Rimborso spese regime forfettario: come funziona e come registrarlo in fattura

Il regime forfettario non consente deduzioni nè detrazioni, ma prevede eccezioni per i rimborsi spese non imponibili quando sono sostenuti direttamente per conto del cliente, non influenzando il limite di fatturato annuo.

di Francesca Di Feo

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  • Il regime forfettario offre un sistema fiscale vantaggioso con un’aliquota fissa, che però non permette in linea generale la deduzione o detrazione delle spese, diversamente dai regimi ordinario e semplificato.
  • In ambito di rimborsi spese, tuttavia, esistono alcune particolarità: specificamente, le spese sostenute direttamente per conto del cliente possono non incidere sul reddito imponibile.
  • La normativa regola queste situazioni dettagliatamente, assicurando che i rimborsi spesa gestiti correttamente non aumentino artificialmente il fatturato.

Come molti già sanno, il regime forfettario è un sistema fiscale vantaggioso che applica un’aliquota fissa sulle imposte, pensato per lavoratori autonomi e professionisti con un fatturato annuo non superiore agli 85.000 euro.

Sebbene offra sostanziali benefici, questo regime non permette però la deduzione o la detrazione delle spese, a differenza del regime ordinario e di quello semplificato.

Per quanto riguarda i rimborsi spese, tuttavia, la situazione presenta delle peculiarità. I costi in questione sono infatti quelli sostenuti dal professionista o dal lavoratore autonomo direttamente per conto del cliente. In certi casi, non incidono sul reddito imponibile. Esaminiamo più da vicino la normativa che governa questi casi.

Cosa si intende per rimborso spese

Prima di addentrarci nel merito della normativa che regola la tassazione o la non tassazione, sui rimborsi spese, è importante dare a essi una definizione ben precisa.

I rimborsi spese sono compensazioni finanziarie che un’azienda o un cliente forniscono a un lavoratore per coprire i costi sostenuti durante l’esecuzione di un incarico o di un lavoro. Possono includere viaggi, vitto, alloggio e altre uscite direttamente legate all’attività lavorativa.

Il concetto di rimborso spese si basa sull’idea che il lavoratore non debba sostenere economicamente gli oneri derivanti dall’esecuzione di compiti per conto del suo datore di lavoro o cliente.

In pratica, il lavoratore anticipa i costi necessari per lo svolgimento delle sue funzioni e successivamente presenta una richiesta di rimborso, spesso accompagnata da ricevute o fatture, per dimostrare l’ammontare effettivo delle spese sostenute.

Una volta approvata, la somma spesa gli viene rimborsata, così da garantire che il professionista non vada incontro a perdite finanziarie legate all’espletamento delle sue responsabilità professionali.

Quando il rimborso spese fa reddito per il regime forfettario

Ora che abbiamo un’idea più precisa di cosa si intende con rimborso spese, vediamo quando questo concorre effettivamente alla composizione del reddito del professionista o del lavoratore autonomo in regime forfettario.

Fondamentalmente, i rimborsi spese contribuiscono alla formazione del reddito imponibile salvo eccezioni e, di conseguenza, al raggiungimento del limite di fatturato di 85.000€ annui, ma ciò dipende fortemente dalla natura delle spese e dalla modalità di gestione dei rimborsi.

Se, ad esempio, ricevi un rimborso di tipo forfettario, dove ti viene pagata una somma fissa per coprire le spese di trasferta, indipendentemente da quelle effettivamente sostenute, questo tipo di rimborso è considerato reddito. In questo caso, la somma aumenta quindi il tuo reddito imponibile e contribuisce al raggiungimento del limite di fatturato annuo, perché è trattata come una forma di compenso aggiuntivo per il lavoro svolto.

La chiave per determinare se un rimborso spese fa reddito nel regime forfettario sta nel come le spese sono gestite e documentate. Vediamo quindi come far sì che un rimborso spese non venga conteggiato nel calcolo del reddito imponibile.

Quando il rimborso spese non fa reddito per il regime forfettario

Nel regime forfettario, il rimborso spese non contribuisce alla formazione del reddito imponibile e al limite di fatturato quando le spese vengono effettivamente sostenute dal professionista ma a nome e per conto del cliente.

Questo significa che, se durante una trasferta paghi delle spese per conto del tuo cliente e le fatture relative sono intestate direttamente a lui, i rimborsi che ricevi per queste spese non sono considerati parte del tuo reddito.

È fondamentale che le fatture emesse per tali spese siano chiaramente attribuibili al cliente, così che tu possa dimostrare di aver agito come un semplice intermediario che ha anticipato i costi per conto di terzi.

In tal modo, i rimborsi ottenuti sono semplicemente un ristorno di quanto anticipato e non vengono considerati come compensi o ricavi ai fini fiscali nel regime forfettario. In Italia a regolamentare il funzionamento di queste regole è l’articolo 15 del DPR 633/72.

Come funzionano le spese anticipate secondo l’art. 15 nel regime forfettario

Mettiamo caso che, nello stipulare un accordo con un cliente, tu preveda nello specifico che eventuali spese di trasferta, di spedizione, di procedura o l’acquisto di software o materiali per lo svolgimento dell’incarico siano totalmente a carico dello stesso.

Il cliente non dovrà però preoccuparsi di niente se non di effettuare il rimborso per le spese che anticiperai e quindi le fatture saranno intestate a te nell’interezza. In questo caso, potrai sfruttare la normativa ai sensi dell’articolo 15 del DPR 633/72.

Questo meccanismo è particolarmente importante per i professionisti che operano in regime forfettario, perché permette di gestire i rimborsi spese in modo che non influenzino il limite di fatturato annuo di 85.000€ previsto da questo regime fiscale.

Infatti, quando le spese sono effettuate a nome e per conto del cliente e sono documentate correttamente, i rimborsi ricevuti non vengono considerati parte del reddito imponibile del professionista e quindi non contribuiscono al suo fatturato.

Al momento di emettere la propria fattura per la prestazione erogata, il professionista includerà il rimborso delle spese anticipate, specificando la natura di tali spese e facendo riferimento all’articolo 15.

Basterà creare una voce di costo specifica per il rimborso spese, denominarla “spese anticipate articolo 15 del DPR 633/72” e il commercialista penserà al resto.

Rimborso spese regime forfettario – Domande frequenti

Come funziona il rimborso forfettario?

Il rimborso forfettario è una somma predeterminata che un lavoratore riceve per coprire le spese di trasferta, indipendentemente da quelle effettivamente sostenute. Questo importo viene stabilito in anticipo e copre generalmente costi come viaggi, vitto e alloggio.

Come fatturare un rimborso spese in regime forfettario?

Per fatturare un rimborso spese in regime forfettario, il professionista deve includere nella fattura emessa al cliente l’importo forfettario concordato come voce separata, indicando chiaramente che si tratta di un rimborso spese anticipate secondo l’articolo 15 del DPR 633/72.

Come sono tassati i rimborsi spese?

I rimborsi spese possono essere tassati diversamente a seconda della loro natura. Non sono tassati se si dimostra che i costi sono stati sostenuti effettivamente e a nome del cliente. I rimborsi spese forfettari sono invece considerati reddito aggiuntivo e quindi tassati come parte del reddito imponibile del lavoratore, contribuendo al fatturato e alle imposte dovute.

Autore
Classe 1994, immediatamente dopo gli studi ho scelto di intraprendere una carriera nel Project Management in ambito di progetti Erasmus+ per EPS. Questo mi ha portato ad approfondire in particolare le tematiche inerenti alla fiscalità delle PMI, anche se la mia area di expertise risulta oggi molto più ampia in questo ambito. Oggi sono copywriter freelance appassionata di scrittura e di innovazione per le piccole e medie imprese.

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