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Conservazione sostitutiva della fattura elettronica

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L’avvento della fattura elettronica promette di rivoluzionare le abitudini di utilizzo di fornitori di prodotti / servizi e clienti, e – a distanza di breve tempo dall’avvio degli obblighi – non tutti sembrano essere ancora consapevoli delle novità.

Cerchiamo oggi di comprendere che cosa si intende per conservazione sostitutiva della fattura elettronica, quali sono le sue caratteristiche e come si può procedere efficacemente in tal senso.

Cos’è la conservazione sostitutiva della fattura elettronica?

La conservazione sostitutiva della fattura elettronica è una procedura informatica che consente di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico, equiparandolo – per tali scopi – a quello cartaceo.

Ricordiamo come la normativa sulla fattura elettronica prevede che i lotti di tali documenti siano conservati per 10 anni, sia da chi emette la fattura, sia da chi la riceve, e che il c.d. SDI (Sistema di Interscambio) provvederà alla conservazione dei documenti.

In questo modo, le parti interessate dal rapporto oggetto di fatturazione potranno avvantaggiarsi di evidenti benefici, come quelli legati all’eliminazione dei costi diretti (si pensi al toner o alla carta), alla cancellazione del rischio di distruzione, di corruzione o di perdita dei documenti, e ancora alla riduzione dei tempi per la ricerca e per la consultazione.

Come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Come quasi tutti gli aspetti delle fatture elettroniche, anche la conservazione sostitutiva è ben disciplinata dal legislatore, che prevede alcuni passi formali per poter arrivare al compimento formalmente corretto di tale processo. Non una grande incombenza, si dirà: buona parte degli step di cui sotto sono infatti completamente automatizzati e, dunque, al di fuori del perimetro di intervento dell’operatore:

  • Emissione fattura: la fattura deve essere emessa in formato Xml, ricorrendo preferibilmente a un software gestionale che “tradurrà” da termini visivamente più confortevoli al formato XML i dati della fattura;
  • Firma digitale: la fattura elettronica deve essere siglata con firma qualificata;
  • Indicizzazione: alla fattura elettronica deve essere attribuito un insieme di dati essenziali (numero, partita IVA del cliente, e così via) utili per poter indicizzare il documento e consentire successive ricerche;
  • Lotto di conservazione: la fattura elettronica diviene parte di un lotto di conservazione che può raggruppare tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale;
  • Chiusura lotto con marca e firma: il lotto viene marcato temporalmente e firmato con firma digitale dal responsabile della conservazione sostitutiva.

Al termine di questo percorso, le fatture andranno conservate per 10 anni.

Chi è il responsabile della conservazione sostitutiva

Nelle righe di cui sopra è emersa una “nuova” figura, brevemente citata: il responsabile della conservazione sostitutiva. Chi è?

La figura del responsabile della conservazione sostitutiva è colui che diviene garante della bontà del processo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Essenzialmente, è identificato con il contribuente, il quale può tuttavia designare un soggetto terzo per la cura e per la responsabilità del processo di conservazione, e della tenuta degli archivi.

Nel caso in cui il contribuente sia una persona giuridica (ad esempio, una società a responsabilità limitata), il responsabile potrà essere un soggetto interno che abbia rapporti qualificati con il contribuente, come l’amministratore.

Si tenga infine conto che il responsabile può essere a sua volta una persona giuridica.

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