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Come creare una fattura elettronica da Agenzia delle Entrate

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La fattura elettronica

Con il decreto fiscale per il 2019 scatta, dal 1 gennaio, l’obbligo di fatturazione elettronica fra privati titolari di Partita IVA, completando l’obbligatorietà già prevista per chi offre servizi alla Pubblica Amministrazione. Al momento, restano esentati dall’obbligo di fattura elettronica i medici e i titolari di farmacie, sia per un intervento del Garante per la Privacy che ha eccepito alcune problematiche legate alla privacy in un settore delicato quale quello della salute, sia per il fatto che sia i medici che i titolari delle farmacie trasmettono già i dati relativi alle prestazioni erogate tramite il sistema collegato alla Tessera Sanitaria (TS) grazie al quale nel 730 pre-compilato si trovano già inserite le spese sanitarie effettuate dal compilatore e dai familiari a carico. 
Restano altresì fuori dall’obbligo di fatturazione elettronica le associazioni sportive a carattere dilettantistico con un fatturato annuo non superiore ai 65 mila euro. Si tratta del primo passo verso la rivoluzione informatica che scatterà nel 2020 con l’avvio del sistema di scontrini elettronici che riguarderà la totalità degli esercizi commerciali.
La fattura elettronica, oltre alla caratteristica pressoché evidente di predisposizione a mezzo di sistemi informatici, si caratterizza per l’inoltro esclusivamente per il tramite del Sistema di Interscambio (SdI).
Sarà proprio il Sistema di Interscambio l’elemento chiave della fatturazione elettronica perché questo strumento elettronico, da associare ad un postino elettronico che si occupa di inoltrare le fatture, al momento dell’invio della fattura al cliente si occupa di verificarne i contenuti obbligatori ed essenziali per la fattura stessa, controllerà che ci siano gli elementi necessari alla trattazione e al successivo inoltro al destinatario, come ad esempio la PEC, e solo una volta completate le verifiche procederà all’invio impedendo errori ed errate compilazioni facilmente 


Il servizio di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate

Allo scopo di agevolare coloro che dovranno utilizzare la fatturazione elettronica e che già non dispongono di software adatti a farlo, magari perché non hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione, l’Agenzia delle entrate ha messo a disposizione di tutti gli utenti che ne hanno necessità un apposito software di gestione della fatturazione elettronica facilmente scaricabile dal sito dell’Agenzia delle Entrate. 
Va precisato che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il software in modo del tutto gratuito ma non vi è alcun obbligo di utilizzare proprio quello dell’Agenzia delle Entrate purché quello reperito sul mercato sia rispondente ai requisiti indicati dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 facilmente reperibile online.
I prodotti messi a disposizione degli utenti sono di tre tipologie diverse, a seconda se necessitano di una connessione internet o meno e a seconda dell’apparato sul quale lo si fa funzionare. 
Il primo sistema messo a disposizione è un software stand alone adatto per qualsiasi sistema operativo si utilizzi presso la propria azienda che non necessita di alcuna connessione ad internet se non nel momento del download. 
Dal portale dell’Agenzia delle Entrate si ha a disposizione un link che consente di scaricare il software ed un ulteriore link con la guida che fornisce sia indicazioni di carattere tecnico per l’installazione e per la compatibilità che sulle modalità di compilazione della fattura elettronica.
Una volta installato il software si avrà accesso ad una pagina personale nella quale inserire, per una sola volta, i dati identificativi della propria azienda quali partita IVA, denominazione e quant’altro necessario per l’intestazione della fattura elettronica.
Nella seconda parte andranno inseriti i dati del cliente nonché i dati dei beni o servizi forniti e oggetto della fattura.
La numerazione progressiva sarà gestita direttamente dal software. Una volta completata la compilazione verrà creato un file XML pronto per l’invio tramite PEC o mediante le modalità di invio telematico autorizzate al Sistema di Interscambio.
L’interfaccia è estremamente semplice e similare ad un software modello Office con l’indicazione in alto a sinistra (new) da cui avviare la compilazione di una nuova fattura e al termine della compilazione una schermata di riepilogo consentirà di verificare la correttezza di quanto inserito prima del completamento delle attività.
Il sistema di predisposizione di fatture elettroniche direttamente online dell’Agenzia delle Entrate consente, invece, di compilare le proprie fatture mediante un interfaccia del portale dell’Agenzia disponibile solamente se si è connessi alla rete
Per poter accedere al servizio online, tuttavia, occorre avere le credenziali SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale) oppure Fisconline/Entratel (gli account specifici dell’Agenzia delle Entrate) o della Carta Nazionale dei Servizi, la Tessera Sanitaria abilitata con microchip ai servizi telematici della Pubblica Amministrazione. 
Limitatamente alle credenziali specifiche dell’Agenzia delle Entrate, le stesse si possono ottenere mediante registrazione online o recandosi personalmente presso una sede dell’Agenzia.
Anche in questo caso, se lo si utilizza per la prima volta, andranno inseriti, solo al primo accesso, i dati completi della propria ditta ai fini della corretta individuazione. Grazie alla connessione online, il sistema riporterà i dati già presenti all’Anagrafe Tributaria senza necessità di doverli digitare nuovamente e soprattutto senza il rischio di inserirli in modo errato.
Il destinatario della fattura, quale utente finale, potrebbe non avere a disposizione un indirizzo telematico a cui inviare la fattura. In tal caso, sebbene la procedura per l’emissione della fattura elettronica resterà identica, il cliente la potrà scaricare direttamente dal portale dell’Agenzia delle Entrate e sarà solo quella la versione originale nonostante il fornitore sia tenuto a consegnarne una copia cartacea.
L’invio della fattura, ad eccezione di quanto indicato sopra, dovrà avvenire esclusivamente mediante il SdI a cui si potrà inviare il file XML della fattura elettronica in diversi modi, tutti validi. Ad esempio è possibile utilizzare: 
– il servizio online presente nel portale denominato Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate dal quale effettuare l’upload del file XML preventivamente compilato e salvato sul proprio computer;
la procedura interamente legata ad un APP scaricabile sia per sistema IOS che Android dall’App denominata Fatturae messa a disposizione anch’essa dall’Agenzia delle Entrate e reperibile sui normali canali di download delle applicazioni;
– una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.itdal quale verrà poi recapitato al destinatario finale;
– un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il Sistema di Invio, sempre tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate. 
Nell’ultimo caso, è quindi previsto un canale sempre aperto di invio che consente a chi ha un numero elevato di fatture da gestire di avere una corsia preferenziale dal Sistema di Invio in quanto ha a disposizione un canale diretto sempre aperto. Ove le fatture da inviare siano limitate, è preferibile il sistema di invio mediante PEC.
L’applicativo permette, naturalmente, di registrare i dati del cliente in un’apposita rubrica sempre disponibile al fine di velocizzare le successive compilazioni.


Il Sistema di Interscambio

Come abbiamo accennato all’inizio, l’elemento chiave della fattura elettronica è il Sistema di Interscambio che troverete abbreviato in SdI. Il Sistema di Interscambio è l’unico canale di trasmissione delle fatture elettroniche che, se inviate in modalità differente, non saranno ritenute valide con l’esposizione alle conseguenze di una mancata emissione di fattura.
Il SdI, oltre a verificare la correttezza dei dati formali della fattura, effettua un controllo sulla Partita Iva, comparando il dato inserito con quello registrato all’Anagrafe Tributaria, sui dati numerici inseriti, calcolando ad esempio che gli importi indicati per l’IVA siano corretti (ad esempio se indico un bene al valore di 100 euro e l’IVA al 4% il SdI verificherà che l’IVA riportata sia pari effettivamente a 4 euro) nonché controllerà che sia stato correttamente inserito ed esista il codice identificativo del destinatario. Una breve parentesi su questo codice, formato da 7 cifre alfanumerico, che, di fatto, rappresenta l’indirizzo di recapito della fattura elettronica. Indicarlo in modo errato significa non inviare la fattura motivo per il quale l’Agenzia delle Entrate ha dato la possibilità di utilizzare un sistema di QR-CODE che, se in possesso del cliente, consente con una semplice lettura attivabile dall’apposita schermata in fase di compilazione, di recepire senza possibilità di errore i suoi dati anagrafici e l’indirizzo telematico dove fargli recapitare la fattura elettronica.
Una volta inseriti i dati avverrà l’invio al destinatario finale per il tramite del SdI dal quale transiterà. 
Qualora il SdI troverà errori nella fattura, verrà emessa una ricevuta di scarto con l’indicazione delle problematiche riscontrate ai fini di una risoluzione delle stesse prima di un nuovo tentativo di invio. 
L’invio potrà avvenire anche in un secondo momento rispetto alla compilazione della fattura e alla predisposizione del file XML pronto per l’invio che potrà quindi essere salvato in remoto sul proprio PC.


La conservazione delle fatture

L’Agenzia delle Entrate, dall’applicativo delle fatture elettroniche, mette a disposizione la tenuta delle fatture inviate fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di spedizione o di ricezione. 
Dall’interfaccia di conservazione si possono effettuare numerose ricerche
sia a fini statistici che allo scopo di effettuare controlli incrociati fra fatture in entrata ed in uscita. Le ricerche possono essere fatte per Partita IVA, per denominazione del cliente o del fornitore o per codice identificativo del SdI. 
Le fatture eventualmente non inviate all’utente finale saranno indicate e saranno conservate a disposizione del cliente per la visualizzazione.

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