Rilevazione presenze sul lavoro con impronte digitali: qual è il parere del Garante della Privacy

Il Garante della Privacy si è espresso su una questione spinosa, ovvero la rilevazione delle presenze sul posto di lavoro, quando effettuata con mezzi moderni come la raccolta delle impronte digitali. L’autorità per la tutela dei dati ha comunicato un secco “no” davanti alla procedura, stabilendo una multa salata per un istituto superiore che l’ha adottata per rilevare le presenze.

Nella pratica utilizzare i dati biometrici (come appunto le impronte digitali) può essere consentito solamente da una legge specifica e con tutele apposite dei diritti dei lavoratori. Non può essere quindi usato come sistema di monitoraggio delle presenza in modo strutturale.

Rilevazione delle presenze sul lavoro: l’intervento

L’intervento del Garante della Privacy si è reso necessario per una vicenda che ha visto protagonista un istituto scolastico superiore di Tropea, dove l’utilizzo dei tradizionali badge non si è dimostrato efficace a causa di danneggiamenti e manomissioni.

Come alternativa allora si è scelto, con parere positivo dei lavoratori, di utilizzare un metodo alternativo, ovvero un rilevatore di impronte digitali. Dopo una segnalazione, il Garante è intervenuto verificando la situazione, esprimendo il proprio parere contrario intorno a questo strumento, nonostante ci fosse l’approvazione da parte del personale. Di fatto, l’istituto avrebbe:

“Trattato i dati personali biometrici dei dipendenti amministrativi, tecnici e ausiliari (A.T.A.) al fine di identificarli in modo univoco per rilevarne la presenza in servizio, in maniera non conforme al principio di “liceità, correttezza e trasparenza” nonché in assenza di un idoneo presupposto normativo.”

Attualmente non c’è una legge che preveda che i datori di lavoro (nel pubblico come nel privato) possano utilizzare le impronte digitali con lo scopo di verificare le presenze e di fatto questa procedura è illecita. Il sistema sarebbe stato lecito in presenza di una norma apposita, oppure per perseguire criteri di necessità e proporzionalità in base all’obiettivo da raggiungere.

Da qui, la multa all’istituto scolastico per 4.000 euro, con la sospensione dell’applicazione di questo metodo di controllo, ritenuto invasivo e non proporzionato al contesto.

Rilevazione presenze sul lavoro: le possibilità

Ad oggi, quali sono gli strumenti che le imprese, pubbliche e private, possono adottare per rilevare le presenze sul lavoro? Di fatto è possibile utilizzare badge e strumenti digitali, purché non si rientri nei casi di accesso a dati sensibili e biometrici come quelli sopra.

Il datore di lavoro comunque ha un buon margine di manovra sugli strumenti da mettere in campo. Questo è confermato da una sentenza del 2024 che indica lo smartphone aziendale come possibile mezzo per la verifica delle presenze.

Nel caso specifico, con la sentenza del tribunale di Trento del 16 luglio 2024, è stato evidenziato come il datore potesse usare strumenti software e lo smartphone aziendale per la rilevazione dei turni di lavoro.

In quel caso l’azienda aveva avuto ragione, licenziando un dipendente che aveva rifiutato l’utilizzo di questa strumentazione. Il passaggio dal cartaceo al digitale era funzionale allo svolgimento del lavoro e quindi non costituiva una lesione dei diritti di tutela dei dati personali. Una situazione molto diversa rispetto a quella che ha coinvolto l’istituto scolastico nella gestione delle presenze dei lavoratori.