Controlli a distanza su dipendenti con o senza detective, in azienda e in smart working: le regole

Controllare a distanza i dipendenti, con investigatori privati e altri strumenti, è possibile. Ma solo entro limiti precisi. A ribadirlo è la Corte di Cassazione che, con le ultime sentenze del 2025, ha chiarito quando il datore di lavoro può “spiare” un dipendente con un investigatore privato senza violarne i diritti. I controlli, anche occulti e affidati a detective autorizzati, sono legittimi soltanto se finalizzati ad accertare comportamenti illeciti o fraudolenti potenzialmente dannosi per l’impresa.

Chi non rispetta le regole rischia gravi conseguenze: non solo la nullità di procedimenti e sanzioni disciplinari, ma anche multe milionarie. Ecco quando e come è possibile controllare i dipendenti in azienda, in smart working e in malattia.

Controlli a distanza sui dipendenti in azienda: quando sono ammessi

Il riferimento normativo resta l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, riformato nel 2015, che consente il controllo a distanza sull’uso degli strumenti aziendali purché siano rispettate precise garanzie procedurali e la disciplina sulla protezione dei dati personali. Secondo l’avvocato Enrico Gragnoli, il controllo sugli strumenti di lavoro non costituisce, di per sé, una lesione dei diritti fondamentali del dipendente: “Nel rispetto delle procedure previste dall’art. 4 della legge n. 300 del 1970 e della disciplina sul trattamento dei dati personali, il controllo a distanza sull’uso degli strumenti aziendali è possibile con grande efficacia”, spiega.

La ragione è semplice: gli strumenti sono forniti dall’azienda per finalità lavorative. “Non si vede perché il lavoratore dovrebbe utilizzare beni strumentali aziendali per comunicazioni di particolare riservatezza, ipotesi rara e indice di scarso buon senso. Il lavoratore evita qualsiasi intrusione aziendali nei suoi ambiti privati usando le sue risorse tecniche, senza difficoltà”, aggiunge.

Informazione preventiva: il vero punto critico

Il nodo centrale, tuttavia, è l’informazione preventiva. Se il datore di lavoro non avverte in modo chiaro e dettagliato i dipendenti sulle modalità e sulle tecniche dei controlli, questi rischiano di essere considerati illegittimi. “La giurisprudenza chiede un fondato sospetto di comportamenti illeciti per controlli svolti con risorse tecniche, senza che vi sia stata una adeguata, preventiva informazione – fa sapere Gragnoli -. Tuttavia, questo non è preteso per la salvaguardia di diritti fondamentali dei lavoratori, ma perché questi non siano esposti a verifiche di cui non hanno possibilità di comprendere i metodi e le forme”.

Il problema, spesso, è soprattutto di natura organizzativa. “Molte aziende non forniscono avvisi dettagliati e tempestivi – sottolinea l’esperto -. Se l’impresa si organizza correttamente, la questione non si pone. Se è poco organizzata, può agire solo in presenza di un ragionevole sospetto sul singolo”.

Spiare i dipendenti con investigatore privato: come fare

Quando è lecito ricorrere agli investigatori privati per controllare i dipendenti? “Per l’art. 3 dello Statuto dei lavoratori, il potere di controllo sull’attività dei dipendenti può essere esercitato unicamente dal datore di lavoro e dalle persone da lui delegate, purché siano dipendenti e i nominativi e le mansioni siano resi noti ai lavoratori”. A dirlo è Marco Ferraresi, ordinario di diritto del lavoro e presidente della commissione di Certificazione dei contratti di lavoro e dell’Osservatorio permanente sul lavoro e sul delitto di sfruttamento del lavoro dell’università di Pavia.

Il principio generale è quello della trasparenza. In ogni caso, la giurisprudenza ha progressivamente ampliato le possibilità di controllo. “Possono essere esercitati anche da altri soggetti, come gli investigatori privati, e con diverse modalità, anche in modo occulto, quando si tratti di accertare non semplici inadempimenti, ma comportamenti che integrino illeciti ulteriori”, continua. Si tratta dei cosiddetti controlli difensivi, finalizzati a tutelare il patrimonio e l’immagine aziendale, ad esempio in caso di furti, attività in concorrenza, abusi degli strumenti aziendali o condotte penalmente rilevanti.

Privacy, GDPR e limiti ai controlli

Anche i controlli difensivi, però, non sono senza limiti. “Per ricorrere legittimamente agli investigatori occorre che il datore abbia un fondato sospetto della commissione di illeciti, derivante ad esempio da segnalazioni o da anomalie di sistema”, aggiunge.

Inoltre, il controllo deve essere proporzionato e rispettare le prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali. “È necessario un incarico scritto e circostanziato, temporalmente limitato, eseguito unicamente dall’investigatore o da ausiliari nominati, con modalità non eccessivamente invasive. Entro questi limiti, le prove raccolte possono legittimamente fondare sanzioni disciplinari, incluso il licenziamento nei casi previsti dalla legge. Si tratta di principi ribaditi anche di recente da più pronunce della Cassazione”, precisa.

Controlli sui dipendenti in smart working e malattia

I principi valgono anche per le nuove modalità di lavoro. In caso di malattia, l’accertamento sanitario resta riservato agli enti pubblici. “Sempre in presenza di un fondato sospetto fraudolento, è consentito al datore incaricare investigatori privati per appurare condotte incompatibili con lo stato di malattia o tali da compromettere la guarigione”, spiega Ferraresi.

Quanto allo smart working, precisa che nell’accordo di lavoro agile possono essere convenute le modalità di controllo, ma ciò non esclude il potere di esperire controlli difensivi quando ne ricorrano le circostanze. “Sugli strumenti digitali, infine, l’articolo 4 esonera dall’autorizzazione sindacale quando si tratti di strumenti necessari alla prestazione, ma solo a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione sulle modalità di utilizzo degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto della privacy e del principio di proporzionalità”, aggiunge il professore.

I rischi per le imprese

Le conseguenze di controlli illegittimi possono essere rilevanti: controlli esercitati in modo illegittimo determinano la nullità del procedimento disciplinare e delle sanzioni irrogate. A ciò si aggiungono i profili amministrativi e penali. “La violazione della disciplina sulla protezione dei dati può attivare procedimenti sanzionatori del Garante, con sanzioni che nei casi più gravi possono essere anche di importo milionario. Non si può comunque escludere la ricorrenza di illeciti penali, ad esempio nei casi di cui all’art. 38, l. n. 300/1970”, sottolinea Ferraresi. 

La normativa, conclude l’avvocato Gragnoli, è ormai stabile. “Il quadro normativo è stato modificato nel 2015 e non si avverte la necessità di altre trasformazioni. I controlli a distanza sono necessari qualunque sia il modello organizzativo; occorre impostarli nel rispetto della legge”.