti di servizi elettronici: questa categoria include l’acquisto di servizi digitali, come ad esempio abbonamenti a piattaforme streaming, software online, servizi di hosting, e così via;
  • acquisti intracomunitari: questa categoria comprende gli acquisti di beni inviati in Italia da altri Paesi dell’Unione Europea. Quando un’azienda acquista beni da un fornitore comunitario, è importante verificare se il fornitore possiede un numero di partita IVA comunitario valido, che può essere controllato attraverso il sistema VIES;
  • acquisti di beni già presenti in Italia: questa categoria riguarda l’acquisto di beni che sono già fisicamente presenti in Italia;
  • importazioni: questa categoria riguarda l’acquisto di beni provenienti da Paesi esteri e spediti in Italia. Quando si importano beni, è importante tenere conto delle procedure doganali e delle bollette doganali.

La corretta classificazione degli acquisti online in base alle categorie di cui sopra è essenziale per adempiere agli obblighi IVA in modo accurato.

Ogni categoria comporta obblighi fiscali specifici, come l’emissione di autofatture o l’applicazione del reverse charge. È importante essere consapevoli di tali obblighi e assicurarsi di adempiere correttamente a ciascuno di essi per garantire la conformità fiscale nelle transazioni di acquisti online.

Cosa succede se la fattura è intestata al dipendente

Un aspetto importante da considerare è l’intestazione del documento di spesa. Nei casi di acquisti online, potrebbe accadere che il documento non sia intestato direttamente all’azienda, ma piuttosto al dipendente.

Questa situazione solleva la questione se l’azienda debba essere considerata come acquirente o se sia il dipendente ad esserlo.

Ad esempio, se un dipendente acquista un bene per uso personale, come un caricabatteria, utilizzando una carta di credito aziendale, potrebbe non sorgere alcun obbligo IVA per l’azienda. Tuttavia, è importante valutare attentamente questa situazione, poiché potrebbe essere considerata come un regalo al dipendente, connesso ad obblighi di sostituzione di imposta.

Nel caso in cui sia evidente che il bene sia stato acquistato per motivi aziendali, è fondamentale considerare gli obblighi IVA relativi all’acquisto, che ricadono sull’azienda. Ecco un’analisi di diverse casistiche.

Acquisti online IVA

1. Acquisto online di beni importati con fattura intestata al dipendente

Per le importazioni, potrebbe essere emessa una bolletta doganale intestata al dipendente anziché all’azienda.

Tuttavia, se il valore dichiarato in importazione è modesto e l’IVA in dogana è stata già assolta dal venditore tramite il sistema IOSS o dal corriere con il regime speciale, potrebbe non essere necessaria una bolletta doganale formale.

In questi casi, potrebbe sembrare logico contattare l’ufficio doganale per una revisione dell’accertamento, sebbene ciò risulti complesso senza un documento doganale valido.

2. Acquisto online di beni già presenti in Italia con fattura intestata al dipendente

Per gli acquisti di beni già presenti in Italia, ceduti da venditori esteri, è importante verificare l’emissione corretta della fattura a nome dell’azienda. La presenza di un numero di partita IVA italiana sulla fattura o il riferimento agli articoli normativi specifici possono indicare chiaramente che l’acquisto è di natura aziendale.

Tuttavia, nel caso di vendite a privati, come ad esempio il dipendente, potrebbe non essere presente alcun documento giustificativo o potrebbe essere presente una fattura che indica l’assolvimento delll’IVA italiana.

In questo caso, se l’azienda è considerata come acquirente, è necessario emettere un’autofattura per adempiere agli obblighi fiscali.

3. Acquisti online dentro l’Unione Europea

Gli acquisti comunitari di beni, ossia quelli spediti in Italia da altri Paesi dell’Unione Europea, è possibile riconoscerli solitamente dall’indicazione di un numero di partita IVA comunitario verificabile nel VIES (VAT Information Exchange System) e, talvolta, dal riferimento all’articolo 138 della Direttiva 2006/112/CE.

Nel caso di vendite da un soggetto comunitario a un privato italiano, potrebbe essere assolta l’imposta italiana tramite il sistema OSS (One-Stop Shop).

Anche in questa situazione, se l’azienda è considerata come acquirente, sarebbe necessario emettere un’autofattura. È opportuno valutare anche la comunicazione dell’operazione nel modello Intra 2-quater, se previsto, anche se nella transazione non viene indicato in nessun modo il nome dell’azienda. Il che potrebbe risultare insensato ai fini pratici.

4. Acquisti online di servizi con fattura intestata al dipendente

In caso di acquisto di servizi elettronici, sorgono delle questioni simili a quelle precedentemente descritte.

Se il fornitore riconosce che il cliente è un’azienda registrata in Italia, l’azienda acquirente è responsabile per il pagamento dell’IVA attraverso il meccanismo del reverse charge, e potrebbe essere necessario dichiarare l’operazione nel modello Intra 2-quater.

Tuttavia, se il cliente è un privato italiano (ad esempio, un dipendente), di solito il fornitore applica l’IVA italiana utilizzando il sistema OSS. Anche in questo caso, è consigliabile emettere un’autofattura per registrare l’IVA pagata, ma la necessità di comunicare l’operazione nel modello Intra 2-quater deve essere valutata attentamente.

Gestire gli acquisti online per l’adempimento degli obblighi fiscali

La corretta classificazione degli acquisti e l’adempimento degli obblighi fiscali corrispondenti richiedono un’attenta valutazione delle circostanze specifiche di ciascuna transazione. Le scelte da fare possono essere difficili, poiché comportano un equilibrio tra l’aderenza alle regole fiscali corrette e la mitigazione dei rischi di eventuali controlli.

Essere troppo scrupolosi potrebbe portare a maggiori controlli, e tuttavia l’azienda è chiamata ad adempiere a tutti gli obblighi fiscali previsti per legge.

È fondamentale operare in modo consapevole e responsabile, valutando attentamente le opzioni disponibili per garantire la conformità fiscale e prevenire potenziali disallineamenti con l’amministrazione finanziaria. Solo così si può gestire in modo efficace il processo di acquisti online e assicurarsi di adempiere agli obblighi IVA in modo accurato.

Come si accede al sistema VIES

Il sistema VIES (VAT Information Exchange System) è un servizio online fornito dalla Commissione europea che consente di verificare la validità di un numero di partita IVA (IVA number) all’interno dell’Unione Europea (UE).

Questo servizio è utilizzato per verificare se un’azienda è registrata per l’IVA e può effettuare operazioni di scambio di beni e servizi all’interno dell’UE senza dover addebitare l’IVA.

Per accedere al sistema VIES, visita il sito web VIES della Commissione Europea. Sulla pagina principale, troverai una sezione denominata “Verifica la validità di un numero di partita IVA“. Qui dovrai selezionare il paese per il quale desideri verificare il numero di partita IVA e inserire il numero stesso nell’apposito campo.

Una volta inseriti il paese e il numero di partita IVA, fai clic sul pulsante “Verifica” o su un pulsante simile presente sulla pagina. Il sistema VIES elaborerà la tua richiesta e fornirà una risposta sulla validità del numero di partita IVA inserito. Se il numero è valido, otterrai informazioni aggiuntive sul soggetto registrato, come il nome dell’azienda e l’indirizzo.

È importante notare che il sistema VIES è disponibile solo per le aziende registrate per l’IVA all’interno dell’UE. Inoltre, la verifica dei numeri di partita IVA può richiedere del tempo, quindi è possibile che si verifichino ritardi nella risposta.

Acquisti online intestati ai dipendenti – Domande frequenti

Cos’è il modello Intra 2 Quater?

Il modello INTRA 2 Quater è un modulo utilizzato per segnalare i servizi intracomunitari ricevuti. I committenti italiani devono compilare l’elenco riepilogativo dei servizi ricevuti solo per scopi statistici quando l’importo totale di tali servizi è uguale o superiore a 100.000 euro per almeno uno dei quattro trimestri precedenti, considerando periodi mensili.

Come si accede al sistema VIES?

Per accedere al sistema VIES, visita il sito web VIES della Commissione Europea. Sulla pagina principale, troverai una sezione denominata “Verifica la validità di un numero di partita IVA“. Qui dovrai selezionare il paese per il quale desideri verificare il numero di partita IVA e inserire il numero stesso nell’apposito campo. Scopri qui tutti i passaggi.

Qual è la sanzione per gli errori commessi nell’applicazione del meccanismo del reverse charge?

Se viene commesso un errore e l’IVA viene applicata erroneamente o non viene applicato il reverse charge quando necessario, vengono imposte delle sanzioni che vanno da 250 a 20.000 euro. La sanzione non riguarda una singola fattura, ma si applica per ogni periodo di liquidazione e per ogni fornitore o cliente coinvolto.

Autore
Classe 1994, immediatamente dopo gli studi ho scelto di intraprendere una carriera nel Project Management in ambito di progetti Erasmus+ per EPS. Questo mi ha portato ad approfondire in particolare le tematiche inerenti alla fiscalità delle PMI, anche se la mia area di expertise risulta oggi molto più ampia in questo ambito. Oggi sono copywriter freelance appassionata di scrittura e di innovazione per le piccole e medie imprese.

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