Collegamento POS e registratori telematici, al via l’abbinamento: le scadenze e le sanzioni

L’Agenzia delle Entrate ha reso operativo il servizio web che permette di collegare i registratori telematici (RT) ai sistemi di pagamento elettronico, stabilendo scadenze differenziate per chi ha già il POS e per chi invece deve ancora attivarlo. La misura riguarda le operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2026, ma per professionisti e imprese il cronoprogramma è suddiviso in base alla data di attivazione dei dispositivi.

Collegamento registratori telematici e POS: il calendario scadenze

Il termine più imminente riguarda la platea di operatori che già utilizzavano strumenti di pagamento elettronico all’inizio dell’anno. Per i POS in uso al 1° gennaio 2026, o messi in funzione entro il 31 gennaio 2026, la registrazione deve essere completata entro 45 giorni dall’attivazione del servizio web (avvenuta il 5 marzo). La data ultima è dunque fissata al 20 aprile 2026.

Per i dispositivi attivati successivamente o in caso di variazioni (sostituzione del POS, cambio di operatore finanziario), l’abbinamento deve essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Quindi, un nuovo POS che inizia a operare nel mese di marzo 2026 dovrà essere collegato al registratore telematico nella finestra compresa tra il 6 e il 31 maggio 2026.

Modalità di collegamento

Il processo di collegamento tra i dispositivi non richiede l’intervento di un tecnico specializzato né l’utilizzo di cavi per unire fisicamente i due apparecchi. Si tratta, infatti, di un abbinamento esclusivamente virtuale che si gestisce online attraverso il portale “fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Per procedere, l’esercente o il suo consulente fiscale devono utilizzare il servizio denominato “gestione collegamenti”. L’operazione consiste nell’associare il numero di matricola del registratore telematico, già registrato in Anagrafe tributaria, con il codice identificativo del POS.

Per rendere il compito più fluido, il sistema mostra automaticamente un elenco dei terminali di pagamento intestati all’attività, basandosi sui dati che le banche e gli istituti finanziari hanno già trasmesso all’Agenzia.

Una soluzione specifica è prevista anche per chi non possiede una cassa fisica: chi emette gli scontrini tramite il servizio “documento commerciale on line” può completare l’associazione dei dati direttamente all’interno della medesima procedura web.

Sanzioni previste in caso di inadempimento

Il mancato collegamento tecnico tra terminale di pagamento (POS/SoftPOS) e RT è punito con una sanzione che varia da 1.000 a 4.000 euro. Per ogni operazione di pagamento elettronico non correttamente memorizzata o trasmessa, invece, la sanzione è di 100 euro, con un tetto massimo di 1.000 euro per trimestre, a condizione che la violazione non incida sulla corretta liquidazione dell’imposta. Infine, se il disallineamento tra incasso POS e scontrino nasconde un’omissione fiscale, la sanzione è pari al 70% dell’IVA dovuta (precedentemente 90% prima della riforma fiscale), con un importo minimo di 300 euro per singola operazione.

Sanzioni accessorie

In presenza di violazioni ripetute o di particolare entità, qualora vengano accertate 4 violazioni distinte in giorni diversi nell’arco di un quinquennio, scatta la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo compreso tra 15 giorni e 2 mesi. Se il totale dei corrispettivi non documentati correttamente supera la soglia di 50.000 euro tale sospensione può essere estesa fino a 6 mesi.

Chi è escluso

L’Agenzia delle Entrate, attraverso le FAQ pubblicate il 5 marzo 2026, ha chiarito quali sono i casi di esenzione, specificando che non sono soggetti al nuovo obbligo di collegamento i corrispettivi certificati tramite distributori automatici, quelli relativi alla cessione di carburante e quelli per la ricarica di veicoli elettrici, anche se incassati elettronicamente. Allo stesso modo, sono esclusi i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica (tabacchi, generi di monopolio, vendite a distanza, ecc.). Tuttavia, la casistica si complica nei casi misti. Ecco alcune regole pratiche.

Per esempio, il tabaccaio che usa un unico POS sia per vendere tabacchi (operazione esonerata), sia per vendere caramelle e cartoleria (documento commerciale), è obbligato al collegamento perché il POS serve anche per incassi soggetti a certificazione.

Al contrario, il distributore di carburante che tiene un POS riservato esclusivamente ai rifornimenti non è tenuto a collegare quel POS. Può però dichiararne l’uso esclusivo per operazioni esonerate nella procedura web, così da eliminarlo dall’elenco dei POS da collegare.

In ogni caso, per facilitare l’adempimento, è stata pubblicata sul sito istituzionale una guida operativa corredata da tabelle e immagini.