La Compliance dello studio professionale al centro del sistema organizzativo

Perché è importante gestire la compliance di uno studio professionale, e come fare per ottimizzare le operazioni.

Compliance studio professionale
  • Tra le attività di compliance di uno studio professionale, troviamo quelle di creazione e gestione di preventivi, fatture, mandati, proforma e privacy.
  • Per uno studio professionale moderno è importantissimo gestire al meglio queste attività.
  • Ad oggi è necessario velocizzare e automatizzare le procedure per rimanere al passo con le evoluzioni normative.

La gestione della compliance è problematica all’interno di uno studio di commercialisti, per i numerosi adempimenti prescritti e per l’opportunità di avere una gestione amministrativa produttiva.

Le attività di compliance possono essere riassunte nelle seguenti:

  • preventivi;
  • mandati;
  • pro forma;
  • fatturazione;
  • antiriciclaggio;
  • privacy.

Si tratta sostanzialmente di attività obbligatorie, che nello studio tradizionale si tende a trascurare con rischi potenziali molto elevati.

Come gestire la compliance di studio

La gestione dei preventivi con sistemi automatizzati è un’attività che anticipa il futuro, che sarà caratterizzato da un numero sempre maggiore di richieste di preventivo e, probabilmente, di bocciature.

Organizzare studio

Dal preventivo al mandato con sistemi di firma certificata, complementari o alternativi alla firma digitale, per avere una documentazione sempre completa e in regola, in caso di difficoltà nel rapporto e, soprattutto, negli incassi.

Ci sono molti software che gestiscono queste automazioni e il tracciamento dell’invio, per garantire una corretta presentazione della proposta e verificare la sua sottoscrizione.

Il passaggio della pro forma e la fatturazione sono due aspetti legati al preventivo, e possono distinguersi in prestazioni una tantum e prestazioni ripetitive. 

Il classico caso è quello della contabilità o dell’elaborazione delle buste paga, che risponde a logiche routinarie che devono essere automatizzate a scadenza. A questo sistema ripetitivo dovrà essere aggiunto un metodo di verifica delle prestazioni aggiuntive che devono essere comunicate preventivamente al cliente, censite e riportate nei documenti di richiesta di pagamento.

Le norme antiriciclaggio e privacy vanno seguite in modo obbligatorio e, in caso di mancato rispetto, possono portare a sanzioni molto elevate. La gestione di questa documentazione può essere fatta insieme al mandato nella fase di sottoscrizione del cliente.

La preparazione della documentazione e l’analisi, con la creazione dei flussi in modo automatico, potranno garantire una rapidità maggiore nell’adempimento, una migliore raccolta e conservazione della documentazione, una maggiore aderenza alle norme cogenti, che obbligano il professionista a mantenere alto il livello di attenzione.


Le diverse fasi dell’attività di compliance

Individuiamo tutte le fasi del flusso di acquisizione del cliente e di verifica della documentazione:

  1. contatto con il potenziale cliente;
  2. invio del preventivo con tracciamento. In questa fase sarà possibile seguire se il preventivo è stato visto, respinto, approvato e sottoscritto;
  3. caricamento del cliente in anagrafica e predisposizione di tutta la documentazione per la onboarding del cliente;
  4. creazione del mandato, con allegata informativa privacy e dichiarazione del cliente ai fini antiriciclaggio;
  5. invio del mandato e degli allegati con tracciamento. In questa fase sarà possibile seguire se il mandato e gli allegati sono stati sottoscritti. Se entro un tot giorni non giunge alcun plico sottoscritto, il sistema automaticamente invia un sollecito. Fino a quando non si chiude la procedura non sarà possibile procedere con le attività;
  6. valutazione dei rischi in merito a privacy e antiriciclaggio;
  7. creazione del flusso periodico di fatturazione per le attività periodiche;
  8. creazione di un flusso per la gestione delle prestazioni aggiuntive. Comunicazione di prestazione aggiuntiva, costo orario o a corpo;
  9. inserimento della prestazione aggiuntiva nella fatturazione periodica o nella pro forma;
  10. emissione di estratto conto periodico per le partite non saldate con sollecito del pagamento;
  11. passaggio al recupero crediti in caso di persistenza nel mancato pagamento.

La chiave di un’attività di compliance è l’attenzione, oltre all’automazione di alcune procedure che permettono di risparmiare tempo nella gestione, e di avere tutte le fasi sotto controllo.

In uno studio tradizionale lo svolgimento delle attività di compliance è svolto in modo poco automatizzato e richiede una notevole perdita di tempo, che rende difficile mantenere il passo con gli aggiornamenti delle norme in materia di adempimenti. 

Una soluzione possibile è quella di affidarsi a organizzazioni esterne per la compliance, se non si riescono a gestire in modo autonomo le procedure.

In uno studio di dimensioni più grandi ci saranno dei professionisti che si occuperanno di questa attività. Le reti professionali potrebbero essere una soluzione anche per questo tipo di esigenza.

Perché è importante gestire le attività di compliance

Le attività di compliance di uno studio professionale vanno organizzate in modo efficiente. Oltre a rispettare in questo modo tutte le normative in base alla legge, questa gestione riduce eventuali rischi e valorizza l’immagine dello studio.

La compliance è collegata al controllo della gestione, per cui si tratta di un’attività da svolgere in concomitanza con l’organizzazione stessa dello studio.

Compliance nello studio tradizionale

Nello studio tradizionale, le attività di compliance sono gestite con software di base, molte volte con il copia/incolla su fogli Word. Questo è un metodo molto rischioso che porta a errori e a mancanza di aggiornamento delle procedure, in base all’evoluzione legislativa.

La gestione personalizzata per cliente crea una disaffezione del professionista per questa attività e lo espone a rischi elevati. È un problema molto spesso sottovalutato nello studio che espone a rischi molto elevati.

Compliance nello studio moderno

La gestione automatizzata delle procedure di preventivo, fatturazione e compliance è diventata una necessità operativa, in uno studio moderno che cresce anche nelle interazioni con l’esterno.

Avere una documentazione completa, chiara ed efficace, mette lo studio al riparo da rischi e da potenziali perdite di tempo successive per le analisi e gli aggiornamenti alle disposizioni di norme in continua evoluzione.

Nel mercato esistono molte soluzioni che consentono di assolvere a questi adempimenti con un investimento minimo, si tratta solo di investire tempo sull’approfondimento della corretta metodologia di gestione.

Autore
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Giovanni Emmi

Dottore Commercialista

Commercialista dal 🧗🏾‍♀️secondo millennio, innovatore professionale nel terzo millennio🏃🏾‍♂️. Il futuro della professione del commercialista nel mio ultimo libro "dalla società alla rete tra professionisti".

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