Al via la stagione della dichiarazione dei redditi. Per i professionisti è giunto il momento di inserire nel modello RS i rimborsi spesa, dopo aver distinto – al fine di scongiurare contestazioni dal Fisco – i rimborsi analitici dai rimborsi forfettari (diaria giornaliera). Ecco cosa sapere, quando fanno cumulo con il reddito e le sanzioni previste per chi non rispetta l’obbligo.
Quali rimborsi spesa spettano ai forfettari nel 2026
Nel 2026, il trattamento dei rimborsi spesa per i contribuenti in regime forfettario segue il quadro normativo tracciato dalla riforma del lavoro autonomo (D.Lgs. 192/2024), cui novità sono state integrate nel modelli 730 2026 messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
La distinzione fondamentale per capire cosa spetta”e cosa viene tassato risiede nella natura del rimborso: analitico o forfettario. Infatti:
- i rimborsi di spese sostenute in nome proprio ma per conto del cliente (analitici) sono considerati fiscalmente irrilevanti anche per i forfettari, non costituiscono reddito e, soprattutto, non concorrono al limite degli 85.000 euro per la permanenza nel regime;
- i rimborsi spese che invece il professionista concorda con il cliente (forfettari) facendosi pagare una somma fissa (es. 50 euro al giorno per la trasferta) senza presentare giustificativi di spesa sono considerati compensi a tutti gli effetti. Di conseguenza, vengono sommati ai ricavi professionali e tassati con l’imposta sostitutiva (5% o 15%) previa applicazione del coefficiente di redditività . Queste somme concorrono al raggiungimento del limite degli 85.000 euro e per i forfettari non valgono le soglie di esenzione (46,48€ o 77,47€) valide per i lavoratori dipendenti. Ogni euro ricevuto a forfait è tassato.
Quando non fanno cumulo con il reddito
I pagamenti per conto del cliente devono essere effettuati dal professionista con mezzi tracciabili (carte, bonifici). Il contante fa perdere l’agevolazione. Quindi per evitare che siano considerate reddito, queste spese devono essere documentate analiticamente (fatture o ricevute, anche se intestate al professionista) e vanno indicati in fattura elettronica separatamente dai compensi, utilizzando il codice natura specifico (solitamente N2.2 o come indicato dai software per somme non facenti parte del reddito).
Inoltre, il documento di spesa per i pagamenti anticipati dal professionista per il cliente (es. marche da bollo, diritti di segreteria, tasse governative) deve essere intestato direttamente al cliente.
Dove inserire i dati per i rimborsi spesa
Nella dichiarazione dei redditi, per determinare quali sono quei rimborsi spesa che vanno a formare il reddito e quali no, i forfettari devono compilare in maniera dettagliata il quadro RS. Si tratta di un obbligo stabilito dal comma 73 della legge 190/2014. L’omissione di dati fondamentali in questo riquadro comporta una sanzione amministrativa di 250 euro. Il quadro RS è una sezione del modello redditi persone fisiche che serve a raccogliere dati di natura informativa.
I dati da indicare nella compilazione del quadro sono diversi. Cambiano a seconda dell’attività svolta, che sia attività di impresa o di lavoro autonomo. I lavoratori autonomi, in particolare, devono indicare tutte quelle spese relative ai consumi, dettagli sugli acquisti e sui costi operativi.
Per il Fisco, rientrano nel novero dei consumi i servizi telefonici, energia, carburanti e lubrificanti usati per la trazione di autoveicoli. In questo caso, la spesa da inserire deve essere comprensiva di IVA. La specifica dell’AdE si è resa necessaria perché spesso, i contribuenti non richiedono fattura nei casi in cui vengano a sostenere queste spese. La questione deriva proprio dalla peculiarità del regime forfettario. Siccome il costo non è deducibile e l’Iva non può essere detratta, il contribuente spesso evita di documentare con una fattura la spesa sostenuta.
Redazione
Il team editoriale di Partitaiva.it