Smart working, l’informativa sulla salute e sicurezza diventa obbligatoria: le regole, il fac-simile e le sanzioni

Dal 7 aprile 2026, la mancata consegna dell’informativa sulla salute e sicurezza ai lavoratori in modalità agile non rappresenta più solo una negligenza amministrativa, ma configura un reato. Ecco le novità legislative, le modalità di invio e i contenuti minimi necessari per adeguarsi alla normativa vigente, con il supporto di un fac-simile dedicato.

Legge 34/2026 sul lavoro agile: cosa cambia

La legge dell’11 marzo 2026, n. 34 ha segnato un punto di svolta nel panorama del lavoro agile in Italia. Introduce una modifica ai contenuti, introducendo l’art. 3, comma 7-bis nel D.Lgs. 81/2008, con il quale il legislatore ha reso sanzionabile la violazione di quanto già previsto dall’art. 22 della Legge 81/2017.

L’obbligo principale consiste nella consegna annuale a ciascun lavoratore in modalità agile di un’informativa scritta che illustri i rischi specifici per la salute e la sicurezza derivanti dalla prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali.

Le sanzioni per chi non si adegua

L’inosservanza di tale precetto comporta gravi conseguenze per il datore di lavoro. È importante sottolineare che la sanzione si applica per ogni singolo lavoratore a cui l’informativa non sia stata correttamente recapitata.

Soggetti destinatari e modalità di trasmissione

L’informativa deve essere trasmessa formalmente a:

1. ogni lavoratore che svolge la prestazione in modalità agile.
2. rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), anche solo per presa visione.

Ai fini della conformità legale, non è ritenuta sufficiente la semplice messa a disposizione del documento in una cartella condivisa o all’interno della rete intranet aziendale. È necessaria una trasmissione tracciabile, effettuata preferibilmente tramite e-mail aziendale con conferma di ricezione, oppure posta elettronica certificata (PEC).

Informativa salute e sicurezza smart working 2026: i contenuti obbligatori

Un’informativa di carattere generico è considerata insufficiente dal punto di vista ispettivo. Il documento deve coprire obbligatoriamente le seguenti aree tematiche:

• comportamenti generali. Indicazioni su come selezionare adeguatamente il luogo di lavoro e criteri per evitare condizioni di pericolo ambientale;
• ambienti chiusi. Specifica dei requisiti minimi del locale (areazione, illuminazione naturale e artificiale, microclima e conformità tecnica degli impianti elettrici);
• ambienti aperti. Cautele specifiche per il lavoro outdoor e divieto tassativo di operare in aree che presentino rischi oggettivi per l’incolumità;
• attrezzature e dispositivi. Gestione sicura di apparati elletronici, cavi, ricariche;
• ergonomia. Postura corretta, regolazion monitor e sedia, pause obbligatorie (almeno 15 minuti ogni due ore di video);
• emergenze. Incendio, terremoto, black out, intrappolamento in ascensore, numeri di emergenza.

L’adozione di un modello standardizzato, come il fac-simile scaricabile proposto a corredo di questo articolo, permette alle imprese di mappare correttamente questi punti, riducendo drasticamente il rischio di contestazioni in sede di vigilanza. È fondamentale che i datori di lavoro provvedano tempestivamente all’invio, considerando che il termine del 7 aprile è già trascorso e la regolarizzazione tardiva è prioritaria per mitigare le responsabilità penali.

La guida per i datori di lavoro

Di seguito la procedura step by step per i datori di lavoro.

1. Predisporre l’informativa su carta intestata, usando il fac-simile qui sotto come base. Inserire i dati dell’azienda e verificarne la completezza rispetto alle modalità di lavoro agile concordate con i dipendenti.

2. Firmare il documento come datore di lavoro (o tramite delegato con apposita delega scritta).

3. Inviare l’informativa via email aziendale o PEC a ciascun lavoratore in smart working e al RLS. Conservare la ricevuta di invio.

4. Acquisire la firma del lavoratore per ricevuta, sia tramite firma digitale che con risposta email di conferma. Il fac-simile include già lo spazio apposito.

5. Conservare la prova di invio archiviando la ricevuta di trasmissione (ricevuta PEC, anteprima email, conferma di lettura). In caso di ispezione, l’assenza di prove equivale all’inadempimento.

6. Rinnovare ogni anno l’informativa, almeno una volta l’anno. È buona prassi farlo anche in occasione di ogni nuovo accordo di lavoro agile o quando cambiano le condizioni di rischio.