VIES: cos’è, a cosa serve e quando è obbligatorio iscrivere la propria partita IVA

Cos'è il VIES, a cosa serve e quando è obbligatorio per una partita IVA procedere con l'iscrizione: tutte le regole da conoscere.

Adv

vies partite iva
  • Con la sigla VIES si indica “VAT information exchange system” e si fa riferimento ad un obbligo presente per le partite IVA che intendono avviare scambi intercomunitari.
  • Questo sistema va ad accertare che una partita IVA è valida per poter operare verso soggetti esteri.
  • Di fatto si tratta di una banca dati che detiene tutte le informazioni a proposito di coloro che effettuano transazioni con altri Stati.

Il VIES, o VAT information exchange system, è un sistema elettronico che funziona come una banca dati, che va a stilare una lista, con relative informazioni, di tutti coloro che operano verso l’estero. Sono quindi coinvolte dall’obbligo del VIES tutte le partite IVA che effettuano scambi intercomunitari.

In linea generale si può dire che il VIES ha una funzione di controllo e prevenzione di situazioni di evasione fiscale e frode che si possono creare intorno a scambi commerciali effettuati da un paese UE ad un altro.

Intorno agli obblighi e agli adempimenti da seguire per rispettare le norme italiane ed europee non sempre chi lavora in autonomia è informato a sufficienza, facciamo chiarezza in questo articolo.

Cos’è il VIES

Il VAT information exchange system di fatto è una banca dati che consente al fisco di verificare e tracciare tutte le operazioni che hanno una rilevanza a fini IVA effettuate a livello europeo, per cui si rivolge alle partite IVA comunitarie.

Inoltre l’apposito registro conserva diverse informazioni inerenti tali partite IVA, come il numero di identificazione, i dati del soggetto titolare, l’indirizzo e i dettagli su eventuali variazioni.

Iscriversi al VIES è un adempimento importante per coloro che effettuano scambi a livello comunitario, anche perché da questo passaggio si andrà a determinare la non imponibilità IVA e a regolamentare l’applicazione di questa tassa in base alle norme presenti in ciascuno stato.

Il VIES è obbligatorio?

Uno dei dubbi più frequenti riguarda l’effettivo obbligo di iscrizione al VIES: le partite IVA sono tenute a iscriversi? Non tutte, ma solamente nel caso in cui si effettuano scambi con un soggetto residente in uno Stato che appartiene alla comunità europea, al di fuori dell’Italia.

Ad essere obbligati sono quindi tutti i soggetti IVA che svolgono un’attività di impresa, arte o professione, all’interno del territorio dello Stato, o che hanno una stabile organizzazione in esso, che emettono fatture ed effettuano scambi con un altro soggetto della comunità europea.

Nella pratica, vendendo prodotti o fornendo servizi in Unione Europea è necessario iscrivere la propria partita IVA al VIES e procedere all’emissione delle fatture attraverso la procedura del reverse charge. Per spiegarlo in modo semplice, vendendo un prodotto dall’Italia alla Spagna, non si applica l’IVA del nostro paese, ma questa viene poi indicata e versata successivamente dall’acquirente, seguendo le norme fiscali spagnole.

Possono iscriversi al registro anche coloro che non risiedono in Italia, se presentano la dichiarazione per identificarsi a fini IVA attraverso il Modello ANR, oppure tramite un rappresentante fiscale.

A cosa serve il VIES

vies iscrizione

Abbiamo visto che il VIES dal punto di vista del fisco italiano ed europeo è un sistema efficace di controllo su tutte le transazioni che avvengono tra soggetti residenti in paesi differenti e che consente di applicare l’IVA senza la doppia imposizione (in base agli accordi tra Stati presenti) applicando la tassa tramite reverse charge.

Iscriversi quindi risulta essere molto importante per le partite IVA che rivolgono la propria attività all’estero, soprattutto per coloro che operano in determinati settori. Pensiamo ad esempio a chi gestisce un e-commerce che vende prodotti online in tutta Europa: in questi casi è obbligatorio effettuare l’iscrizione e questa può essere portata a termine anche nel momento stesso in cui si apre la partita IVA.

In alternativa, si può procedere all’iscrizione successivamente, ovvero quando l’attività si apre agli scambi intercomunitari. In generale l’IVA si applica su queste fatture in base alle regole presenti nel paese di destinazione, in cui si trova il soggetto che acquista. Questo passaggio permette alle imprese e agli autonomi di lavorare con una platea di clienti esteri e in totale trasparenza con il fisco.

Come iscrivere la partita IVA al VIES

Per iscrivere la propria partita IVA al VIES si può procedere immediatamente all’apertura oppure quando si decide di indirizzare i propri prodotti o servizi all’estero. Per procedere ci si può rivolgere alla consulenza di un professionista specifico oppure agire in autonomia con l’Agenzia delle Entrate.

L’iscrizione al registro può avvenire in qualsiasi momento e al tempo stesso anche la cancellazione prevede una procedura rapida, nel momento in cui si decide di non effettuare più scambi internazionali. Le opzioni di iscrizione sono le seguenti:

  • soggetti diversi da persone fisiche: compilando il campo “Operazioni Intracomunitarie” del Quadro I del Modello AA7;
  • imprese individuali e lavoratori autonomi: compilando il campo “Operazioni Intracomunitarie” del Quadro I del Modello AA9;
  • enti non commerciali non soggetti passivi d’imposta: barrando la casella “C” del quadro A del Modello AA7.

Per procedere oggi è possibile utilizzare gli strumenti online messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, di persona o tramite un intermediario incaricato. Per farlo è necessario essere in possesso di una credenziale digitale per accedere alla propria area riservata del sito.

Una volta effettuata l’iscrizione, si è in possesso di una partita IVA intracomunitaria, con cui è consentito agire scambiando prodotti e servizi con l’estero.

Come aprire una partita IVA intracomunitaria

Se non hai ancora una partita IVA, ma prevedi di rivolgere la tua attività a clienti esteri appartenenti all’UE, devi per prima cosa aprire una partita IVA e quindi registrarla al VIES, in modo da rispettare gli adempimenti di legge.

La procedura può essere fatta simultaneamente, tramite un intermediario o in autonomia, seguendo gli stessi passaggi che abbiamo visto prima. Avviando una posizione IVA inoltre bisogna scegliere il codice Ateco dell’attività specifica, il regime fiscale da adottare e prevedere il versamento dei contributi.

Come verificare una partita IVA intracomunitaria

Sapere se una partita IVA può operare con l’estero e quindi è già iscritta al VIES è un’operazione semplice che richiede pochi passaggi. Si può procedere con lo strumento di verifica online proposto dall’Agenzia delle Entrate, inserendo il numero della partita IVA.

In alternativa, proponiamo un semplice tool di verifica che puoi utilizzare liberamente inserendo lo Stato di riferimento e il numero di partita IVA.

Verifica Partita IVA Comunitaria

Stato Europeo:
Partita IVA:

Conseguenze della mancata iscrizione al VIES

Quando si effettua uno scambio con un soggetto estero è consigliato verificare se questo è correttamente iscritto al VIES, tramite i metodi visti sopra. Se questa iscrizione risulta mancante, chi sta emettendo la fattura si trova a dover applicare l’IVA in base al proprio paese, in modo da regolarizzare la posizione con il fisco.

Se il VAT non risulta essere regolare, ci possono essere conseguenze diverse:

  • se chi vende il prodotto non è iscritto, rischia una sanzione da parte dell’Agenzia delle Entrate di circa 250 euro;
  • se chi acquista non è iscritto, sarà il venditore a doversi preoccupare di indicare l’IVA in fattura e versarla secondo le regole italiane.

Va da sé che non essere iscritti al VIES comporta comunque un problema non indifferente, anche se in diverse sentenze le posizioni intorno a questo tema sono state più morbide.

Ad esempio, la Sentenza del 13/07/2017 n. 1077/6 ha indicato che la mancata iscrizione al VIES non impedisce l’esenzione IVA nelle cessioni intracomunitarie, tenendo comunque presente che in caso di frode effettiva le conseguenze possono essere superiori a quelle indicate qui.

Iscrizione al VIES per paesi extraeuropei

vies europa

Le regole che abbiamo visto fino ad ora sono valide per tutti coloro che operano con paesi appartenenti all’Unione Europea. Le cose cambiano leggermente per tutti i soggetti che sono residenti in un paese extra europeo, ma che hanno interessi legati allo scambio di beni o servizi in paesi europei.

Se è presente una rappresentanza fiscale nel territorio europeo, a questa realtà viene associato un numero di partita IVA che inizia con EU. Questa opzione è valida per chi aderisce ad esempio al sistema MOSS, un particolare regime fiscale dedicato a chi propone servizi di comunicazione, via radio o TV o in formato elettronico, in diversi paesi dell’Unione, escludendo la necessità di iscriversi fiscalmente in ogni paese.

Questo particolare regime fiscale è rivolto anche a chi opera con soluzioni digitali come software, hosting, programmi o piattaforme web di vario genere.

VIES – Domande frequenti

A cosa serve l’archivio VIES?

Il registro VIES è funzionale a controllare e verificare l’idoneità agli scambi di una partita IVA italiana con l’estero, stabilendo la non imponibilità IVA e l’emissione delle fatture tramite reverse charge.

Come posso iscrivermi al VIES?

L’iscrizione si può effettuare nel momento in cui si decide di aprire la partita IVA o successivamente quando si sceglie di rivolgere la propria attività all’estero. Per farlo bisogna procedere tramite Agenzia delle Entrate.

Come si fa a sapere se si è iscritti al VIES?

Si può accedere al servizio di verifica online proposto dall’Agenzia delle Entrate per conoscere l’effettiva iscrizione al VIES.

Quanto costa l’iscrizione al VIES?

L’iscrizione obbligatoria è completamente gratuita, non è previsto un pagamento verso l’Agenzia delle Entrate. Se ci si affida ad un intermediario, come un commercialista, il servizio potrebbe comportare una spesa.

Come funziona la partita IVA intracomunitaria?

Una partita IVA intracomunitaria può effettuare scambi di beni o servizi con l’estero emettendo una fattura con il metodo del reverse charge.

Autore
Foto dell'autore

Valeria Oggero

Giornalista

Giornalista pubblicista, laureata in Scienze della Comunicazione all'Università degli Studi di Torino, da sempre sono appassionata di scrittura. Dopo alcune esperienze all'estero, ho deciso di approfondire tematiche inerenti la fiscalità nazionale relativa alle persone fisiche ed alle Partite Iva. La curiosità mi ha portato a collaborare con agenzie web e testate e a conoscere realtà anche diversissime tra loro, lavorando come copywriter e editor freelancer.

Lascia un commento

Continua a leggere

Iscriviti alla Newsletter

Il meglio delle notizie di Partitaiva.it, per ricevere sempre le novità e i consigli su fisco, tasse, lavoro, economia, fintech e molto altro.

Abilita JavaScript nel browser per completare questo modulo.