Registratori di cassa collegati al POS: come fare e le nuove scadenze

Nel 2026 non è più obbligatorio conservare la ricevuta dei pagamenti elettronici per aver diritto alle detrazioni nel 730; basterà soltanto lo scontrino. Gli esercenti hanno però l’obbligo di collegare i registratori di cassa telematici (RT) ai POS e ad altri strumenti di pagamento elettronico: a stabilirlo è stata la legge di Bilancio 2025, provvedimento seguito poi dalla guida dell’Agenzia delle Entrate, che ha illustrato le specifiche tecniche e le procedure operative necessarie per garantire l’interconnessione tra i sistemi. Dopo mesi dalla sua pubblicazione, sono stati resi noti i manuali operativi, le FAQ e le linee guida tecniche, con il quale l’amministrazione finanziaria ha chiarito ulteriori dubbi e reso note le scadenze da tenere in considerazione nella fase di prima applicazione.

Come collegare i registratori di cassa ai POS

Per collegare i registratori di cassa ai POS, gli esercenti, o i loro intermediari, devono accedere alla propria area riservata sul sito istituzionale dell’AE. La procedura di abbinamento, infatti, avviene online e consiste nell’associare la matricola del registratore telematico, già censita in anagrafe tributaria, ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui l’esercente risulta titolare. Per semplificare l’adempimento, la procedura telematica esporrà automaticamente l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico in uso, se i dati sono stati preventivamente comunicati dagli operatori finanziari.

Per i dispositivi fisici e SoftPos è necessario comunicare il terminal ID e i dati dell’operatore finanziario (acquirer), mentre per i POS virtuali (pagamenti online) si devono indicare il codice fiscale e la denominazione dell’Acquirer. I server RT (punti cassa multipli) e i POS vanno abbinati invece alle matricole dei server.

Il collegamento richiesto è esclusivamente informatico e logico, non fisico. Non è necessario aggiornare l’hardware della cassa, poiché la registrazione delle modalità di pagamento (contanti, ticket, elettronico) continuerà ad avvenire tramite le funzioni esistenti. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, non è necessario cambiare la cassa né acquistare nuovi cavi per collegarla fisicamente al POS. L’adempimento infatti si traduce in una comunicazione da effettuare sul portale “fatture e corrispettivi”, nella sezione “gestione collegamenti”.

Tempi, scadenze e regime transitorio

La fase di prima applicazione inizierà a marzo 2026 e riguarderà i dispositivi attivi a gennaio 2026. Una volta pubblicato l’avviso di disponibilità della procedura, ci saranno 45 giorni di tempo per completare la trasmissione. A regime, per le attivazioni o variazioni avvenute da febbraio 2026 in poi, la comunicazione dovrà essere effettuata tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento (ad esempio, le modifiche di aprile 2026 andranno comunicate tra il 6 e il 30 giugno 2026).

Soggetti esclusi e attività miste

L’obbligo di collegamento decade se i corrispettivi sono certificati solo tramite fattura. Sono inoltre escluse le operazioni relative ai distributori automatici (vending machine). E insieme a queste, anche quelle di vendita di carburante (compresa la ricarica di veicoli elettrici) e di generi di monopolio.

In caso di attività miste, se un POS è utilizzato sia per operazioni esonerate che per operazioni soggette a scontrino, il collegamento rimane obbligatorio. L’esenzione si applica solo se un terminale è dedicato esclusivamente alle operazioni esonerate.

Addio alle ricevute cartacee è il “risultato”

Grazie al collegamento POS-registratore di cassa, scattano le semplificazioni del decreto PNRR. Gli esercenti, quindi, non dovranno più conservare per 10 anni le ricevute POS, perché i dati viaggeranno digitalmente dai sistemi bancari all’Agenzia delle Entrate. I contribuenti, invece, non dovranno più conservare la quietanza del POS per la dichiarazione dei redditi. Lo scontrino (documento commerciale), infatti, diventa l’unica prova necessaria, poiché il sistema saprà già che quel pagamento è avvenuto in modo tracciabile. A patto che, però, lo scontrino (o l’estratto conto in formato digitale) contenga le stesse le informazioni relative alle singole operazioni e che sia conservato garantendone la piena consultabilità (come previsto dall’art. 2220 del Codice civile).