Nota di variazione Iva: come si registra

• La nota di variazione Iva viene emessa nel caso di fattura integrativa.
• La nota di variazione può garantire il recupero dell’Iva addebitata erroneamente in fattura.
• L’emissione della nota di variazione è accompagnata dal numero della fattura precedente.

Conosciuta anche come nota di accredito o nota di addebito, la nota di variazione Iva è sostanzialmente una fattura integrativa. Il suo scopo è quello di registrare delle variazioni, che siano avvenute successivamente all’emissione e alla registrazione della fattura originaria.

La modalità per emettere la nota di variazione Iva è la stessa per l’emissione di una normale fattura. Ci sono, però, delle regole particolari da seguire per le variazioni, che possono emergere nell’arco di un anno, ed altre che possono sorgere quando ci sono ambiti temporali più lunghi.

Sostanzialmente è necessario emettere una nota di variazione Iva nel momento in cui, a seguito dell’emissione di una fattura, dovessero sorgere delle modifiche. Queste possono essere in aumento (nota di addebito) o in diminuzione (nota di accredito) e possono sorgere da un semplice errore di individuazione dell’imponibile o dell’imposta. O più semplicemente perché si sono verificati degli eventi successivi all’emissione della fattura, che possono determinare in maniera diversa il debito verso l’Erario.

Nota di variazione Iva: i casi che prevedono delle riduzioni

Il contribuente, ai sensi dell’articolo 26, commi 2 e 3, del DPR 633/72, ha la possibilità di recuperare l’eventuale Iva addebitata in fattura, quando si vengono a verificare alcune situazioni:

• l’operazione imponibile viene meno completamente o solo in parte;
• si viene a verificare una riduzione del relativo ammontare imponibile.

Il contribuente potrà recuperare l’Iva attraverso un particolare procedimento contabile, che gli permette di rettificare la propria posizione debitoria nei confronti del Fisco. Avrà, quindi, la possibilità di rideterminare l’imposta da versare grazie ad una variazione contabile.

Potrà, in estrema sintesi, emettere una nota in diminuzione: quella che viene comunemente conosciuta come nota di credito. Questa altro non è, tecnicamente parlando, che una semplice fattura che rettifica la precedente.

A livello strettamente pratico, effettuare una nota di variazione Iva in diminuzione, o una rettifica, è una facoltà che viene accordata al cedente/prestatore. Questo è in possesso di un diritto potestativo, che potrà decidere se esercitare o meno. Nel momento in cui deciderà di emettere la nota di credito, il cessionario dovrà inserire il nuovo documento nelle proprie scritture contabili.

Quando le variazioni sono in aumento

Il DPR n. 633/72, al comma 1 dell’articolo 26, ha provveduto anche a disciplinare le eventuali variazioni in aumento delle operazioni, che sono già state oggetto di una fattura.

In questo caso la legge prevede che sia necessario ed obbligatorio intervenire per mettere in evidenza il maggior debito che si è venuto maturare nei confronti del fisco. Si tratta di un debito che deriva o da un maggior imponibile o da una maggiore imposta.

In questo caso sarà necessario emettere un nuovo documento, una nota di debito o una fattura rettificativa, con la quale si proceda ad integrare la precedente. Nel caso in cui ci sia un maggiore reddito imponibile, il documento dovrà anche riportare il regime Iva e l’aliquota da applicare.

Nota variazione Iva: la fattura semplificata

Come è possibile gestire la nota di variazione Iva? I nuovi documenti possono essere emessi sotto forma di fattura semplificata. Potranno, quindi, al loro interno indicare un numero ridotto di indicazioni, senza tenere necessariamente conto dell’ammontare delle variazioni.

Su questo punto molto utile è la Circolare n. 18/E/2014 dell’Agenzia delle Entrate, nella quale viene espressamente spiegato che l’eventuale fattura rettificativa semplificata potrà avere un formato diverso da quella originaria. È necessario, però, che riporti il numero della fattura rettificata e vi siano indicate le specifiche che sono state modificate.

È necessario ricordare che, comunque vada, la fattura semplificata dovrà contenere un minimo di informazioni. A tal proposito, l’articolo 21 bis del DPR n. 663/72 ha specificamente elencato questi dati da inserire nella fattura:

• data di emissione;
• numero progressivo;
• ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
• numero di Partita Iva del soggetto cedente o prestatore;
• ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
• descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi;
• ammontare del corrispettivo complessivo e dell’imposta incorporata.

Scadenze nota di variazione Iva

Per l’invio di una nota di variazione Iva generalmente c’è un anno di tempo a partire da quando è stata emessa, anche in riferimento alle scadenze Iva annuali. Tuttavia tale scadenza non è assoluta, perché può variare in base al tipo di errore riscontrato nella prima fattura. In linea generale, se le cause non sono da ricondurre a chi emette fattura, non ci sono limiti temporali.

Al contrario, se la nota viene emessa per una causa da ricondurre a chi ha emesso la fattura, è necessario rimanere entro l’anno per la rettifica. È bene fare attenzione che l’eventuale nota di variazione Iva emessa oltre il termine ordinario di emissione, comporta il pagamento di sanzioni ed interessi, anche attraverso il ravvedimento operoso.

In questo caso è necessario fare riferimento al comma 1, dell’articolo 6 del DLGS n. 471/97. Sempre che le variazioni non siano una conseguenza diretta di particolari clausole contenute all’interno del contratto sottoscritto dalle parti. O siano determinati da fatti non imputabili al cedente/prestatore.

Nota di variazione Iva – Domande frequenti