Obbligo abbinamento POS e registratori telematici: chi è esente e come evitarlo

Nel 2026 gli esercenti hanno l’obbligo ci collegare i registratori di cassa telematici (RT) ai POS e altri strumenti di pagamento elettronico. Ma ci sono alcune eccezioni: ci sono infatti alcune operazioni che restano escluse dall’obbligo. A chiarirlo è stata l’Agenzia delle Entrate, specificando anche quali sono le regole per le cosiddette attività “miste”, ovvero quando l’esercente svolge contemporaneamente operazioni soggette a certificazione ed esonerate.

Obbligo abbinamento POS e registratori telematici: chi è escluso

Secondo quanto specificato dall’AdE, nel manuale operativo del 20 febbraio 2026, l’obbligo non sussiste per i corrispettivi certificati tramite distributori automatici (vending machine), né per quelli derivanti dalla cessione di carburante o dalla ricarica di veicoli elettrici, anche qualora il pagamento avvenga con modalità elettronica.

Restano fuori dal perimetro di applicazione anche le operazioni già esonerate dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica. Tra queste rientrano la vendita di tabacchi e generi di monopolio e le vendite a distanza. In questi casi, pur in presenza di un incasso tramite carta o bancomat, non è richiesto il collegamento tecnico tra i dispositivi.

Infine, anche il bonifico bancario non è classificato tra gli strumenti di pagamento elettronici soggetti all’obbligo di abbinamento. Tuttavia, qualora un’operazione venga saldata tramite bonifico, il documento commerciale emesso dovrà comunque riportare l’indicazione della modalità di pagamento elettronica e il relativo importo.

Gestione delle attività miste

Per quanto riguarda le attività miste, la discriminante è l’utilizzo del terminale. Se l’esercente adotta un POS dedicato esclusivamente ai corrispettivi esonerati, può evitare il collegamento dichiarando l’uso esclusivo per tali operazioni. La procedura di dichiarazione avviene esclusivamente per via telematica attraverso il portale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. L’utente deve autenticarsi sul portale dell’Agenzia delle Entrate e, accedendo all’area “fatture e corrispettivi”, individuare l’elenco dei terminali di pagamento associati alla propria partita IVA che risultano ancora privi di un legame con un registratore telematico.

Una volta individuato il POS dedicato, è necessario selezionare l’opzione che permette di dichiarare l’utilizzo esclusivo per operazioni esonerate dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi. A seguito della conferma della dichiarazione, il sistema aggiorna in tempo reale lo stato del dispositivo. Da quel momento, la funzionalità non mostrerà più quel determinato POS nell’elenco di quelli “da collegare”, sollevando l’esercente dall’adempimento tecnico di allineamento. Se viene utilizzato un unico POS per entrambi i tipi di incasso, l’abbinamento con il registratore telematico è obbligatorio.

Inoltre, l’obbligo di collegamento decade poi qualora l’esercente certifichi la totalità dei propri corrispettivi esclusivamente tramite fattura. Se, al contrario, il POS viene utilizzato promiscuamente per operazioni certificate sia con documento commerciale (scontrino) sia con fattura, l’integrazione tra i dispositivi resta necessaria.

Effetti della dichiarazione

L’aspetto fondamentale di questa procedura è la tracciabilità. Dichiarando l’uso esclusivo, l’esercente si assume la responsabilità della separazione dei flussi di incasso. Se in un secondo momento lo stesso terminale dovesse essere utilizzato anche per operazioni soggette a certificazione commerciale (scontrino elettronico), la configurazione andrebbe aggiornata ripristinando il collegamento con il registratore telematico.

Come collegare i registratori di cassa ai POS

Per collegare i registratori di cassa ai POS, gli esercenti, o i loro intermediari, devono accedere alla propria area riservata sul sito istituzionale dell’AE. La procedura di abbinamento, infatti, avviene online e consiste nell’associare la matricola del registratore telematico, già censita in anagrafe tributaria, ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui l’esercente risulta titolare.

Configurazioni multiple e casi particolari

La prassi amministrativa concede ampia flessibilità nelle configurazioni tecniche. È infatti possibile collegare più POS a un singolo registratore, così come un singolo strumento di pagamento può essere associato a più registratori telematici. Tuttavia, per i POS fisici, il collegamento multiplo è consentito a patto che i registratori si trovino nello stesso punto vendita. Per i POS virtuali, invece, l’associazione è possibile anche con registratori situati in punti vendita differenti. Nel caso di trasferimento di un terminale fisico tra diverse sedi, è necessario chiudere il precedente legame telematico indicando la data di fine utilizzo prima di procedere alla nuova registrazione.

Tempi, scadenze e regime transitorio

La fase di prima applicazione inizierà a marzo 2026 e riguarderà i dispositivi attivi a gennaio 2026. Una volta pubblicato l’avviso di disponibilità della procedura, ci saranno 45 giorni di tempo per completare la trasmissione. A regime, per le attivazioni o variazioni avvenute da febbraio 2026 in poi, la comunicazione dovrà essere effettuata tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento (ad esempio, le modifiche di aprile 2026 andranno comunicate tra il 6 e il 30 giugno 2026).